« Notre engagement » en matière de critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG)

Chez O.C. Tanner, notre mission est simple et précise : nous aidons les gens de partout à s’épanouir au travail. Pour ce faire, nous faisons de l’éthique notre priorité. Nous avons à cœur l’humanité, l’équité, l’égalité et notre planète. Afin d’incarner ces valeurs, nous nous engageons à respecter les plus hautes normes de durabilité et exigeons le même engagement des entreprises avec lesquelles nous collaborons. En fin de compte, nous croyons qu’il nous revient de contribuer à créer un monde meilleur.

Nous desservons plus de 13,5 millions d’utilisateurs dans 180 pays dans le monde et nous assurons la satisfaction de nos clients en leur proposant des produits de la plus grande qualité et un service à la clientèle inégalé. Nos clients peuvent compter sur nos capacités pour les aider à apprécier et à reconnaître l’excellent travail des gens de leur organisation.

Notre code de conduite

Les grandes entreprises sont plus que des employeurs; elles sont des citoyennes responsables. O.C. Tanner s’engage à utiliser la chaîne d’approvisionnement la plus éthique et socialement responsable de l’industrie de la reconnaissance. Cette norme d’excellence s’étend au-delà de nos murs, pour s’appliquer également à nos partenaires et à nos fournisseurs.

Nos engagements en tant qu’organisation :

• Production de qualité
• Pratiques d’approvisionnement responsables
• Pratiques d’emploi équitables
• Diversité et inclusion
• Responsabilité sociale
• Intendance environnementale
• Transparence et confiance
• Contribution à la collectivité

Nos valeurs ne changent jamais, mais nos produits, nos services, nos processus et nos politiques doivent continuellement évoluer pour suivre le rythme d’un monde dynamique. Nous devons maintenir notre position à titre de leader crédible et responsable de l’industrie.

Notre fondateur, Obert C. Tanner, a toujours aspiré à ce que son entreprise frôle la perfection.

Aujourd’hui, O.C. Tanner, la société, continue d’aspirer à cette exigence. Nous visons la perfection dans tous les aspects de l’entreprise, qu’il s’agisse de bâtir une solution de reconnaissance pour un client ou d’acheter des produits auprès d’un fournisseur. Nous offrons de la qualité, et nous l’exigeons.

Normes des fournisseurs

Par une formation rigoureuse des employés, une documentation de processus détaillée et une approche systématique qui applique des pratiques et des principes d’amélioration continue à l’échelle de la société, nous établissons des partenariats avec des fournisseurs pour créer une chaîne d’approvisionnement plus transparente et responsable. Nous attendons de nos partenaires et fournisseurs qu’ils s’engagent envers les mêmes normes de qualité supérieure et acceptent de se conformer aux initiatives de qualité suivantes :

Harmonisation à nos valeurs : Un fournisseur potentiel doit répondre à un questionnaire d’évaluation avant d’établir une relation avec O.C. Tanner. Le questionnaire porte notamment sur les initiatives environnementales et sociales du fournisseur, ses normes de qualité, les attentes en matière de garantie, les délais de livraison prévus et les exigences liées aux stocks.

Examens de nos fournisseurs : Lorsqu’un partenariat est conclu, une feuille de pointage est établie pour tous les fournisseurs à une fréquence basée sur les dépenses en dollars. La feuille de pointage évalue le délai d’exécution, le roulement des stocks, la qualité, les livraisons à temps et le rendement. Si le fournisseur n’atteint pas nos normes, nous l’accompagnons pour définir un plan de mesures correctives clair afin de répondre aux attentes avant de mettre fin à la relation.

Contrôle de la qualité : O.C. Tanner vise la résolution diligente de tout problème de qualité dans l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Nous exerçons un suivi quotidien des problèmes de qualité liés à nos fournisseurs. Les gestionnaires d’achat se réunissent au besoin pour discuter des améliorations et des résolutions adoptées avec les fournisseurs. Les vérifications de produit sont effectuées et résolues au cas par cas pour décider de la façon de disposer des produits et de résoudre les problèmes de qualité.

Méthodologie allégée : O.C. Tanner vise à adopter des techniques de fabrication allégées dans l’ensemble de l’entreprise et à collaborer avec ses gens pour trouver de nouvelles façons de penser et de fonctionner. Dans nos efforts d’amélioration continue, nous encourageons également nos fournisseurs à adopter des techniques et des processus d’amélioration continue.

Programme de vérification des fournisseurs

Notre programme de vérification garantit la qualité. Par exemple, un vérificateur indépendant effectue les vérifications sur les fournisseurs directs de la Chine pour déterminer si un fournisseur de O.C. Tanner se conforme à nos normes sociales et environnementales ainsi qu’à nos normes douanières, commerciales et d’importation. Nos fournisseurs doivent également se conformer aux normes de sécurité relatives à leur établissement, aux quais de livraison et au transport de matériaux.

Les vérifications sont annoncées et planifiées de sorte que nous puissions bâtir la confiance et une relation à long terme avec nos fournisseurs partenaires. Essentiellement, notre programme de vérification veille à ce que tous nos fournisseurs investissent dans la reconnaissance et l’appréciation de leurs employés.

Si un fournisseur enfreint les normes de O.C. Tanner en matière de qualité, d’environnement et de responsabilité sociale, nous collaborerons avec les représentants de l’établissement pour résoudre le problème. Si un fournisseur échoue à une vérification, une seconde vérification par un tiers indépendant aura lieu dans les six mois de l’examen initial. Les appels de consultation et les exigences particulières formulées par la direction de O.C. Tanner peuvent faire partie du processus de résolution.

Les problèmes de conformité seront réglés au cas par cas à mesure qu’ils surviennent. Si le fournisseur ne satisfait pas aux exigences dans la période accordée, nous mettrons fin à notre relation avec ce fournisseur. Les fournisseurs sont évalués chaque année et les vérifications sont effectuées avant le 2e trimestre de l’année suivante.

Nous nous imposons des normes élevées et les imposons à chaque fournisseur

O.C. Tanner est fière de sa réputation et du bon traitement qu’elle offre à ses clients et à ses fournisseurs. Nous sommes sensibles non seulement à ce que nous achetons, mais également à la façon dont ces marchandises sont produites. Cette responsabilité est un élément fondamental au maintien de notre succès, et nous collaborons uniquement avec des fournisseurs ou des partenaires qui répondent à nos lignes directrices en matière de qualité, d’environnement et de responsabilité sociale.

• Aucune violation aux lois sur le travail des enfants ne sera tolérée.
• Les fournisseurs doivent respecter les lois sur le salaire minimum, les heures de travail et les heures supplémentaires en vigueur dans leur pays respectif. Les conditions de travail ainsi que les normes en matière d’égalité doivent satisfaire aux lignes directrices établies par les autorités gouvernementales locales. Ces normes comprennent la discrimination en matière d’embauche, de rémunération, d’accès à la formation, de promotion, de cessation d’emploi ou de retraite en raison de l’ethnie, de la classe sociale, de la nationalité d’origine, de la religion, de l’invalidité, du genre, de l’orientation sexuelle, de l’affiliation syndicale, de l’appartenance politique ou de l’âge.
• Les entreprises ne doivent pas exercer ni appuyer la pratique de châtiment corporel, de coercition mentale ou physique ou d’abus verbal.
• O.C. Tanner ne doit pas acheter ni vendre de diamants de la guerre et doit surveiller attentivement toutes les acquisitions de diamants. Nos fournisseurs de diamants doivent se conformer aux exigences internationales. En outre, ils sont tenus de fournir, pour chaque expédition, une certification écrite ainsi que des garanties attestant que les diamants qu’ils nous fournissent ne sont pas des « diamants de la guerre ».
• O.C. Tanner exerce ses activités en conformité avec la Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act (la DFA) qui régit l’achat et l’utilisation des « minerais de conflit ». Selon l’article 1502 de la DFA, les « minerais de conflit » comprennent la cassitérite, la colombo-tantalite, l’or et la wolframite, leurs dérivés et autres minerais que le secrétaire d’État américain peut désigner à l’avenir. O.C. Tanner n’achète que des « minerais de conflit » de fournisseurs qui attestent qu’ils se conforment également à la DFA. O.C. Tanner conserve les documents de certification en dossier de tous les fournisseurs qui lui fournissent les « minerais de conflit » utilisés dans ses processus de fabrication.

Notre responsabilité sociale

Pour Obert C. Tanner, l’entreprise visait à créer des emplois, et la vie n’était que beauté. Il souhaitait créer un espace qui permettrait aux gens de s’épanouir et prolonger ce sentiment à chaque fournisseur partenaire et à chaque employé que nous contribuons à reconnaître. Cette vision se perpétue encore aujourd’hui, et nous sommes engagés à favoriser un environnement où chaque employé peut bâtir une carrière enrichissante et donner le meilleur de lui-même.

Nous privilégions l’âme aux compétences

Nous croyons que le travail n’est pas une transaction. O.C. Tanner est un endroit où tisser des liens et croître. Nous exigeons de nos employés qu’ils soient socialement responsables et qu’ils démontrent le plus grand respect et une conduite exemplaire à l’égard de leurs collègues, des invités et des clients. Nous abordons chaque personne, tâche et partenariat avec intégrité, créant des répercussions qui se prolongent dans un cercle vertueux qui passe par nos foyers et nos collectivités.

La diversité n’est pas seulement une question de culture; c’est un élément essentiel au succès

O.C. Tanner reconnaît et valorise les différences individuelles et croit que les perspectives variées confèrent vitalité, créativité, nouvelles idées et croissance à notre entreprise. Nous sommes dévoués à créer un environnement qui apprécie et valorise ces différences. Notre personnel diversifié représente 62 pays et 64 langues différentes. Nous formons un partenariat avec les employés, leurs familles et la collectivité locale afin d’améliorer la qualité de vie. Les employés de O.C. Tanner bénéficient de la liberté d’association, de conditions de travail sécuritaires et de salaires concurrentiels.

Nos employés ont un passé de résilience

O.C. Tanner s’engage à soutenir les communautés de réfugiés en leur offrant des occasions d’éducation et d’emploi en partenariat avec One Refugee. Grâce à One Refugee Education Initiative et à One Refugee Careers Initiative, l’organisme One Refugee propose une expérience globale pour venir en aide aux réfugiés dans notre État d’origine, l’Utah, du tout début de leur parcours d’études supérieures jusqu’à l’obtention d’un poste prisé dans une bonne entreprise. Le programme jumelle des réfugiés avec des employeurs potentiels issus d’un réseau d’organisations de partout dans l’état et de diverses industries.

Nous croyons en l’égalité des chances pour tous

L’égalité des chances est un incontournable dans l’exécution des normes sociales de O.C. Tanner. Nous sommes engagés à collaborer avec des entreprises appartenant à des femmes et des membres de groupes minoritaires, et à faire appel à celles-ci dans tous les secteurs de l’approvisionnement.

Pour nous, normes élevées et sensibilité culturelle vont de pair

O.C. Tanner s’attend à ce que les fournisseurs se comportent de manière éthique et sensible à l’égard des enjeux sociaux, culturels, économiques et environnementaux. Nous favorisons des relations durables avec des entreprises à philosophie semblable qui exercent une influence positive sur la société et qui contribuent aux bénéfices. De concert avec nos fournisseurs, nous abordons la question de responsabilité sociale, tout en respectant les différences culturelles et légales qui émanent des autres économies.

Notre sens de l’équité est profond

O.C. Tanner impose des normes équitables à tous ses fabricants et fournisseurs. Nous attendons de nos partenaires de produits finis qu’ils maintiennent des normes fondamentales en matière de travail et de droits de la personne. Nous avons une politique de tolérance zéro envers l’esclavage moderne. En qualité de fabricant de produits finis, O.C. Tanner adhère à la California Transparency in Supply Chains Act de 2010, ou loi S.B. 657. En vertu de cette loi, notre chaîne d’approvisionnement ne peut en aucun cas recourir, directement ou indirectement, au travail forcé ou à toute forme de traite des personnes. En donnant leur accord à un énoncé compris dans le questionnaire de qualification des fournisseurs de O.C. Tanner, tous les nouveaux fournisseurs acceptent de se conformer à la loi S.B. 657 et à la Modern Slavery Act de 2015.

Intendance environnementale

La philosophie environnementale d’O.C. Tanner est que la croissance et les possibilités sont possibles, mais pas au détriment de l’environnement. Nous visons à être responsables, des entreprises citoyennes du monde entier et à nous conformer à toutes les exigences applicables en matière de gouvernance environnementale.

Le pilier environnemental de la durabilité est enraciné dans la gérance de l’environnement, qui comprend des rapports volontaires et des mesures au-delà des exigences de gouvernance applicables. Par exemple, O.C. Tanner remplit le questionnaire sur le changement climatique du Carbon Disclosure Project (CDP) chaque année et le questionnaire EcoVadis au moins une fois par an. L’un des deux scores du CDP de 2023 reçus s’est amélioré d’une note d’une demi-lettre tandis que l’autre est resté le même. Le score EcoVadis s’est amélioré de 6,82% de 2023 à 2024 et la carte de pointage officielle peut être demandée via l’EcoVadis plateforme.

Cibles environnementales

O.C. Tanner a deux objectifs continus pour la conformité environnementale : zéro violation ou citation, en particulier comme enregistré dans la base de données ECHO de l’EPA, et la pleine conformité avec les permis environnementaux actuels.

Le tableau ci-dessous présente deux objectifs de durabilité environnementale. Dans le cadre de notre engagement à l’égard de l’amélioration continue, la déclaration volontaire des émissions s’est élargie pour inclure les opérations mondiales commençant pour l’année de déclaration 2023. Cible 2 : L’utilisation de l’eau ne comprend que les emplacements o.c. Tanner aux États-Unis à l’heure actuelle, mais il est prévu de s’étendre à l’échelle mondiale en 2025.

La réduction des émissions et de l’utilisation de l’eau se fait principalement par l’amélioration de l’efficacité et le remplacement et la mise à niveau de l’équipement. Des exemples incluent des mises à niveau pour le système d’épuration de ventilation, les capteurs de mouvement du système de lumière, l’équipement de CVC, les compresseurs d’air et les chauffe-eau.

Considérations relatives au cycle de vie environnemental des matériaux et des produits

Considérations environnementales en amont :

• Les matériaux achetés pour des produits manufacturés comme le bois, le papier, l’acrylique et les minéraux/métaux peuvent être considérés par source, emplacement géographique (transport), certification environnementale et/ou recyclabilité et réutilisabilité en fin de vie.
• Le fournisseur de papier pour l’impression interne récompenses, les autocollants et les inserts d’emballage personnalisés sont certifiés FSC.
• Notre plus grand fournisseur de bois s’approvisionne en bois dur national (États-Unis) uniquement auprès d’usines membres de la NHLA.
• Notre évaluation des fournisseurs nationaux (basée aux États-Unis) comprend désormais des questions concernant les pratiques et les rapports environnementaux, tels qu’ajoutés à la mi-2023.

Considérations environnementales opérationnelles :

• La ferraille de métaux précieux (en particulier l’or) est actuellement récupérée sur place, raffinée et réutilisée dans le produit.
• Les batteries, le papier, les palettes en bois et les déchets de fabrication, les plus gros morceaux d’acrylique, les déchets électroniques, les déchets organiques et les plastiques 1 et 2 sont tous réutilisés ou recyclés à partir d’une ou de plusieurs installations d’O.C. Tanner.
• En juillet 2024, une nouvelle formation sur le recyclage à flux unique a été déployée à environ 1 100 employés du siège social et du campus principal d’O.C. Tanner aux États-Unis.
• Les matériaux pendant l’approvisionnement sont également pris en compte pour les impacts réglementaires environnementaux et / ou permis pour les opérations directes d’O.C. Tanner.

Considérations environnementales en aval pour les clients :

• Notre catalogue du Royaume-Uni et de l’Europe a une section de marchandises durables que les clients peuvent choisir dans certaines zones géographiques, ce qui représente environ 33% de ce catalogue.
• Le catalogue des États-Unis a une section « Eco Friendly » présentant des articles qui peuvent être utilisés plusieurs fois, des articles faits de matériaux recyclés ou donnant à des causes environnementales.
• Environ 70 % en poids des emballages extérieurs, des contenants d’expédition et des inserts utilisés dans le monde entier pour les produits manufacturés O.C. Tanner sont recyclables. D’ici la fin de 2025, O.C. Tanner utilisera des emballages 100% recyclables pour les articles manufacturés à l’interne. Deux fois le nombre d’emballages 100% recyclables pourront tenir dans le même conteneur de transport de taille que le conteneur actuel en raison de la refonte, ce qui diminuera les émissions de transport.
• O.C. Tanner demande aux clients et aux utilisateurs finaux de traiter les déchets d’une manière légale et responsable. Nous encourageons fortement le recyclage ou la réutilisation des produits en fin de vie.

Gestion du risque et protection des données

O.C. Tanner a fondé ses activités sur la transparence et la confiance. Les données personnelles des clients et des récipiendaires de O.C. Tanner ne doivent jamais être compromises. Nous utilisons tous les renseignements des récipiendaires exclusivement aux fins de gestion de nos programmes de client et de livraison des récompenses et marchandises aux employés récipiendaires.

Normes de protection et de confidentialité des données de O.C. Tanner :

• Aucune donnée de récipiendaire conservée aux fins de marketing
• Aucune donnée de récipiendaire conservée ou vendue aux fins de marketing par un tiers
• Aucune donnée de récipiendaire recueillie ou conservée aux fins de vente poussée ou de rehaussement des récompenses ou de la marchandise

Classification des fournisseurs

O.C. Tanner classe les fournisseurs qui reçoivent des données transactionnelles de clients et d’entreprises aux fins d’exécution de commande, notamment l’impression, l’expédition et l’expédition directe, comme des fournisseurs de niveau III. L’équipe de sécurité de l’information et de conformité est responsable d’approuver tous les fournisseurs pour vérifier s’ils offrent des niveaux adéquats de protection des données. Le processus d’approbation se déroule selon la publication SSAE 18/ISAE 3402/ISO/IEC 27001 et autres normes applicables de l’industrie en guise de cadre de travail pour la vérification des systèmes de gestion de la sécurité de l’information.

Évaluations et examens

Avant d’intégrer un fournisseur, les parties responsables d’introduire le fournisseur dans notre environnement sont tenues de demander à l’équipe de sécurité de l’information et de conformité de O.C. Tanner d’évaluer les risques liés à l’ajout du fournisseur à notre environnement d’affaires. L’équipe de sécurité de l’information approuve tous les fournisseurs pour vérifier s’ils offrent des niveaux adéquats de protection des données. Cette approbation est possible en utilisant les cadres normalisés de l’industrie applicables pour vérifier les systèmes de gestion de la sécurité de l’information. Lorsque possible, l’équipe effectue un examen sur place. Si l’examen sur place n’est pas possible, il est effectué par vidéoconférence ou téléphone, au besoin. Les résultats du processus d’approbation sont traités au cas par cas selon la nature des risques posés.

Les fournisseurs de niveau III pouvant recevoir des données transactionnelles limitées de clients de O.C. Tanner sont réévalués au moins aux trois ans, tandis que les fournisseurs de service d’infrastructure et de technologie de niveau I et II sont réévalués annuellement. L’évaluation détermine la conformité continue et le classement approprié des fournisseurs.

Diligence raisonnable

O.C. Tanner se sert d’un questionnaire pour satisfaire à la diligence raisonnable requise pour assurer la conformité continue au moins une fois tous les trois ans et annuellement pour les fournisseurs de niveau I et II. Si les mesures de contrôle ou les réponses aux questions n’ont pas changé, nous pouvons accepter une attestation du fournisseur certifiant sa conformité aux mesures de contrôle ainsi que toute documentation à l’appui requise et mise à jour.

Répercussions économiques

Nous nous imposons les normes les plus élevées en matière de justice économique. Les pratiques salariales équitables, les dons de charité et les occasions économiques sont essentiels dans nos efforts pour permettre à tous d’accéder à un meilleur avenir financier. O.C. Tanner exige que tous ses fournisseurs et partenaires adoptent des pratiques salariales équitables. Nous nous imposons les normes les plus élevées de stabilité économique pour nos employés.

Dons de charité

Notre fondateur mesurait la réussite de son entreprise par la réponse de son comptable à la question suivante : « Quelle est notre capacité à donner pour le mois? » Cet esprit résonne encore aujourd’hui dans nos cœurs et dans nos bureaux. C’est pourquoi nous donnons généreusement de notre temps aux organisations qui en ont besoin et déployons des efforts pour améliorer les collectivités de tous nos emplacements mondiaux, et versons 10 % des profits de la société à des causes philanthropiques.

La stratégie caritative de O.C. Tanner est de soutenir l’environnement, les arts, l’éducation, les enfants et les organisations que ses employés ont à cœur — tout ce qui importe à l’organisation et représente nos valeurs.

O.C. Tanner a également établi une façon de prendre soin de ses gens qui traversent des moments difficiles. Le fonds Tanner Cares, mis sur pied en 2011, offre un soutien financier aux employés de O.C. Tanner en période de grande nécessité. Pour chaque dollar versé par les employés à Centraide/United Way ou aux banques alimentaires de l’Utah, O.C. Tanner en verse deux : un à Centraide/United Way ou aux banques alimentaires de l’Utah et un au fonds de crise des employés Tanner Cares. C’est notre façon de nous assurer de rester solidaires, d’être de cœur à cœur, au moment qui compte le plus.

Fidèles à notre vision, à nos gens, à notre planète.

Nos gens sont notre cœur et notre esprit; nos valeurs le prouvent. Nous sommes unifiés dans les mêmes objectifs et engagés à contribuer à l’épanouissement les uns des autres, dans les meilleures journées comme les pires. Nous savons que notre entreprise prospère lorsque nos employés prospèrent.

Nous montrons cette même bienveillance à nos fournisseurs et, ce faisant, nous créons un sentiment de partage de responsabilité. Nous traitons tout le monde de manière équitable et agissons avec honnêteté et intégrité dans toutes nos interactions, de nos plus grands clients à nos plus petits fournisseurs.

Avec la collaboration de nos précieux partenaires et fournisseurs, nous pouvons bâtir quelque chose de merveilleux : des milieux de travail plus éthiques, des normes de travail plus équitables et un monde meilleur.

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Communiquez avec votre représentant O.C. Tanner ou adressez-vous à service@octanner.ca pour toute question.