Tendances rh pour s’adapter à la nouvelle normalité: maintenir la communication et la collaboration tout en travaillant à domicile

Auteur: Ankita Poddar

La semaine dernière, une nouvelle recrue de mon équipe m’a vu lutter pour dessiner la structure organisationnelle au cours de notre appel d’intégration. Ce qui me prenait quelques minutes avec un marqueur et le tableau blanc prenait de nombreuses minutes alors que je traînais, laissais tomber des boîtes et que je griffonnais dedans. Comme j’ai finalement réussi à clore mon explication, je me suis souvenu d’une conversation avec un chef d’entreprise il y a quelques semaines. Il avait dit que de toutes les choses qui lui manquaient sur le travail, il manquait le plus les débats et les conversations autour des tableaux blancs. Sans oublier le fait que la plupart du travail a souvent été fait au cours de pauses thé, de conversations hors ligne et lorsque vous vous êtes dirigé vers le bureau de quelqu’un par rapport aux e-mails et aux appels. En même temps, je me suis souvenu d’une autre conversation où un gestionnaire a parlé de la façon dont les appels virtuels se sentaient exactement comme assis autour d’une table de conférence avec tout le monde criant et coupant tout le monde. Le fil conducteur des nombreuses conversations était que, pour le meilleur ou pour le pire, la communication et la collaboration étaient témoins d’un changement entre les organisations du monde entier et en Inde.

Il y a quelques années, les espaces de bureaux étaient conçus pour encourager les employés à se réunir. Les collisions en milieu de travail qui ont mené à une augmentation de l’échange d’idées et de l’innovation, ont été les raisons mêmes qui ont donné naissance aux concepts de bureaux ouverts et d’espaces communs accrus. Maintenant, les espaces de travail sont en cours de refonte pour faire exactement le contraire; pour encourager les employés à garder la distance.

Comme le travail se fond dans chaque heure d’éveil, les gens essaient activement de réduire le nombre d’appels dans une journée (fatigue des écouteurs) et de mieux gérer les e-mails. Les réunions sont aussi courtes que possible et les employés adoptent des « désintoxications d’ordinateur portable ». Bien que toutes ces mesures soient une nécessité absolue pour retrouver l’équilibre, elles conduisent également à une collaboration fragmentée. On n’a plus d’appels équivalents à des pauses de thé ou de fumée. Dans la quête des réunions parfaites, le temps passé dans les plaisanteries et les divagations inutiles a été écourté pour s’en tenir à des aspects importants. Les réunions se transforment en tout ce que nous voulions qu’elles soient, sauf que lorsque l’on ne rencontre pas de collègues en personne, il est facile d’être déchiré entre le désir de conversations informelles et la protection de votre temps.

Lorsque les appels sont considérés comme des frais généraux, que les employés réclament moins de réunions (informelles ou autres) et que les tableaux blancs virtuels vous laissent tomber, comment peut-on s’assurer que la communication et la collaboration prospèrent? Voici quelques choses que l’on peut essayer.

1. Trouver des outils de collaboration virtuelle

2020 a vu une croissance considérable de l’utilisation des outils de collaboration en ligne. Les entreprises publient de nouvelles fonctionnalités et mises à niveau pour répondre à la demande. Explorez l’intégration de certains d’entre eux dans le travail. Asana, Trello, Slack, Quip, CodingTeam ne sont que quelques-uns des outils qui facilitent la communication, la collaboration et la gestion de projet. Faites attention à ceux de ces outils qui vous permettent de résoudre plusieurs problèmes à la fois, sont faciles à utiliser, ont de solides contrôles de confidentialité et sont compatibles avec les systèmes que vous avez déjà en place. Ces outils peuvent également remplacer les espaces physiques que vous avez créés pour encourager les employés à se rassembler. Considérez-les comme vos espaces de collision virtuels. Tirez parti des salles de discussion d’équipe et d’intérêt. Assurez-vous simplement que ces groupes sont assez grands pour être inclusifs, mais assez petits pour se sentir intimes.

2. Formez vos employés

Faites une pause sur vos objectifs et réévaluez ceux qui sont soudainement devenus plus critiques. Un besoin qui est apparu à plusieurs reprises en tête pour les gestionnaires et les employés est de savoir comment travailler à distance. Les gestionnaires ont des questions sans fin sur la façon dont ils peuvent mieux gérer les employés à distance et de même, les employés ont exprimé le besoin d’aide pour comprendre comment rester connecté à l’équipe. Des conseils sur des réunions efficaces, l’importance de ne pas annuler les réunions 1: 1 et d’équipe ou de gagner du temps pour des plaisanteries inutiles ne sont pas des actions qui viennent naturellement à tous. Pourtant, comment rester efficace tout en virtuel a fait au sommet sur la liste des choses qui feront un succès. Il est important de concevoir un apprentissage qui aidera les gestionnaires et les employés à rester connectés et à collaborer.

3. Sur-communiquer

Les gens qui travaillent à domicile doivent être des communicateurs habiles sur ce qu’ils font, comment sont-ils censés travailler? Lorsque toute l’équipe travaille à domicile, la question du renforcement de la confiance devient également importante. Lorsque vous travaillez à distance, il est facile de perdre des indices contextuels qui nous aident en personne. En cas de doute, communiquez trop. Quelle que soit la taille d’une décision ou la brièvetion d’une conversation, essayez de résumer les mises à jour importantes du projet ou les notes de réunion et partagez-les avec le reste de l’équipe , même au risque de redondance. Il est préférable de le faire par écrit. De nombreuses réunions ont lieu et les procès-verbaux n’ont jamais été enregistrés. Cela doit changer. Après toute réunion ou discussion d’équipe, encouragez le responsable de la réunion à écrire les procès-verbaux de la réunion et à envoyer toutes les décisions prises à l’équipe dès que possible. Cela aidera les coéquipiers à rester alignés et servira de plan d’enregistrement à l’avenir.

4. Conversations asynchrones

De retour au bureau, il n’était pas rare que quelqu’un appelle ou se rende à votre bureau s’il ne reçoit pas de réponse dans l’heure. Ce comportement doit changer. Les gens jonglent de plus en plus avec beaucoup plus de tâches en même temps et ne seront probablement pas devant leur ordinateur portable lorsque vous leur envoyez un message ou un e-mail. Intégrez un temps de réponse. Configurez-vous mentalement pour comprendre que vous n’avez pas besoin de réponses immédiatement. Les gens ne répondent pas parce qu’ils vous ignorent. Ils sont probablement occupés ou prennent une pause. Accommodatez la communication asynchrone et si elle est urgente, mentionnez-la dans votre ligne d’objet et votre chat. Évitez également d’envoyer des messages qui sont simplement « Bonjour » à engager. Souvent, je ne réponds pas à un « Bonjour » car cela ne me donne aucun contexte sur la demande. Au lieu de cela, incluez suffisamment d’informations pour permettre aux gens de répondre quand ils le peuvent.

Rester efficace tout en travaillant virtuellement est un muscle qui devient plus fort avec l’entraînement. Oui, les interactions en personne fournissent une profondeur que le virtuel ne peut jamais espérer imiter. Pourtant, à mesure que la collaboration adopte de nouvelles formes, il est important de changer avec le temps. Quels changements faites-vous pour vous adapter?