Exigences relatives aux fichiers de données

Le nouveau fichier de données (votre population d'employés) est le moteur qui rend possible la suite intégrée de fonctionnalités de Culture Cloudet il simplifie l'expérience de l'utilisateur et de l'administrateur pour qu'elle soit plus transparente, plus engageante et plus inspirante.

Aperçu de la mise en œuvre

Lorsque vous mettez en œuvre le programme d'expérience des employés de Culture Cloud, il est utile de planifier les besoins en fichiers de données sur la population (en fonction des critères de votre programme) dans les domaines suivants.

  • Culture Cloud expériences (employés éligibles pour participer à des activités de reconnaissance, de remise de prix pour services rendus, de bien-être, de leadership, de célébration ou d'équipe initiatives)
  • Global Boutique de récompenses (règles relatives à l'attribution des bourses et à la géographie)
  • Outils d'administration (autorisations basées sur les rôles pour l'établissement de rapports et la planification du budget du programme)

Le processus

  1. Notre équipe chargée des données s'entretiendra avec vous pour mieux comprendre les objectifs du programme et veiller à ce que le transfert de données actualisées soit automatisé et transparent.
  2. Sur la base de cette conversation, une spécification de fichier de données vous sera remise afin que vous la partagiez avec votre administrateur informatique.
  3. Vous devrez ensuite collaborer avec votre équipe informatique pour élaborer une requête automatisée à partir de leur système SIRH. Une fois disponible, la requête sera testée par notre équipe chargée des données afin de s'assurer de l'exactitude du programme. (Cela prend généralement deux semaines, sous réserve de l'intégrité des données fournies par le client, bien entendu).

Types de champs de données

Information sur l'identification du client
Il s'agit de données fournies par O.C. Tanner pour être incluses dans le fichier de population de l'utilisateur afin d'assurer l'acheminement et le traitement appropriés des données dans le système d'O.C. Tanner. Ces données comprennent les noms des en-têtes des champs et un numéro d'identification unique du client qui sera inclus dans le nom du fichier.

Identification de l'utilisateur et informations de contact
Il s'agit d'éléments de données tels que le nom de l'utilisateur, l'identifiant, l'adresse électronique et le numéro de téléphone de contact. Ils sont utilisés pour stocker et identifier de manière unique chaque enregistrement d'utilisateur. Ils sont également utilisés pour la connexion au site et à des fins de communication.

Rôle de sécurité
Cette donnée indique l'accès au site de l'application Victories qui doit être accordé à chaque utilisateur, c'est-à-dire administratif, destinataire, initiateur de la reconnaissance, etc.

Manager
Cette information est utilisée pour les approbations et pour établir des relations dans le système entre les utilisateurs et leurs rapports directs.

Notification Email
Adresse électronique utilisée pour les notifications et les commentaires des chefs et des pairs lorsqu'ils sont envoyés à quelqu'un d'autre que leur supérieur hiérarchique direct.

Date d'embauche effective
Il s'agit de la date utilisée pour déterminer quand un utilisateur doit recevoir une communication concernant son anniversaire de service. Elle sera utilisée à la fois pour les anniversaires de récompense et les anniversaires hors année / non récompensés. Cette date doit être ajustée pour tenir compte de toute exigence de pont de service avant d'être envoyée à OC Tanner.

Date de naissance
Il s'agit de la date utilisée (mois et jour uniquement) pour déterminer quand la communication d'anniversaire est envoyée à l'utilisateur.

Business Unit
Cette information nous indique où se trouve chaque utilisateur dans l'organisation. Elle est également utilisée pour les recherches d'employés, les rapports et les budgets.

Hiérarchie des unités d'affaires
Elle est utilisée pour créer des relations entre chaque unité d'affaires et pour améliorer les rapports et l'outil budgétaire.

Informations relatives à la facturation
Ce lien renvoie l'utilisateur à l'adresse de facturation correcte à des fins de facturation et comprend le contact de facturation, l'adresse et l'adresse électronique où les factures seront envoyées.

Pays de l'utilisateur
Lorsque plusieurs pays sont configurés, cela facilite le processus de remboursement en dirigeant les utilisateurs directement vers le catalogue de leur pays.

Langue
Cette option permet à l'utilisateur d'afficher le site dans la langue de son choix (si cette langue a été configurée pour le programme).

Prénom préféré de l'utilisateur
Cela permet à un utilisateur d'être recherché et désigné par son prénom préféré, au lieu d'un nom formel ou d'un prénom, pour une meilleure reconnaissance. (Les utilisateurs peuvent également indiquer ou modifier leur prénom préféré après s'être connectés).

Adresse du lieu de travail
L'adresse du lieu de travail de chaque employé est destinée à l'expédition des prix ou des invitations à des prix ; si des codes de localisation sont utilisés, chacun doit être propre à l'adresse et à l'attention.

Adresse du domicile
L'adresse du domicile de l'employé est nécessaire si des invitations ou des notifications de récompenses sont envoyées à son domicile. Elle peut être mise à jour par le destinataire lors de la commande.

Lignes d'étiquette
Il s'agit de champs qui s'impriment sur l'étiquette et la facture de la bourse ; ils sont souvent utilisés pour identifier les centres de coûts, les départements ou d'autres informations permettant de trier les paquets et les factures.

Champs supplémentaires définis par le client
Un certain nombre de champs supplémentaires définis par le client peuvent être ajoutés au fichier de données, principalement pour améliorer les rapports. Il s'agit notamment de champs tels que le titre du poste, le département et le centre de coûts.

FAQ

Que doit contenir le fichier ?
Chaque fichier de données soumis doit contenir des données pour tous les utilisateurs participants (c'est-à-dire un fichier de population complet) chaque fois que des données sont envoyées à O.C. Tanner.

Comment soumettre le fichier de données ?
Les fichiers doivent être soumis à O.C. Tanner via un processus de transfert de fichiers SFTP. Le nom du fichier doit commencer par "DTLD_" pour garantir un acheminement correct. Un identifiant client personnalisé, fourni par O.C. Tanner, est requis après le "DTLD_". Le nom du fichier doit également comporter un horodatage.

À quelle fréquence le fichier de données doit-il être envoyé ?
Il est recommandé de faire coïncider la fréquence des fichiers avec le cycle de paie ; les envois de fichiers hebdomadaires et bihebdomadaires sont les plus courants. Nous n'acceptons pas actuellement de fichiers quotidiens.

Quel est le format de fichier ?
Chaque fichier doit être soumis sous la forme d'un fichier texte délimité par des tabulations. En outre, tous les fichiers doivent être codés en UTF-8. Le non-respect de cette règle peut entraîner l'absence ou la modification de caractères spéciaux (lettres avec accents, etc.).

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