Recherche des meilleurs fournisseurs de services de reconnaissance des employés

Une fois que vous aurez clairement défini les raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un partenaire de reconnaissance des employés (veuillez vous référer à Priorité à vos objectifs si ce n'est pas le cas), vous êtes prêt à commencer vos recherches. Et comme pour toute investigation importante, il est utile d'être organisé, voire méthodique. Parce qu'il y a tellement de façons et d'endroits pour faire vos recherches, plus vous serez réfléchi et concentré, moins vous serez découragé et moins vous perdrez de temps. Décomposons donc le processus de recherche d'un fournisseur de services de reconnaissance en trois étapes gérables : l'identification des fournisseurs potentiels, l'examen des partenaires les plus prometteurs et la demande de propositions. Basée sur l'expérience de centaines d'organisations comme la vôtre, cette approche vous aidera à vous préparer à prendre une décision efficace, confiante et finalement couronnée de succès.

Identifier les fournisseurs potentiels de services de reconnaissance des employés

Qui est là et qui est bon ?

Il n'existe pas de voie unique pour explorer la myriade d'entreprises qui se présentent sur le marché de la reconnaissance des salariés. Mais il y a plusieurs chemins intelligents. Voici comment dresser la liste des candidats dont vous aurez besoin pour la prochaine étape de votre voyage.

TÉLÉPHONER À UN AMI. OU CINQ.

Il y a de fortes chances que vous connaissiez déjà plusieurs personnes qui ont une expérience précieuse et des avis éclairés sur les partenaires et les solutions de reconnaissance des employés. Appuyez-vous sur elles. Texte, voix, e-mail, déjeuner - tout ce qui peut convenir à leur emploi du temps.

Pour que vos conversations soient fructueuses, préparez quelques questions à l'avance, telles que

• Pourquoi avez-vous choisi votre fournisseur de reconnaissance ?
• Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans la relation et les produits ?
• Qu'est-ce que vous aimez le moins ?
• Les choisiriez-vous à nouveau si c'était à refaire ?
• Qu'y a-t-il de nouveau ou de remarquable dans ce domaine ?
• À qui d'autre dois-je m'adresser ?

À tout le moins, vous aurez une idée du paysage concurrentiel et des perspectives pratiques et actuelles. Et cette dernière question peut vous conduire à d'autres sources de sagesse.

VOIR CE QUE DIT LE WEB.

La plupart des parcours d'achat (61 %) comprennent une vaste recherche en ligne. Près des trois quarts (71 %) des acheteurs déclarent effectuer des recherches anonymes au cours des trois premiers mois. Et en moyenne, les clients B2B effectuent 12 recherches avant de s'engager sur le site d'une marque spécifique. La raison : Google, les communautés en ligne et les sites d'évaluation de logiciels - même ceux qui sont basés sur la publicité - contiennent des informations très précieuses.

Cela dit, voici quelques points à garder à l'esprit lors d'une recherche sur le web :

‍Choisissezvos mots avec soin. Google classe chaque site web trouvé lors d'une recherche en fonction de plusieurs critères, notamment le nombre de liens vers le site, l'ancienneté du site, le temps passé par les internautes sur le contenu du site et, bien sûr, les termes de recherche clés. Mais les algorithmes exacts qui pondèrent ces facteurs changent fréquemment, dans un effort permanent pour améliorer la validité des résultats. Sachez qu'aussi bien que Google soit capable de déterminer l'intention d'une recherche, chaque mot que vous utilisez fait une grande différence dans vos résultats. La spécificité est payante.

‍Conscience. Lorsque vous tapez "programmes de reconnaissance des employés" ou "logiciels de reconnaissance des employés" dans Google, les quatre premiers résultats sont des annonces payantes (généralement 12 $ par clic). Mais ce n'est pas parce qu'un fournisseur est prêt à payer pour cette visibilité qu'il est nécessairement la meilleure option. Les premiers résultats qui suivent les annonces méritent davantage d'attention.

‍Soyezplus vigilant. Les avis des utilisateurs sur les sites d'évaluation de logiciels tels que Capterra et G2 sont valables et dignes de confiance. Toutefois, les classements sur certains sites (comme Capterra) sont payants, tandis que sur d'autres (comme G2), ce sont les avis eux-mêmes qui déterminent la position.

‍Lookto thought leaders. Les associations du secteur des ressources humaines telles que la Society for Human Resource Management (SHRM), WorldatWork, Employee Benefit News (EBN), HR Certification Institute (HRCI), Human Capital Institute (HCI) et Recognition Professionals International (RPI) ont toutes des sites et des contenus dignes d'intérêt qui citent souvent des fournisseurs - sachez toutefois que ces points de vente sont également financés par la publicité.

‍Linkin. Le site web de réseautage professionnel LinkedIn comporte des groupes consacrés aux RH (et à pratiquement tous les secteurs d'activité de la planète), dont les membres partagent des articles, discutent des tendances, posent des questions et offrent des conseils. Vous pouvez également rechercher des articles, télécharger des livres blancs, entrer en contact avec des vétérans du secteur et exploiter votre propre réseau de relations en posant simplement une question dans une mise à jour de votre statut.

SE RENDRE DANS LE HALL D'EXPOSITION.

Les salons professionnels et les conventions constituent un forum idéal pour rencontrer les représentants de nombreux fournisseurs de manière condensée et efficace, ainsi que pour se tenir au courant des technologies émergentes et des nouvelles idées. De plus, il n'y a pas de mal à nouer des relations avec d'autres participants à ces événements.

Vérifiez donc les dates (et les fournisseurs participants) des salons tels que ceux proposés par SHRM ou WorldatWork pour voir s'ils coïncident avec votre calendrier.

Vet : des partenaires prometteurs pour la reconnaissance des employés

Faire preuve de diligence.

Lorsque vous avez l'impression d'avoir une bonne compréhension des fournisseurs de services de reconnaissance disponibles, il est temps d'aller en profondeur. Commencez à examiner de près et de manière plus critique ceux qui semblent correspondre à votre organisation. L'objectif est de réduire la liste afin de pouvoir lancer (ou éviter) un appel d'offres. Ce processus de présélection peut inclure l'une ou l'autre ou l'ensemble des voies suivantes :

‍Analystes
Si votre entreprise a des relations avec des analystes tels que Gartner et Forrester qui couvrent le secteur des ressources humaines, envisagez de vous mettre en rapport avec eux.

‍CustomerEndorsements
Lorsque vous visitez les sites web des fournisseurs, recherchez les noms des clients et les témoignages. Contactez les clients qui relèvent des défis similaires à ceux auxquels votre organisation est confrontée. Demandez-leur quelle a été leur expérience avec le prestataire et s'il a répondu à leurs attentes.

‍Third-PartyWebsites
Des sites tels que Crunchbase sont parfaits pour consulter les données financières d'un fournisseur. De même, Owler propose une liste rapide de fournisseurs et des informations sur les financements qu'ils ont reçus.

‍Autressources
Le site d'évaluation de logiciels G2 propose une fonction qui vous permet de comparer les fournisseurs entre eux sur la base d'un certain nombre de critères. Recherchez également des évaluations telles que la PEAK Matrix® pour les récompenses et la reconnaissance d'Everest Group et le Baker's Dozen Customer Satisfaction Ratings for Recognition de HRO Today.

CE QU'IL FAUT RECHERCHER, EN PARTICULIER.

Vous avez peut-être déjà une idée précise de ce que vous attendez de votre fournisseur de services de reconnaissance, mais si vous êtes encore dans le flou, voici un exemple de liste de contrôle des capacités qui peut guider votre recherche de partenaires potentiels et vous aider à déterminer les meilleurs candidats.

Demande de propositions aux fournisseurs de services de reconnaissance des employés

Tirer le meilleur parti d'un appel d'offres.

À l'instar d'un bon profil de rencontre en ligne, le processus d'appel d'offres devrait vous permettre d'en apprendre davantage sur un partenaire potentiel en matière de reconnaissance des employés, sans pour autant vous engager dans une relation. Et si les appels d'offres peuvent sembler intimidants et lourds, même pour les professionnels expérimentés des ressources humaines et des achats, il n'est pas nécessaire qu'ils le soient.

POURQUOI LANCER UN APPEL D'OFFRES ?

En d'autres termes, la tranquillité d'esprit. Un appel d'offres formel est un moyen plus rigoureux de comparer les caractéristiques, les fonctionnalités, la conformité, la qualité et d'autres facteurs importants entre les quelques fournisseurs que vous avez sélectionnés, afin que vous puissiez dormir sur vos deux oreilles lorsque les enjeux sont importants. Le principal compromis est le temps.

Les appels d'offres classiques décrivent l'étendue du projet et demandent aux partenaires potentiels de présenter une proposition détaillée dans un certain délai. Les propositions doivent ensuite, bien entendu, être discutées et évaluées. Bien conçue, la demande de propositions vous aide à prendre une décision en connaissance de cause, avant même de parler à un vendeur. Mais il ne s'agit pas d'un processus que vous pouvez commencer et terminer en une semaine (ou un mois).

N'oubliez pas que les appels d'offres ne sont qu'une étape dans la connaissance des prestataires de services de reconnaissance. Ils ne doivent pas remplacer les conversations, les présentations, les démonstrations et les réunions de suivi.

COMMENT SAVOIR SI UN APPEL D'OFFRES EST FAIT POUR VOUS ?

Dans certaines situations, les appels d'offres peuvent être absolument nécessaires. Par exemple, votre organisation opère peut-être dans un environnement fortement réglementé ou est tenue de présenter plusieurs offres. Les appels d'offres peuvent également être essentiels pour les grandes organisations dont les processus d'achat sont complexes ou dont les projets nécessitent beaucoup d'informations techniques.

Si un appel d'offres n'est pas nécessaire ou indispensable, le fait d'y renoncer peut faire gagner du temps à votre organisation, ainsi que de l'argent et des ressources. En revanche, ce n'est jamais une bonne idée d'utiliser un appel d'offres au lieu de faire ses propres recherches ou parce qu'on ne veut pas avoir affaire à des vendeurs. Dans ces cas-là, la procédure d'appel d'offres peut se retourner contre vous et vous vous retrouverez avec des fournisseurs moins qu'idéaux qui répondront (ou pas de fournisseurs du tout).

AMÉLIORER LE PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES.

Une fois que vous avez décidé de vous lancer dans la phase d'appel d'offres, suivez ces sept conseils pour vous assurer qu'elle se déroule sans encombre :

1. Limitez la recherche. L'envoi d'un appel d'offres à une douzaine d'entreprises ne fera que compliquer le processus. Vos recherches préalables devraient vous permettre de cibler trois à cinq fournisseurs. Vous souhaiterez peut-être même rencontrer des partenaires potentiels et assister à des démonstrations avant de lancer un appel d'offres, car plus vous pourrez faire de coupes dès maintenant, plus le reste du processus sera fluide lorsque vous reviendrez devant votre comité.

2. Valoriser les experts. Les entreprises qui obtiennent de bons résultats dans le Baker's Dozen, FORTUNE Best Companies to Work For®, Everest Group PEAK Matrix®, etc. méritent plus de considération. Notez également les entreprises qui existent depuis longtemps et qui sont financièrement stables. Vous seriez surpris de la rapidité avec laquelle les prestataires de services de reconnaissance apparaissent et disparaissent. Les antécédents sont importants.

3. Décidez des caractéristiques. Comprenez les caractéristiques du produit et du programme qui sont généralement disponibles, et ne faites pas de compromis sur les plus importantes pour vous et votre organisation.

4. Inclure un tableau de bord. Lors de la conception de votre appel d'offres - de n'importe quel appel d'offres - veillez à créer un tableau de bord pour vous assurer que votre demande répond à tous les besoins de votre organisation. Cela permettra également de minimiser les préjugés et d'éviter la pensée de groupe au moment de l'examen des propositions. En outre, demandez à vos parties prenantes de se mettre d'accord sur le tableau de bord avant de publier l'appel d'offres, afin de pouvoir le réviser en conséquence, si nécessaire.

5. Adapter l'appel d'offres au secteur de la reconnaissance des employés. La qualité d'une proposition est directement proportionnelle à la spécificité de la demande. L'envoi d'un modèle d'appel d'offres générique est donc une grave erreur qui fait perdre du temps. La plupart des fournisseurs sont heureux de fournir des détails. Aidez-les à vous aider.

6. Formulez vos questions de manière réfléchie. En règle générale, les questions qui appellent une réponse réfléchie sont plus bénéfiques que celles auxquelles on peut répondre en un seul mot, comme oui ou non. Formulez donc vos questions à votre avantage. De plus, en séparant les questions (plutôt qu'en les combinant), il sera plus facile d'y répondre et d'évaluer les réponses.

7. Restez simple. Plus vous posez de questions, plus vous aurez de questions à lire, à analyser et à noter. Restez concentré et ne posez que les questions auxquelles vous n'avez pas pu répondre ailleurs. Imiter un contre-interrogatoire juridique en posant des questions dont vous connaissez déjà les réponses ne vaut pas la peine d'y consacrer du temps (même si cela semble agréable et approfondi).

NE VOUS FIEZ PAS UNIQUEMENT À L'APPEL D'OFFRES.

Aussi bon que puisse être un appel d'offres, ce n'est pas le seul moyen de trouver la bonne solution de reconnaissance, et il n'est pas suffisant en soi. Que vous lanciez ou non un appel d'offres, vous devrez visiter les installations des fournisseurs potentiels (virtuellement si nécessaire), assister à des démonstrations et rencontrer l'équipe avec laquelle vous travaillerez pour confirmer que les solutions et la chimie correspondent à vos attentes.

Heureusement, si vous avez tiré parti de vos références, fait vos recherches et procédé à un appel d'offres prudent, votre organisation est parfaitement en mesure de prendre une décision finale.

LANCEZ VOTRE APPEL D'OFFRES

Prochaines étapes

Comparer, opposer et choisir.

Après toutes les recherches et la collecte d'informations, vous aurez probablement des préférences. Il se peut même que vous vous sentiez un peu anxieux.

La bonne nouvelle, c'est que vous y êtes presque. Avec les bons critères, les bonnes questions et les bonnes procédures pour parvenir à un consensus et prendre une décision finale, vous aurez bientôt un partenaire de reconnaissance des employés qui vous aidera à créer ou à affiner la culture dont votre organisation a besoin pour les années à venir.

La bonne nouvelle, c'est que c'est exactement le sujet du dernier article de cette série : Choisir un partenaire. Jetez-y un coup d'œil et n'hésitez pas à consulter les articles précédents de Culture by Design : Recognition Buyer's Guide.

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Si vous décidez d'entamer le processus d'appel d'offres avec O.C. Tanner, vous pouvez aller de l'avant avec un appel d'offres personnalisé.