Constituez votre comité d'achat

Si vous êtes chargé de sélectionner un partenaire de reconnaissance des employésfélicitations. Vous jouez un rôle important qui façonnera la culture de votre lieu de travail pour les années à venir. Si vous réussissez, votre programme de reconnaissance sera apprécié par les employés, du nouvel embauché au PDG, et deviendra un tremplin important dans votre carrière. Mais cette possibilité de faire la différence s'accompagne d'une lourde responsabilité. Vous ne voulez pas tout gâcher. La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas à faire cavalier seul. En particulier dans les grandes organisations, de nombreuses personnes peuvent vous aider dans le processus de prise de décision. Ce guide propose quelques conseils pratiques pour constituer un comité de sélection des fournisseurs afin de vous aider à évaluer les besoins des salariés, à fixer des objectifs et des critères de réussite, à impliquer différentes zones géographiques, à parvenir à un consensus et à former des champions qui assureront le succès de votre programme.

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Avez-vous besoin d'un comité ? Tout dépend.

Comités de sélection dans les petites entreprises

De nombreux facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer si vous avez besoin ou non d'un comité de sélection. Mais le plus important est la taille de l'entreprise. Si vous êtes une petite ou moyenne entreprise, il y a de fortes chances que vous puissiez conserver une équipe restreinte et sélectionner un partenaire sans comité officiel. Vous voudrez toujours prendre votre temps et faire le travail correctement. Mais vous pouvez probablement faire une grande partie du travail par vous-même ou avec l'aide d'un ou deux collègues des ressources humaines. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Obtenez le soutien de la direction. Il n'est pas forcément nécessaire d'établir un dossier pour la reconnaissance dans votre organisation, mais en cas de doute, présentez votre dossier dès le début et faites-le de manière convaincante. Tant que vous n'aurez pas obtenu l'adhésion de la direction, la différence que vous espérez faire avec la reconnaissance ne sera qu'une chimère.

2. Établissez des priorités dans vos objectifs. Ne commencez pas votre recherche sans connaître les réponses à des questions telles que : Pourquoi faisons-nous cela ? Quels problèmes espérons-nous résoudre ? Comment mesurerons-nous le succès ? Les réponses à ces questions détermineront de nombreuses décisions au fur et à mesure que vous avancerez.

3. Recherchez les meilleurs prestataires. La recherche des meilleurs fournisseurs implique généralement une recherche sur Internet, l'appel à des amis dans des entreprises ayant des besoins similaires pour obtenir des conseils, et peut-être la consultation d'analystes du secteur, de publications sur les ressources humaines ou de salons professionnels. Consultez le Magic Quadrant de Gartner, le Baker's Dozen de HRO Today ou Peak Matrix. Une fois que vous avez identifié quelques acteurs majeurs du secteur, ne choisissez pas plus de trois favoris. Envoyez ensuite des appels d'offres.

4. Sélectionnez un partenaire. Planifiez une démonstration des logiciels, des services et des capacités d'exécution de chaque fournisseur. Utilisez un bon tableau de bord ou une matrice de décision. Souvenez-vous de ce que vous avez ressenti lors de chaque démonstration. Demandez si la solution est susceptible de plaire à vos collaborateurs.

Décidez quel partenaire potentiel possède les meilleures caractéristiques, les meilleurs programmes, le meilleur service à la clientèle et la plus grande flexibilité pour répondre à vos besoins spécifiques. À quel partenaire faites-vous confiance pour vos objectifs importants en matière de reconnaissance ? Lequel peut évoluer avec vous ? Quelle est la philosophie de reconnaissance des employés qui correspond à la vôtre ? Une fois que vous le saurez, choisissez votre partenaire et commencez à élaborer la solution que vous avez toujours voulue.

Si vous êtes une petite entreprise ou si vos besoins sont simples, la procédure décrite ci-dessus peut suffire. Mais si votre société est une grande entreprise, en particulier une entreprise d'envergure mondiale, les choses se dérouleront beaucoup plus facilement si vous constituez un comité pour vous aider dans votre recherche.

Comités de sélection dans les grandes entreprises

Si vous devez constituer un comité de sélection, voici comment procéder.

Dans les grandes entreprises, le succès de toute nouvelle initiative dépend du soutien total des principales parties prenantes dès le départ. C'est là qu'un comité de sélection des fournisseurs peut vous être utile. Non seulement le comité vous aidera à recueillir des informations importantes en temps réel, mais il vous fournira des personnes intelligentes qui vous aideront à prendre des décisions à chaque étape du processus. Vous ne pouvez pas tout savoir sur les besoins des employés, les contraintes budgétaires ou les objectifs de performance dans chaque département ou zone géographique de votre organisation. Mais les membres de votre comité le sauront. Appuyez-vous sur eux. Collaborez avec eux. Posez des questions. Apprenez. Choisissez votre fournisseur de services de reconnaissance des employés en conséquence. Et votre solution sera un succès.

LE CHOIX D'UN PARTENAIRE DE RECONNAISSANCE EST UN VOYAGE. CHOISISSEZ JUDICIEUSEMENT VOS COMPAGNONS DE VOYAGE.

Nous savons tous que les comités peuvent être difficiles à gérer. Mais ce n'est pas une fatalité. Lorsque vous choisissez les bonnes personnes, avec des forces complémentaires, un comité peut être une équipe de rêve qui favorise la réussite. Dans la prochaine section, nous vous présenterons les acteurs clés que les organisations choisissent d'intégrer dans leurs comités de sélection des fournisseurs. Le fait de savoir qui ils sont vous donne un bon point de départ. Mais ce n'est qu'un point de départ. Vous devez également prendre en compte les éléments suivants

• À qui faites-vous confiance ?
• Avec qui vous aimez travailler
• Qui peut vous aider dans les domaines que vous ne connaissez pas
• Qui rendra le voyage aussi agréable que la destination.

Gardez à l'esprit que, selon vos besoins spécifiques, de nombreux membres du comité resteront en place et deviendront votre équipe de mise en œuvre.

Rôles et responsabilités des membres du comité de sélection

Lorsque les joueurs connaissent leur rôle et le jouent bien, les équipes gagnent.

Un conseil à suivre. Des responsabilités claires renforcent les équipes. La dernière chose que vous souhaitez, ce sont des débats et des disputes interminables sur le choix du fournisseur de services de reconnaissance des employés. Pour éviter cela, il suffit de déterminer quels membres du comité sont là pour consulter, lesquels sont là pour gérer le projet et lesquels prendront la décision finale. Cette clarté permettra à chacun de se détendre et de profiter du voyage au lieu de se battre pour prendre le volant.

En fin de compte, il n'y a pas de mal à adopter une approche démocratique et à voter pour le fournisseur que vous souhaitez engager. Mais que se passe-t-il en cas d'égalité ? Ou si une faible majorité choisit ce que le chef d'équipe estime être le mauvais fournisseur ? Pour que ces scénarios se déroulent sans heurts, décidez dès le départ qui a le pouvoir d'approbation et/ou de veto et tout se passera bien.

CHOISISSEZ VOTRE COMITÉ EN FONCTION DE VOTRE SITUATION PARTICULIÈRE.

Il n'existe pas de méthode unique pour constituer un comité de sélection. Mais voici les membres les plus courants que nous avons rencontrés en travaillant sur des appels d'offres avec des centaines d'organisations très respectées. Il se peut que vous ayez besoin de plus (ou moins) de personnes que celles énumérées ci-dessous. Il se peut que vous ayez besoin de deux membres du comité ayant le même rôle et que vous omettiez un rôle. Mais ce que nous savons avec certitude, c'est qu'en invitant au moins l'une des personnes suivantes à participer à votre comité de sélection, vous obtiendrez des informations précieuses et faciliterez la sélection d'un fournisseur.

Après avoir pris connaissance des rôles, utilisez notre planificateur de comité de reconnaissance pour mettre en place les noms qui donneront vie à votre comité.

Prochaines étapes

Vous avez un comité de sélection. Que se passe-t-il maintenant ?

La première chose à faire est d'inspirer votre équipe. Dans le cadre des présentations, envisagez de demander à chaque personne de partager sa pire ou sa meilleure expérience en matière de reconnaissance et d'en expliquer les raisons. Faites-leur ensuite part de l'impact potentiel d'un programme de reconnaissance des employés sur votre environnement de travail et sur la réussite de votre entreprise. Promettez à votre équipe des réunions courtes et efficaces, des missions claires et une voix à la table qui décide de l'avenir de votre culture d'entreprise. Ensuite, mettez-vous au travail en suivant les quatre étapes mentionnées dans la section "Comités de sélection dans les petites entreprises". Prenez note de ces conseils spécifiques pour travailler avec un comité.

1. Établir un consensus. Mettez-vous d'accord sur le "pourquoi" en communiquant clairement les problèmes que vous essayez de résoudre et en définissant des critères de réussite. Notre guide de hiérarchisation des objectifs peut vous aider. Expliquez comment et pourquoi le comité a été constitué, d'où le projet est parti et ce que vous attendez du nouveau prestataire. Veillez à aligner vos objectifs de reconnaissance sur les objectifs de l'entreprise afin que cela ne soit pas perçu comme une simple initiative de RH, mais plutôt comme une stratégie de croissance essentielle à la réussite de l'entreprise. Une communication ouverte, la résolution des conflits à la volée et l'obtention d'un consensus permettront à votre comité de rester efficace et d'éviter que les décisions ne soient bloquées.

2. Partagez les commentaires des employés que vous avez recueillis sur l'état actuel de l'expérience des employés et de la reconnaissance en particulier. Si vous disposez d'une solution actuelle, sachez ce que les gens aiment et n'aiment pas à son sujet (envisagez une enquête rapide si vous ne l'avez pas déjà fait). Qu'est-ce que les employés, les managers et les zones géographiques veulent que vous conserviez ? Ou que vous supprimiez ? Comprenez également quels types de reconnaissance ont lieu actuellement dans votre organisation en dehors d'un programme formel (cartes-cadeaux informelles difficiles à suivre, cadeaux financés par les managers et déjeuners d'équipe, etc.)

3. Définissez ensemble les exigences de votre solution. Pensez à la technologie, aux intégrations avec d'autres systèmes SIRH, aux expériences de reconnaissance significatives récompenses, aux présentations, au service à la clientèle, aux symboles personnalisés récompenses, etc.‍

Profitez du voyage

La recherche d'un partenaire de reconnaissance est une tâche passionnante et déterminante. Le fait d'inclure les bonnes personnes dans le processus et de leur fournir des informations correctes dès le début facilitera votre recherche. Cela vous aidera également à sélectionner un partenaire de reconnaissance qui améliorera votre culture, créera une dynamique positive et aidera les gens à s'épanouir au travail.