Tendances RH pour s'adapter à la nouvelle normalité : Maintenir la communication et la collaboration tout en travaillant à domicile

Auteur : Ankita Poddar

La semaine dernière, un nouvel employé de mon équipe m'a regardé m'efforcer de dessiner l'organigramme lors de notre appel d'intégration. Ce qui ne me prenait que quelques minutes avec un marqueur et le tableau blanc a pris de nombreuses minutes alors que je glissais, déposais des cases et gribouillais à l'intérieur. Alors que je parvenais enfin à clore mon explication, je me suis souvenu d'une conversation que j'avais eue avec un chef d'entreprise il y a quelques semaines. Il m'avait dit que de toutes les choses qui lui manquaient au travail, ce sont les débats et les conversations autour des tableaux blancs qui lui manquaient le plus. Sans oublier le fait que l'essentiel du travail se faisait souvent pendant les pauses thé, les conversations hors ligne et lorsque l'on se rendait sur le bureau de quelqu'un au lieu de lui envoyer des courriels ou de l'appeler. Dans le même temps, je me suis souvenu d'une autre conversation au cours de laquelle un responsable expliquait que les appels virtuels donnaient exactement l'impression d'être assis autour d'une table de conférence, où tout le monde criait et coupait la parole à tout le monde. Le point commun de ces nombreuses conversations était que, pour le meilleur ou pour le pire, la communication et la collaboration étaient en train de changer dans les organisations du monde entier et en Inde.

Il y a quelques années, les espaces de bureaux étaient conçus pour encourager les employés à se réunir. Les collisions sur le lieu de travail, qui ont entraîné une augmentation des échanges d'idées et de l'innovation, sont les raisons mêmes qui ont donné naissance aux concepts de bureaux ouverts et d'augmentation des espaces communs. Aujourd'hui, les espaces de travail sont réaménagés pour faire exactement le contraire : encourager les employés à garder leurs distances.

Alors que le travail se mêle à chaque heure d'éveil, les gens essaient activement de réduire le nombre d'appels dans une journée (fatigue des écouteurs) et de mieux gérer les courriels. Les réunions sont aussi courtes que possible et les employés adoptent des "désintoxications d'ordinateur portable". Si toutes ces mesures sont absolument nécessaires pour retrouver l'équilibre, elles entraînent également une fragmentation de la collaboration. Il n'y a plus d'appels équivalents aux pauses thé ou cigarette. Dans la quête de la réunion parfaite, le temps passé en plaisanteries et en divagations inutiles a été réduit pour s'en tenir aux aspects importants. Les réunions deviennent tout ce que nous voulions qu'elles soient, sauf que lorsque l'on ne rencontre pas ses collègues en personne, il est facile d'être tiraillé entre l'envie de conversations informelles et la protection de son temps.

Lorsque les appels sont considérés comme des frais généraux, que les employés réclament moins de réunions (informelles ou non) et que les tableaux blancs virtuels vous laissent tomber, comment s'assurer que la communication et la collaboration se développent ? Voici quelques pistes à explorer.

1. Trouver des outils de collaboration virtuelle

En 2020, l'utilisation des outils de collaboration en ligne a connu une croissance considérable. Les entreprises proposent de nouvelles fonctionnalités et des mises à jour pour répondre à la demande. Pensez à intégrer certains de ces outils dans votre travail. Asana, Trello, Slack, Quip, CodingTeam ne sont que quelques-uns des outils qui facilitent la communication, la collaboration et la gestion de projets. Faites attention à ceux de ces outils qui vous permettent de résoudre plusieurs problèmes à la fois, qui sont faciles à utiliser, qui disposent de solides contrôles de confidentialité et qui sont compatibles avec les systèmes que vous avez déjà mis en place. Ces outils peuvent également remplacer les espaces physiques que vous avez créés pour encourager les employés à se réunir. Considérez-les comme vos espaces de collision virtuels. Exploitez les salons de discussion d'équipe et d'intérêt. Veillez simplement à ce que ces groupes soient suffisamment grands pour être inclusifs, mais suffisamment petits pour être intimes.

2. Formez vos employés

Faites une pause dans vos objectifs et réévaluez ceux qui sont soudainement devenus plus critiques. L'un des besoins qui est apparu à plusieurs reprises comme le plus important, tant pour les managers que pour les employés, est de savoir comment travailler à distance. Les managers ont des questions à n'en plus finir sur la manière de mieux gérer les employés à distance et, de la même manière, les employés ont exprimé le besoin d'être aidés à comprendre comment rester en contact avec l'équipe. Les conseils sur les réunions efficaces, l'importance de ne pas annuler les rencontres individuelles et les réunions d'équipe, ou encore de ne pas perdre de temps en bavardages inutiles, ne sont pas des actions qui viennent naturellement à tout le monde. Pourtant, la question de savoir comment rester efficace tout en étant virtuel a été placée en tête de la liste des facteurs de réussite. Il est important de concevoir un apprentissage qui aidera les managers et les employés à rester connectés et à collaborer.

3. Communiquer à outrance

Les personnes qui travaillent à domicile doivent être habiles à communiquer sur ce qu'elles font et sur la manière dont elles sont censées travailler. Lorsque l'ensemble de l'équipe travaille à domicile, la question de l'instauration de la confiance devient également importante. Lorsque l'on travaille à distance, il est facile de perdre les indices contextuels qui nous aident en personne. En cas de doute, communiquez à outrance. Quelle que soit l'importance de la décision ou la brièveté de la conversation, essayez de résumer les mises à jour importantes du projet ou les notes de réunion et partagez-les avec le reste de l'équipe - même au risque de la redondance. Il est préférable de le faire par écrit. De nombreuses réunions ont lieu sans que le compte rendu ne soit jamais enregistré. Il faut que cela change. Après toute réunion ou discussion d'équipe, encouragez le responsable de la réunion à rédiger le procès-verbal et à envoyer les décisions prises à l'équipe dès que possible. Cela aidera les membres de l'équipe à rester alignés et servira de plan d'action pour l'avenir.

4. Conversations asynchrones

Au bureau, il n'était pas rare que quelqu'un vous appelle ou se présente à votre bureau s'il ne recevait pas de réponse dans l'heure qui suivait. Ce comportement doit changer. Les gens jonglent de plus en plus avec un grand nombre de tâches en même temps et ne seront probablement pas devant leur ordinateur portable lorsque vous leur enverrez un message ou un courriel. Prévoyez un délai de réponse. Préparez-vous mentalement à comprendre que vous n'avez pas besoin d'une réponse immédiate. Les gens ne répondent pas parce qu'ils vous ignorent. Ils sont probablement occupés ou font une pause. Tenez compte des communications asynchrones et, si elles sont urgentes, mentionnez-le dans l'objet du message et dans le chat. Évitez également d'envoyer des messages qui se résument à "Bonjour" pour engager la conversation. Souvent, je ne réponds pas à un "Bonjour" parce qu'il ne me donne aucun contexte sur la demande. Au lieu de cela, incluez suffisamment d'informations pour permettre aux gens de répondre quand ils le pourront.

Rester efficace tout en travaillant virtuellement est un muscle qui se renforce avec l'entraînement. Oui, les interactions en personne offrent une profondeur que le virtuel ne pourra jamais espérer imiter. Cependant, à mesure que la collaboration adopte de nouvelles formes, il est important d'évoluer avec le temps. Quels sont les changements que vous apportez pour vous adapter ?