Comment rédiger une lettre de remerciement à vos employés ?

Montrer de la reconnaissance à vos employés est un moyen efficace de stimuler leur engagement et d'accroître leur motivation et leur dévouement. Que vos employés travaillent à domicile ou se sacrifient en première ligne, il est plus important que jamais qu'ils se sentent vus et appréciés. Un bon moyen d'y parvenir est de les remercier pour leurs efforts.

Même si vous ne disposez pas d'un programme formel de reconnaissance des employés ou d'un budget pour leur offrir des cadeaux, vous pouvez toujours leur témoigner votre gratitude en leur envoyant une simple lettre de remerciement.

Qu'il s'agisse d'un courriel, d'une lettre manuscrite ou même d'un message vocal ou d'un texte, suivez ces étapes simples pour créer un moment d'appréciation significatif et mémorable pour vos collaborateurs.

Dans une enquête récente, 53 % des salariés ont déclaré qu'ils resteraient plus longtemps à leur poste si leur employeur leur témoignait davantage de reconnaissance. Malheureusement, de nombreux employeurs ont oublié la valeur inestimable de la reconnaissance des employés à travers leurs mots.

Rangez votre chéquier et exprimez votre gratitude en écrivant une lettre sincère à vos employés. Voici comment procéder :

5 Meilleures pratiques en matière de lettres de remerciement aux employés

1) Soyez opportuns.

L'appréciation a plus d'impact lorsqu'elle est immédiate et dans l'instant. Si vous écrivez une note ou une lettre trois mois plus tard, vous aurez l'impression que la reconnaissance a été faite après coup et, pire encore, votre employé aura l'impression d'avoir été oublié.

Veillez donc à envoyer votre reconnaissance juste après la réalisation ou la contribution. Votre employé se sentira bien à ce moment-là et pendant les jours et les semaines à venir.

2) Soyez précis.

Il est peut-être facile d'écrire un "excellent travail" générique, mais il est tout aussi facile de l'oublier. Inspirez-vous des lettres types, mais personnalisez votre lettre en y ajoutant des détails.

Soulignez les talents, les compétences, les idées et la contribution uniques du récipiendaire. Reliez leur accomplissement aux valeurs de l'entreprise et précisez en quoi ils ont fait la différence. Qu'il ait fait un effort supplémentaire, qu'il ait fait preuve d'un grand sens du leadership, qu'il ait saisi une occasion d'épater un client, qu'il ait atteint un nouvel objectif de vente ou qu'il ait consacré plus de temps et d'efforts à la réussite d'un projet, faites-lui savoir exactement ce que vous avez jugé digne d'être reconnu.

3) Faites preuve d'authenticité.

N'oubliez pas que l'appréciation doit être à la hauteur de l'effort. Si un simple "merci d'avoir terminé ce projet dans un délai aussi court" est approprié, c'est tout ce que vous avez à dire. Si votre gratitude est plus profonde et plus personnelle, exprimez-la. Ne faites pas de compliments excessifs, mais ne soyez pas non plus avare d'éloges. La sincérité est la clé.

Étant donné que de plus en plus d'employés travaillent à distance et qu'il est de moins en moins possible de leur témoigner de la reconnaissance en personne, il est d'autant plus impératif que votre note ou votre lettre reflète votre véritable appréciation. En donnant des détails sur ce que l'employé a fait et sur l'impact de son travail sur votre équipe ou vos clients, vous montrez que vous l'avez remarqué. Et jusqu'à ce que les employés travaillent à nouveau côte à côte, votre lettre pourrait être le rare moment de connexion réelle dont ils ont besoin.

4) Appréciez souvent votre travail.

L'appréciation et la reconnaissance des employés ne relèvent pas uniquement des ressources humaines et ne doivent pas non plus être réservées à un événement majeur comme la journée d'appréciation des employés.

Les recherches menées par l'Institut O.C. Tanner montrent que lorsque la reconnaissance est perçue comme une priorité pour leur organisation, les employés sont 68 % plus susceptibles de penser que la reconnaissance qu'ils reçoivent est un geste vide de sens. Une façon de s'assurer que la reconnaissance est perçue comme une priorité dans votre entreprise est de l'accorder souvent.

Les employés travaillent chaque semaine sur des projets importants - sont-ils félicités ou reconnus chaque semaine ? Ou est-ce seulement une fois par trimestre ou deux fois par an ? La reconnaissance doit être fréquente et opportune (voir ci-dessus), mais elle ne doit pas non plus être une tâche à cocher sur une liste ou une transaction automatisée. Lorsque la reconnaissance est fréquente et personnelle, elle peut transformer l'ensemble de l'expérience des employés.

5) Cultiver la culture.

Lorsque vous créez un lieu de travail axé sur la reconnaissance régulière des employés, ces derniers sont davantage motivés pour encourager les membres de leur équipe. C'est ainsi que l'on cultive une culture de l'appréciation, où le travail acharné est récompensé au-delà du salaire par une célébration sincère des forces individuelles et de l'unité du groupe.

Reconnaître les employés de la bonne manière n'a pas seulement un impact sur leur relation avec le donateur, mais modifie également leur perception de l'organisation et de sa culture d'entreprise.

Ce qu'il ne faut PAS dire dans une lettre de remerciement à un employé (et ce qu'il faut dire à la place)

Dans la mesure du possible, n'incluez pas ces phrases dans votre lettre d'appréciation :

- Cher employé. Personnalisez la lettre et utilisez son nom.

- Remerciez-les pour tout ce qu'ils font. Précisez ce que vous reconnaissez/appréciez.

- De la part de tous les employés d'ABC. À moins qu'il ne s'agisse d'un courriel ou d'une lettre de masse, ou que le destinataire ne reçoive un prix décerné par l'ensemble de l'entreprise, la lettre doit toujours émaner de vous personnellement. Il est préférable de dire "Je tiens à vous remercier".

- Un remerciement tardif. Sauf circonstances atténuantes, les remerciements doivent toujours être adressés au moment opportun. Même si elle est tardive, vous pouvez dire "Je tiens à vous remercier pour le travail que vous avez accompli le mois dernier...."

- Bon travail ! Nous vous remercions. Problématique si c'est la seule chose que vous écrivez dans votre lettre. Veillez à détailler ce que la personne a fait en particulier et pourquoi c'est important.

Comment rendre votre lettre de remerciement à un employé encore plus spéciale ?

1) Écrivez-le à la main. Un courriel ou un texto, c'est bien et ça marche en cas de besoin. Mais pour quelque chose de vraiment spécial (et qui peut même être conservé), envoyez ou remettez à quelqu'un une lettre écrite à la main.

2) Utilisez du beau papier. Un beau papier fait à la main et un beau stylo ne sont pas des techniques perdues. Utilisez des outils qui montreront au destinataire que vous avez vraiment passé du temps et que vous avez pris soin de vos mots.

3) Partagez publiquement la grandeur de la personne. Même si vous écrivez une lettre, vous pouvez toujours reconnaître la personne publiquement. Nous aimons tous être appréciés, et nous aimons tous que les autres voient l'excellent travail que nous avons accompli. Il ne s'agit pas nécessairement d'un événement majeur ou d'un processus compliqué. Même si vous remettez la lettre en privé ou si le destinataire est plus réservé, informez les autres de l'excellent travail qu'ils ont accompli dans un courriel, une réunion ou un bulletin d'information interne.

4) Copiez leur chef. Si vous félicitez un membre d'une autre équipe, n'oubliez pas d'en informer son responsable. Dans de nombreux cas, les responsables ne sont pas conscients de l'excellent travail que leurs collaborateurs accomplissent chaque jour. Veillez à en informer leur chef, afin qu'il puisse exprimer sa propre reconnaissance à l'employé.

5) Invitez vos pairs à commenter. L'effet de la reconnaissance est amplifié lorsqu'elle est partagée. Invitez donc les membres de votre équipe ou vos collègues à ajouter leurs propres mots d'appréciation. Tirez parti du mur social de votre programme de reconnaissance, s'il en a un. O.C. Tanner's Culture Cloud permet de donner et de recevoir facilement des remerciements personnalisés où les pairs peuvent voir, aimer, commenter et partager la reconnaissance.

6) Incluez les commentaires des clients. Les employés aiment savoir que leur travail a un impact sur vos clients. Les entreprises qui intègrent la reconnaissance des clients dans leur solution globale de reconnaissance ont des employés qui sont 4,5 fois plus susceptibles de se sentir liés à quelque chose de plus grand et 4 fois plus susceptibles de gérer les frustrations au travail.

10 modèles de lettres de reconnaissance des employés

Vous pouvez utiliser un modèle de courrier électronique pour rédiger une lettre d'appréciation, mais les lettres les plus significatives viennent du cœur. Si vous utilisez le courrier électronique, faites attention à des détails comme la ligne d'objet et la signature pour qu'il soit clair que votre courrier est personnalisé.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de différents types de lettres de reconnaissance des employés qui pourraient vous donner des idées.

1) Un grand travail ou une réalisation majeure

Chère Julia,

Un travail remarquable sur la campagne de marketing de ce trimestre. L'équipe de direction n'aurait pas pu être plus impressionnée lorsque nous lui avons présenté les détails et les exemples de publicité. Notre PDG, Dave, a commenté la beauté de l'imagerie et la pertinence du texte pour nos clients. J'aurais aimé que vous puissiez voir les sourires dans la salle lorsque nous avons partagé chaque pièce.

Tout votre travail et le temps supplémentaire que vous avez consacré à cette campagne se traduiront par des clients plus heureux et une augmentation des revenus pour notre entreprise. Nous apprécions vraiment votre créativité, votre rigueur et votre prise de risque. Nous vous félicitons !

2) Effort supplémentaire sur un projet

Chère Michelle,

Nous vous remercions pour tous les efforts supplémentaires que vous avez déployés pour clôturer nos comptes à temps cette année. Au cours d'une année aussi inhabituelle, nous avons connu de nombreuses perturbations, incertitudes et complexités financières. J'ai pu constater l'attention que vous portez aux détails et l'apprentissage que vous mettez dans votre travail pour comprendre toutes les nouvelles règles et réglementations qui ont été publiées le mois dernier, et je sais que cela s'est prolongé bien au-delà de vos heures de travail normales.

Je tiens à vous dire à quel point nous apprécions votre diligence et votre motivation à veiller à ce que nos dossiers soient parfaits. Votre travail et vos efforts ne sont pas passés inaperçus. Nous vous en sommes reconnaissants.

3) Années de service

Cher Tony,

Félicitations pour les cinq années passées au sein de la société ABC !

Je me souviens de votre premier jour de travail et de l'enthousiasme que nous éprouvions à vous accueillir dans notre équipe en raison de vos compétences en matière de conception. Cinq ans plus tard, tu as développé un nouveau catalogue pour nous, créé trois nouveaux produits à vendre sur nos nouveaux marchés et contribué à améliorer l'efficacité de notre chaîne de production.

En quelques années seulement, vous avez eu un tel impact sur notre entreprise. Vous ne vous contentez pas de faire du bon travail, vous faites de l'excellent travail. Vous jouez un rôle très important dans l'innovation et la réussite de notre entreprise. Nous sommes ravis que vous ayez choisi de nous rejoindre il y a cinq ans. Joyeux cinquième anniversaire.

4) Collaboration

Cher Peter,

J'adore l'idée que vous avez évoquée hier lors de notre réunion d'équipe à propos des travailleurs à distance. Nous avons passé une année difficile à essayer de faire en sorte que nos employés à distance soient engagés et connectés de la même manière que nos employés de première ligne, et il a été difficile de trouver une bonne solution. Je vous remercie d'avoir pris la parole hier, mais aussi d'avoir travaillé sans relâche l'année dernière avec les autres équipes pour faire en sorte que nos travailleurs à distance ne soient pas oubliés dans les décisions, les événements et les changements de l'entreprise.

Vous êtes un excellent collaborateur et c'est pourquoi tant de gens aiment travailler avec vous. Merci de nous aider à briser les silos et à rapprocher les équipes. Notre entreprise se porte mieux grâce à vous.

5) Un excellent service à la clientèle

Chère Alice,

Merci pour l'excellent service à la clientèle que vous avez fourni à la société XYZ hier. Le client était tellement satisfait qu'il m'a personnellement laissé un message vocal pour me dire que vous aviez sauvé son programme de l'effondrement. Personne d'autre dans l'équipe ne savait comment résoudre leurs problèmes compliqués, mais vous êtes intervenu avec grâce et patience et vous les avez guidés à travers les étapes. Sans vous, ils auraient été frustrés et nous aurions pu perdre une partie de leur clientèle.

Vous avez vraiment sauvé la situation. Les membres de l'équipe comme vous nous aident à réussir. Vous contribuez à la réussite de nos clients. Vous faites toute la différence.

Merci de votre attention !

6) S'accrocher à un projet ou à une période difficile

Cher Ben,

Nous avons réussi ! Et vous avez aidé le reste de l'équipe à mener à bien un projet difficile. Merci d'avoir toujours été optimiste, mais aussi réaliste lorsque la situation l'exigeait. Tu nous as permis d'aller de l'avant et tu nous as encouragés et inspirés dans les moments difficiles. Tu n'as jamais abandonné.

Votre attitude positive contribue à renforcer la culture de notre équipe et de notre entreprise. J'aimerais que tous les employés aient le même esprit. J'ai hâte de voir ce que vous ferez ensuite.

7) Innovation

Chère Jessie,

Je tenais à vous féliciter pour ce grand trimestre d'innovation fantastique. En seulement trois mois, vous avez réussi à améliorer nos processus informatiques, mais aussi à prototyper une nouvelle interface utilisateur pour nos clients. C'est incroyable ! J'admire votre créativité et votre sens de l'innovation, mais aussi le fait que vous n'ayez pas peur de prendre des risques. Votre attitude positive à l'égard des changements et des ajustements sans abandonner est une source d'inspiration.

Merci pour votre excellent travail !

8) Leadership

Cher James,

Merci d'avoir été à la hauteur ces deux dernières semaines. Vous avez défendu l'équipe, vous l'avez encouragée, vous avez écouté les autres départements et vous avez offert votre collaboration lors de discussions difficiles. Grâce à vous, nous formons une meilleure équipe et prenons de meilleures décisions.

Vous êtes le type de leader dont nous avons tous besoin. Je sais que les membres de notre équipe vous admirent et vous respectent. Merci de nous rallier et de nous faire avancer.

9) Excellence

Chère Melissa,

Le travail que vous avez accompli hier pour expédier une commande gigantesque témoigne d'une véritable excellence. Non seulement vous avez veillé à ce que chaque commande soit exacte et complète, mais vous avez fait un effort supplémentaire pour vous assurer que l'emballage était parfait et que les boîtes n'étaient pas endommagées. L'attention que vous portez aux détails et le soin que vous apportez à chaque commande montrent à chaque client l'importance qu'il revêt pour notre entreprise.

Je vous remercie pour l'excellence dont vous avez fait preuve dans le cadre de ce projet. Je le vois et je vous apprécie grandement.

10) Démontrer les valeurs de l'entreprise

Cher Chris,

Vous incarnez la valeur d'inclusion de notre entreprise. Merci d'avoir toujours pensé aux autres et d'avoir veillé à ce que tous les employés aient la possibilité de participer au lancement de notre nouveau produit. Auparavant, seuls les employés d'une région spécifique étaient autorisés à participer à cet événement spécial, mais vous vous êtes battu pour que tous les employés du monde entier aient la chance de voir et d'entendre nos dirigeants et de célébrer notre réussite.

Grâce à vous, nous avons maintenant un moyen pour chaque employé de notre entreprise de participer à cette occasion mémorable. Merci de nous rappeler que chaque employé compte et qu'il est un élément important de notre entreprise.

Pourquoi écrire une lettre de remerciement à un employé ?

Vous ne savez toujours pas quand une lettre de remerciement est appropriée ? Découvrez comment des entreprises comme BASF ont utilisé la reconnaissance pour aider leurs employés à se sentir considérés, à montrer leur gratitude et à rester en contact et engagés, en particulier lorsque les temps sont durs.

BASF

BASF, l'un des plus grands producteurs de produits chimiques au monde, sait que chaque moment de reconnaissance est une occasion d'aider les employés à se sentir connectés. Et dans les périodes difficiles, la reconnaissance et le lien sont inestimables. L'entreprise encourage donc les cadres à reconnaître les efforts ainsi que les résultats. Des choses comme :

- Adopter une attitude positive ou remonter le moral des membres de l'équipe

- Utiliser efficacement les outils de collaboration pour maintenir l'équipe en contact

- Aider les membres de l'équipe à rester en sécurité

- Faire preuve d'ingéniosité et de créativité

- S'occuper de ses obligations familiales tout en continuant à faire du bon travail

- Des héros discrets qui travaillent dans l'ombre pour que le succès soit au rendez-vous

Lorsqu'elle est bien faite, la reconnaissance ne se concentre pas seulement sur ce que les employés font, mais aussi sur la manière dont ils le font. Samantha Elliot, responsable des programmes de rémunération globale, explique : "La reconnaissance et l'appréciation sont vraiment l'occasion de montrer à vos employés qu'ils sont vus, entendus et appréciés. Il est important de comprendre la valeur que chacun de vos employés apporte à la table et d'apprécier qui ils sont en tant que personne, à la fois l'impact qu'ils ont et les traits de caractère qui contribuent à la diversité et au succès de vos équipes."

Créer une culture de la reconnaissance

Les lettres d'appréciation des employés peuvent contribuer à instaurer une culture de la reconnaissance. Même si toutes les notes ne sont pas écrites à la main, de simples courriels, des textes, des messages, des remerciements verbaux et des tapes dans le dos peuvent contribuer à une culture où les gens se sentent vus et appréciés.

Votre note doit-elle être rédigée à la main, envoyée par courrier électronique ou envoyée par SMS ? En fin de compte, cela n'a pas vraiment d'importance, tant que vous reconnaissez un travail de qualité. Il n'est pas nécessaire que ce soit compliqué. Si vous êtes sincère, personnel, précis et opportun, le destinataire sera touché. Qu'il s'agisse d'un cadeau ou non, d'un papier de luxe ou d'un carton bon marché, de mots éloquents ou simples, il faut simplement que cela vienne du cœur.

Enfin, n'oubliez pas que la reconnaissance est facile à faire, mais qu'elle a un effet durable. Lorsque la reconnaissance fait partie intégrante de la culture d'entreprise, les organisations sont.. :

- 4X plus de chances d'avoir des employés très engagés

- 2X plus susceptibles d'avoir augmenté leurs revenus au cours de l'année écoulée

- 73% moins susceptibles d'avoir subi des licenciements au cours de l'année écoulée

- 44% de chances en moins d'avoir des employés souffrant d'épuisement professionnel

Les éléments les plus importants pour créer une culture de la reconnaissance sont les suivants :

1) La reconnaissance fait partie de la culture

2) Les efforts, grands ou petits, sont reconnus.

3) La reconnaissance est perçue de manière cohérente dans l'ensemble de l'organisation

4) La reconnaissance entre pairs est courante et fréquente

5) Les expériences de reconnaissance sont conçues en fonction de l'individu

6) Les dirigeants connaissent les préférences des individus en matière de reconnaissance.

7) Les dirigeants reconnaissent fréquemment les employés

8) Les programmes de reconnaissance et la technologie s'améliorent continuellement

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Cela n'a pas besoin d'être difficile ; il faut simplement que cela se produise. Prenez donc votre stylo, allumez votre ordinateur et commencez à écrire. Même les plus petits mots d'appréciation peuvent avoir le plus grand impact.