La reconnaissance des employés est un investissement important - pour votre personnel et votre entreprise. C'est pourquoi vous voulez vous assurer que votre argent a le plus grand impact possible sur chaque récipiendaire. Pour ce faire, vous devez savoir comment comparer les modèles de facturation et de tarification au sein de l'industrie de la reconnaissance.

Lorsque vous évaluez les régimes et les mérites des différents prestataires de services de reconnaissance, recherchez celui qui vous offre des options et un contrôle. Vous voulez travailler avec une entreprise stable et digne de confiance, qui travaillera avec vous pour s'assurer que votre investissement profite à vos employés. Les modèles de facturation influent sur cette équation.

Avec près d'un siècle d'expérience dans le domaine de la reconnaissance, O.C. Tanner possède l'expertise nécessaire pour proposer des plans de facturation à l'émission (BOI) et de facturation au remboursement (BOR). Nous travaillons avec chaque client pour l'aider à comprendre les avantages et les inconvénients et à créer le plan de facturation qui répond le mieux à ses besoins.

Dans ce guide rapide, nous aborderons les termes et les modèles que vous devez comprendre pour prendre les meilleures décisions pour votre entreprise et les employés reconnus.

Glossaire de la facturation

Facturation à l'émission (BOI): Vous êtes facturé à l'avance, soit pour un total de points qui seront ensuite attribués aux employés, soit à chaque fois que des points sont attribués.

Facturation à l'échange (BOR) : Vous êtes facturé pour la valeur de la prime une fois qu'elle a été échangée (généralement avec des points).

‍Breakage: Points ou valeur laissés sans contrepartie. Exemple : On vous offre une carte-cadeau d'une valeur de 50,00 $, mais vous ne dépensez que 45,00 $ et vous ne dépensez jamais le reste. Les 5 $ non dépensés représentent une perte. Notez que les programmes de reconnaissance de la BOI, où les points sont prépayés, entraînent souvent des pertes.

‍Expiration: Certains prestataires de services de reconnaissance fixent des dates d'expiration pour les points. Faites attention aux entreprises qui fixent des dates d'expiration sans communiquer clairement les délais aux clients ou à leurs employés.

‍Grossup: Augmentation du montant total d'une prime ou d'une récompense de sorte que la valeur nette après retenue fiscale soit égale au montant que le salarié avait l'intention de recevoir.

‍Points: Les employés peuvent accumuler des points dans le cadre du programme de reconnaissance des employés de l'entreprise. Ces points peuvent ensuite être échangés contre des récompenses.

‍Frais d'abonnement : Un montant fixe que vous payez à intervalles réguliers tout au long de l'année pour conserver l'accès à un programme ou à un service. Par rapport aux frais de transaction qui s'accumulent au cours d'une expérience de reconnaissance, les frais d'abonnement se traduisent souvent par une plus grande valeur ajoutée pour les employés.

‍Frais de transaction : Frais prélevés à chaque moment d'échange dans le cadre d'une expérience de reconnaissance. Attention aux majorations cachées dans les frais de transaction qui peuvent se traduire par une diminution de la valeur offerte aux employés.

Qu'est-ce qu'une lettre d'assurance (BOI) et une lettre de remboursement (BOR) ?

BOI

Dans le modèle BOI, l'investissement initial est plus important et les points sont payés d'avance. Certains fournisseurs de reconnaissance favorisent fortement ce modèle parce qu'il leur donne les liquidités dont ils ont besoin pour financer leurs opérations avant qu'ils n'aient à remplir le formulaire récompenses. Pour les clients, le BOI présente un avantage principal : il offre souvent une comptabilité plus simple parce que l'achat préalable de points peut faciliter l'établissement d'un budget et de plans financiers pour l'année.

Comme indiqué dans le tableau ci-dessus, un signal d'alarme à surveiller avec le BOI concerne les dates d'expiration fixées sur les points par votre fournisseur de reconnaissance. Méfiez-vous des fournisseurs qui acceptent des paiements pour des points en vrac, mais qui fixent ensuite des dates d'expiration pour ces points sans communiquer clairement cette politique aux clients. Lorsque les points expirent de manière inattendue, l'impact de la reconnaissance est perdu et le fournisseur de reconnaissance reçoit un bénéfice inattendu.

BOR

Avec BOR, vous ne payez que pour récompenses qui est effectivement reçu par les employés. Vous êtes facturé lorsqu'un employé échange ses points contre de la marchandise (récompense de marque, récompense personnalisée ou cadeau de votre Boutique de récompenses) ou des cartes-cadeaux.

Certains clients préfèrent le BOR au BOI parce qu'il réduit le coût global du programme et offre une plus grande transparence. Un autre avantage du BOR est qu'il élimine le risque financier de vos épaules. Vous gardez votre argent dans vos poches plutôt que dans la plateforme de reconnaissance.

BOI vs. BOI : les avantages et les inconvénients de chaque modèle de facturation

Voyons plus en détail les avantages et les inconvénients des modèles de facturation BOI et BOR. Voici comment les deux modèles se comparent sur six éléments de votre expérience de la facturation. Vous constaterez que les deux modèles présentent des avantages et des inconvénients. Pour choisir entre les deux, il suffit de décider ce qui vous convient le mieux, à vous et à votre entreprise.

‍Breakage

Facture à l'émission : Risque accru de rupture, ce qui peut se traduire par une réduction de la valeur pour les employés et du retour sur investissement.

Facturation au moment de l'échange : Elimine les ruptures car vous n'êtes facturé que pour les points qui ont été échangés.

‍Transparence des coûts

Projet de loi sur l'émission : Moins de transparence, ce qui peut se traduire par des prix surévalués récompenses.

Facturation au moment de l'échange : Comme l'échange et la facturation ont lieu en même temps, il y a un meilleur alignement entre les prix des primes échangées et les prix du marché de détail.

‍Risque fournisseur

Facture à l'émission : Les paiements effectués à l'émission étant essentiellement une "ligne de crédit" non garantie, vous supportez un certain risque jusqu'à ce que le site récompenses soit rempli.

Facture au moment du rachat : Comme il n'y a pas de paiement anticipé, le risque financier est moindre.

‍Comptabilité

Facture à l'émission : Réduction de l'administration comptable puisqu'il n'est pas nécessaire de maintenir des comptes de régularisation pour couvrir les engagements futurs.

Facture lors de l'échange : Votre comptabilité devra tenir compte du report d'un passif d'une année sur l'autre pour les employés disposant d'un solde de points permanent.

‍Flux de trésorerie

Facture à l'émission : Le fait de payer les points à l'avance peut limiter votre trésorerie et la détourner d'autres objectifs commerciaux.

Facture au moment de l'encaissement : L'argent reste sur vos propres comptes bancaires, ce qui vous permet de percevoir des intérêts ou de financer d'autres besoins professionnels.

‍Shipping

Facturation à l'émission : Les frais d'expédition sont généralement estimés par votre vendeur et sont ensuite inclus dans les frais d'émission initiaux. Étant donné que certains points ne seront jamais échangés, le prépaiement des frais d'expédition intégré dans ces points est également perdu.

Facturation au moment de l'échange : Les frais d'expédition ne sont facturés que lorsqu'une récompense est expédiée. Le coût reflète les tarifs standards des transporteurs pour livrer un article spécifique à sa destination.

Considérations relatives à la conformité comptable et fiscale

Considérations comptables

Certains préfèrent le BOI au BOR pour des raisons comptables. Cependant, il est important de se rappeler que la plupart des entreprises comptabilisent déjà des charges pour la rémunération des employés, telles que celles liées aux plans de retraite et à l'assurance maladie.

S'il est vrai que dans un modèle de facturation à l'échange, une entreprise peut porter la responsabilité jusqu'à ce que la prime soit effectivement échangée, O.C. Tanner fournit des rapports à l'appui de cette responsabilité. Quel que soit le modèle de facturation choisi, nous fournissons des rapports sur des éléments tels que l'activité émise, l'activité échangée et un rapport récapitulatif des points. Ces rapports aident à gérer la responsabilité, à suivre les échanges et à fournir des données sur le nombre total de points en circulation. Ils fournissent les détails qui permettent au service comptable de chaque client d'ajuster la responsabilité liée à leur programme de reconnaissance des employés entre les périodes, les organisations et les équipes.

Conformité fiscale

Vous devrez également déterminer le point d'imposition sur le site récompenses traité dans le cadre de votre programme de reconnaissance. Certaines juridictions fiscales exigent que les salariés soient imposés sur le revenu des récompenses lorsqu'ils gagnent une récompense plutôt que lorsqu'ils l'échangent, en raison de la doctrine de la "réception implicite" prévue par les réglementations américaines en matière d'impôt sur le revenu. Dans ce cas, la valeur de la récompense est considérée comme une rémunération reçue. D'autres juridictions fiscales exigent que les salariés soient imposés au moment de la réception de la prime. Les rapports doivent fournir les informations détaillées nécessaires pour permettre une imposition appropriée.

La détermination de la valeur de récompenses en termes de rémunération est relativement simple dans les deux systèmes. Que la valeur des points soit de 1 cent par point, de 10 cents par point ou de 1 dollar par point, il s'agit de la rémunération de l'employé. La nature du moment où le client est facturé ne change pas le moment où les points deviennent imposables pour l'employé, ni la valeur des points imposables pour l'employé.

Les véritables objectifs des programmes de reconnaissance

Quel que soit le modèle de facturation choisi, n'oubliez pas d'encourager vos employés à échanger leurs points. Si les points stagnent, vous ne profiterez pas de l'impact positif de l'engagement des employés, comme les liens entre les équipes, l'amélioration du moral et une plus grande satisfaction dans la vie professionnelle et privée. L'échange de points est essentiel pour maximiser votre investissement et garantir que votre programme de reconnaissance améliore votre culture et vos résultats.

Nous proposons à la fois BOI et BOR, ce qui vous permet de choisir le système qui convient le mieux à votre entreprise et à vos employés. Gardez à l'esprit que peu de partenaires de reconnaissance proposent le système BOR. Notre expérience de plusieurs décennies dans le domaine de la reconnaissance des employés signifie que nous pouvons vous aider à gérer un système BOR si c'est l'approche qui vous convient le mieux.