Lutter contre l'épuisement professionnel : Une lutte contre l'urgence artificielle

Auteur : Ankita Poddar  

En 2019, l'Organisation mondiale de la santé (OMS) a classé le burn-out comme un "phénomène professionnel". S'il n'a pas encore été classé comme une pathologie, il est en passe de le devenir si l'on en croit les dernières études. Selon une étude Gallup réalisée en 2018 auprès de 7 500 employés, 23 % d'entre eux ont déclaré se sentir très souvent ou toujours épuisés au travail, tandis que 44 % supplémentaires ont déclaré se sentir parfois épuisés. En 2019, Clockify a affirmé que 7 personnes sur 10 sont en contact avec l'épuisement professionnel et que 5 personnes sur 10 en font l'expérience. Selon le rapport 2020 O.C.Tanner Global Culture, 79 % des employés souffrent d'un épuisement professionnel léger, modéré ou grave.

À l'ère des outils de suivi du temps et de productivité, il devient de plus en plus difficile de trouver le temps de s'adonner à de véritables loisirs ou, pour reprendre les termes de William Henry Davies, de "rester debout et de regarder fixement aussi longtemps que des moutons ou des vaches". Après tout, chaque minute passée à regarder est une minute perdue. Si l'on peut être amené à penser que le burn-out est l'apanage des faibles, un peu d'attention aux symptômes vous montrera qu'il est plus répandu qu'il ne devrait l'être. Le manque de concentration, la dépression, l'anxiété, la tension, les accès de colère, la léthargie, la perte de sommeil et d'appétit sont autant de signes qui indiquent que vous pourriez être victime d'un burnout.

L'un des moyens d'échapper à l'épuisement professionnel est peut-être de changer d'emploi, mais lorsqu'un phénomène est aussi répandu que celui-ci, il est probable que l'on rencontre l'épuisement professionnel partout où l'on va. Existe-t-il alors un moyen d'échapper au burn-out ou faut-il l'accepter comme une maladie inévitable de la nouvelle ère ?

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Les organisations ayant compris l'impact financier de l'épuisement professionnel, une attention accrue au bien-être mental n'est qu'un début. La seule façon de s'attaquer véritablement au burnout est d'identifier les facteurs d'accélération et, bien qu'il y en ait beaucoup, l'urgence artificielle est un grand coupable qui peut être facilement corrigé.  

L'urgence artificielle est l'art de rendre urgent ce qui ne l'est pas. C'est aussi simple que cela. Si vous avez une échéance à respecter pour le¹⁵ février et que vous vous fixez la date du⁵, c'est de l'urgence artificielle. L'avantage d'intégrer l'urgence artificielle est qu'elle réduit les risques de dépassement des délais. Si vous adoptez cette stratégie dans certains domaines de votre vie, cela vous aidera. Toutefois, si elle est appliquée à tous les domaines de la vie, elle perd son superpouvoir. L'urgence artificielle se nourrit d'une vision pessimiste de soi qui laisse présager le pire. Le concept repose sur la croyance que vous allez inévitablement manquer des échéances. Ce qui aggrave l'urgence artificielle, c'est lorsque votre direction commence à croire à la même vision pessimiste. Combien de fois votre manager ou vous-même, en tant que manager, n'avez-vous pas fixé des objectifs inutilement agressifs pour tenter de respecter des délais imaginaires ?

5 façons de mettre fin à l'urgence artificielle

Nous sommes entourés de délais artificiels et on nous fait croire que le monde s'arrête si nous ne les respectons pas. En vous attaquant à cette maladie, vous réduisez presque instantanément les risques d'épuisement professionnel. La bonne nouvelle, c'est que gérer l'urgence artificielle est d'une simplicité déconcertante, surtout si vous êtes un manager. Voici quelques façons de procéder :

1. La règle de l'unicité : Pendant les trois premiers mois, vous ne pouvez fixer qu'une seule échéance par mois pour l'équipe et une seule par individu. Ensuite, il n'y en a plus qu'une par trimestre. Toutes les autres échéances sont fixées par l'entreprise ou par les membres de l'équipe eux-mêmes.

Si l'outil d'évaluation est en train de fermer et que vous avez besoin d'un rapport dans le même mois, déterminez pour lequel des deux vous voulez fixer une date limite. Vous ne pouvez pas faire les deux. Si vous choisissez de fixer une date limite pour l'examen des entrées d'évaluation une semaine avant la fermeture de l'outil, l'équipe vous soumet le rapport à la date qu'elle a choisie et vice versa.

Au début, vous aurez l'impression que le monde va s'écrouler et que rien ne sera jamais fait à temps. Avec le temps, vous vous rendrez compte que le monde ne s'écroule pas, qu'il est normal que certaines choses passent à travers les mailles du filet et votre anxiété commencera à s'estomper. Vous vous rendrez également compte que votre équipe est bien plus responsable que vous ne le pensez.

2. Accord de niveau de service (SLA) de 24 heures: Il est naturel de s'attendre à ce que les gens vous répondent immédiatement ou dans l'heure. Il est alors tentant d'aller vers eux ou de leur envoyer un message pour accélérer le temps de réponse. Cependant, ces actions stressent également votre équipe. Ne recourez à l'envoi de messages, à l'appel et à la visite qu'une fois que 24 heures se sont écoulées depuis que vous avez déposé le message. Si vous espérez une réponse plus rapide, marquez l'e-mail comme "urgent". Encore une fois, votre équipe est plus intelligente que vous ne le pensez.

3. Ne laissez pas passer la pression : La tentation la plus grande est de dire que vous ne fixez des délais artificiels ou ne cherchez à obtenir des réponses immédiates que parce que votre patron attend de vous que vous le fassiez. Si vous ne le faisiez pas, il serait mécontent. Il fixe des délais agressifs et vous travaillez à rebours à partir de ces délais. Les excuses sont infinies. Ne le faites pas ! Faites ce que vous pouvez à votre niveau et ne transmettez la pression qu'au compte-gouttes. C'est votre rôle en tant que manager - d'être capable de repousser les limites et d'empêcher votre équipe de s'épuiser en raison d'une urgence artificielle. Faites peut-être redescendre la pression vers le haut. Interrogez-les (gentiment) sur les raisons des délais. S'ils ne trouvent pas de raison valable, il est probable qu'ils reconnaîtront et modifieront leurs attentes.

4. Blocs "sans réunion": Cette méthode gagne en popularité ces derniers temps. Toutefois, au lieu de décider d'un bloc de temps sans réunion pour l'ensemble de l'équipe, laissez-les choisir leurs propres blocs de temps sans réunion. Au début, c'est un peu déroutant, mais vous vous rendrez compte que le fait que les employés bloquent 4 heures dans leur propre agenda entre 8 heures et 20 heures (et au-delà si nécessaire pour tenir compte des fuseaux horaires) ne complique pas vraiment la planification. En revanche, cela leur donne le temps d'accomplir des tâches concrètes. Par exemple, je n'accepte pas de réunions avant 9h30, entre 12h30 et 13h30, entre 18h et 20h30 et après 23h. Cela permet de mieux vivre. Croyez-moi, c'est possible.

5. Travailler sur le PTO (Personal Time Off): À mon grand désarroi, ce terme gagne également en popularité. J'ai appris l'existence de ce terme vers la fin de l'année dernière et je l'ai vu à l'œuvre un bon nombre de fois. Apparemment, alors que le PTO se réfère à une déconnexion de tout ce qui touche au travail, le PTO de travail se réfère à un temps libre pendant lequel vous vérifiez vos courriels et y répondez de manière intermittente. Mon conseil : interdisez les PTO de travail - non seulement leur utilisation explicite, mais aussi leur mise en œuvre. Il n'est pas normal d'attendre d'une personne en congé qu'elle consulte ses courriels ou qu'elle soit disponible pour répondre à des appels. Oui, je le répète, rien ne s'écroulera. Après avoir cru pendant cinq ans que j'étais indispensable, j'ai fait ma première randonnée et j'ai dissipé toute l'anxiété liée à l'absence de réseau mobile. Je suis revenu à la réalité et tout est rentré dans l'ordre. Soyez un meilleur patron et giflez tous ceux qui osent répondre à leurs courriels lorsqu'ils sont en congé.  

S'il est vrai que les managers ont plus de contrôle sur l'urgence artificielle, un collaborateur individuel a également un certain contrôle. Maintenant que l'OMS s'est lancée dans l'élaboration d'une ligne directrice fondée sur des données probantes concernant le bien-être mental sur le lieu de travail, nous serons bientôt en mesure de confirmer nos nombreuses hypothèses et d'œuvrer enfin à l'amélioration de l'espace de travail.

Découvrez quatre autres façons de prévenir l'épuisement professionnel des employés.

Ankita Poddar est une professionnelle des ressources humaines qui a travaillé en tant que HR Business Partner et spécialiste de la formation et du développement. Passionnée par les RH, Ankita est une blogueuse active. Elle est blogueuse pour Human Capital Institute (HCI), People Matters India, O.C. Tanner et bien d'autres encore.