Sélectionnez un partenaire de reconnaissance des employés

Félicitations, votre quête pour trouver le bon partenaire de reconnaissance touche à sa fin - une fin gratifiante qui est maintenant clairement en vue. Si vous avez impliqué vos cadres, constitué un comité, établi un ordre de priorité pour vos objectifset recherché les meilleurs prestatairesIl se peut que vous ressentiez aujourd'hui une certaine fatigue, voire une certaine pression. Après tout, vous avez passé beaucoup de temps pour en arriver là, et il s'agit d'une décision importante qui aura des conséquences significatives pour votre organisation et pour vous personnellement. Pour vous assurer de terminer votre recherche avec succès, en étant satisfait de votre investissement et de votre choix final, voici quelques suggestions qui ont fait leurs preuves.

Évaluer les prestataires de services de reconnaissance des employés

Utilisation de la carte de pointage du prestataire de services de reconnaissance.

Peu importe que vous soyez (ou non) doué pour les mathématiques, vous devez aimer un outil qui vous permet de quantifier et de comparer l'éventail des forces et des faiblesses des prestataires de services de reconnaissance des employés figurant sur votre liste restreinte. Et si vous avez lancé un appel d'offres, vous avez probablement préparé un tableau de bord ou une matrice de décision à cette fin.

Mais quel que soit le moment où vous créez un tableau de bord, il ne faut pas oublier qu'il n'a pas besoin d'être complexe pour vous aider à évaluer objectivement vos options. En fait, une feuille de calcul comportant des colonnes pour les critères, la pondération, l'évaluation et la note est généralement plus que suffisante.

• Les critères sont simplement une liste d'exigences fonctionnelles, techniques ou de performance. Chaque exigence peut être décomposée en points spécifiques (par exemple, la solution a-t-elle des capacités mobiles ? peut-elle s'adapter à vos sites internationaux ? etc.)
• La pondération est une valeur en points que vous attribuez à chaque critère, car toutes les exigences de votre liste n'ont pas la même importance. La pondération doit bien sûr refléter les priorités de votre organisation.
• La colonne d'évaluation vous permet (ainsi qu'aux autres membres de votre comité) de noter dans quelle mesure les prestataires répondent à chaque critère. Les notes peuvent aller de oui/non à des lettres ou des points et vous permettent de comparer en un coup d'œil.
• La note est alors typiquement la somme automatique des points pondérés pour chaque critère et, en fin de compte, pour chaque fournisseur.
  

FEUX ROUGES ET FEUX VERTS.
Une fois que vous avez évalué chaque fournisseur sur la base de ses réponses et de vos propres recherches, il devrait être facile d'identifier et d'éliminer les fournisseurs qui ne sont pas idéaux et de réduire votre choix à deux ou trois. Voici quelques points importants à prendre en compte :

Drapeau rouge - Paiements anticipés requis
Méfiez-vous des fournisseurs de programmes de reconnaissance qui vous demandent de payer à l'avance les points de votre programme de reconnaissance. Si le fournisseur fait faillite, ses clients risquent de ne pas pouvoir récupérer leur argent et leurs employés ne pourront pas échanger les points qu'ils ont gagnés. Cela peut donner lieu à des conversations difficiles avec votre directeur financier.

Feu vert - Personnalisation
Au minimum, un bon partenaire offrira une personnalisation en libre-service, un peu comme la création d'un profil personnalisé sur un site de médias sociaux qui vous permet de télécharger des photos, des arrière-plans et des logos sur le site web de votre programme. Une personnalisation plus poussée nécessite du temps et des ressources et coûte donc généralement de l'argent. De nombreux fournisseurs ne peuvent tout simplement pas ou ne veulent pas effectuer de travail sur mesure pour les petites et moyennes entreprises. Mais si vous êtes une grande entreprise et que vous cherchez à créer un programme qui reflète votre marque, votre culture et vos valeurs, le fait de savoir que votre partenaire peut fournir ces services est un grand avantage.

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Drapeau rouge - Minimums cachés
Les minimums budgétaires ont leur place. Ils sont souvent destinés à garantir une expérience positive pour les employés et un retour sur investissement maximal. Mais n'ayez pas peur de poser des questions sur les minimums car, malheureusement, certains fournisseurs de services de reconnaissance attendront la fin du processus d'achat (ou même après que vous les ayez choisis) pour vous informer que tout ce qui vous a été promis a un coût beaucoup plus élevé. Un meilleur partenaire travaillera avec l'argent dont vous disposez ou vous dira d'emblée que ses offres destinées aux entreprises nécessitent un investissement de la taille d'une entreprise.

Feu vert - Options de facturation
La plupart des fournisseurs de services de reconnaissance facturent leurs clients "à l'émission" pour les points accordés aux employés. Cependant, vous pouvez bénéficier d'une facturation "à l'échange" ou d'une autre option qui répond mieux à vos besoins particuliers. (Une autre caractéristique d'un partenaire flexible).

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Drapeau rouge - Inexpérience en matière d'intégration
Le fournisseur offre-t-il une expérience inférieure à la norme aux employés en ne fournissant pas d'intégrations de reconnaissance aux systèmes que votre personnel utilise tous les jours - comme Outlook, Teams, Workday, etc. Il ne s'agit peut-être pas d'un facteur décisif, mais il doit être pris en compte dans votre décision.

Feu vert - Expertise approfondie
L'expertise est l'une des qualités les plus attrayantes de tout partenaire de reconnaissance. Comment savoir s'il dispose des bons experts pour vous aider à atteindre vos objectifs ? Comprennent-ils la stratégie de communication, le service à la clientèle, l'éducation, la mesure, les intégrations, l'assistance technique et la stratégie d'attribution des prix ? Si c'est le cas, c'est parti.

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Drapeau rouge - Réponses indirectes
Les vendeurs peuvent utiliser un langage passe-partout lorsqu'ils veulent éviter de répondre à une question. Les réponses génériques ou vagues qui manquent de substance ou de détails sont préoccupantes.

Feu vert - Solutions hors ligne
Les employés qui n'utilisent pas d'ordinateurs ou d'appareils mobiles dans leur travail quotidien ont besoin d'options analogiques pour donner et recevoir de la reconnaissance. Les meilleurs partenaires vous aideront à faire en sorte que personne ne soit oublié.

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Drapeau rouge - Apathie fiscale
Il est utile de comprendre les lois fiscales, en particulier celles qui s'appliquent aux services récompenses aux États-Unis. De nombreux fournisseurs essaieront d'ignorer l'impact des impôts, mais veillez à poser des questions éclairées car un programme conforme aux règles fiscales permet d'économiser beaucoup d'argent que vous pouvez réinvestir dans les employés.

Feu vert - récompenses
Les organisations qui accordent beaucoup d'importance au fait de laisser les employés choisir le récompenses qu'ils souhaitent n'arrivent souvent pas à comprendre la valeur des trophées personnalisés ou des symboles récompenses. Ce qu'elles ne réalisent peut-être pas, c'est que le choix et le symbolisme ne s'excluent pas mutuellement. De nombreuses organisations de premier plan mélangent les deux avec beaucoup d'efficacité. Il s'agit de remettre la bonne récompense au bon moment. Et lorsque vous comprenez l'impact culturel de la création de votre propre "langage" de récompense personnalisé avec des symboles d'accomplissement auxquels les gens aspirent vraiment, la capacité à concevoir et à fabriquer des récompenses symboliques personnalisés passe rapidement du statut d'agréable à celui de nécessaire.

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Drapeau rouge - Chimie
Il y a beaucoup à dire sur le fait de travailler avec des personnes que l'on apprécie. L'équipe de vente est-elle composée de personnes intelligentes, compréhensives et attentionnées que vous apprécieriez ? Sont-elles à l'écoute ? Vous comprennent-ils ? Avez-vous confiance en eux ? Si un vendeur potentiel a recours à des tactiques de pression ou à des coups de théâtre pour vous amener à prendre une décision en sa faveur, comment se comportera-t-il en tant que partenaire ? Pensez qu'il s'agit d'embaucher en fonction de la taille de l'entreprise. Si la relation n'est pas satisfaisante, elle ne l'est probablement pas.

Obtenir un consensus au sein du comité de sélection

Le consensus est-il réaliste ? Et à quoi ressemble-t-il ?

Certaines exigences et priorités peuvent ne pas se prêter à un tableau de bord. Ou peut-être que les résultats sont vraiment très proches. Dans ce cas, vous devrez vous en remettre à la sagesse de votre comité et, comme celui-ci est composé de personnes aux points de vue uniques, vous devez vous attendre à des désaccords.

Si les opinions divergentes peuvent être saines et utiles, vous devez veiller à ce qu'elles n'entravent pas le processus de prise de décision. Il est important et possible de parvenir à un consensus, ou au moins à un alignement. Voici quelques conseils pour vous aider à atteindre une unité suffisante pour prendre une décision finale :

Veillez à ce que les lignes de démarcation soient claires.
Les membres du comité sont d'autant plus précieux qu'ils représentent une compétence spécifique ou remplissent un rôle nécessaire. C'est d'ailleurs pour cette raison que vous avez choisi chacun d'entre eux, n'est-ce pas ? Votre ambassadeur des technologies de l'information doit s'exprimer sur les questions technologiques. De même, votre délégué financier doit se concentrer sur les coûts les plus importants. Il faut simplement veiller à ce qu'aucune contribution hors limites ne soit apportée en l'absence d'une expertise appropriée, ce qui ne ferait que brouiller les pistes. Mieux encore, soyez franc avec chaque membre du comité sur ce que vous attendez de lui. Et ce que vous n'attendez pas.

Décidez qui a le dernier mot.
Que le consensus soit ou non facile à atteindre, il est utile de désigner quelqu'un pour prendre la décision finale. Il s'agit d'une personne qui entend toutes les contributions du comité et qui procède à la sélection finale ou qui départage les voix en cas de partage des voix. Cette structure permet à chacun d'avoir son mot à dire, crée une voie claire et aide à prévenir toute contestation de la décision à l'avenir.

Méfiez-vous des "et si..."
Il peut être tentant d'examiner toutes les options sous tous les angles à la recherche de problèmes potentiels. Malheureusement, cette approche est sujette à ses propres pièges : Premièrement, il est facile de s'égarer et de se perdre dans des hypothèses qui ne se concrétiseront peut-être jamais et qui ne sont peut-être pas pertinentes pour les solutions que vous êtes en train d'évaluer. Deuxièmement, il est difficile de s'arrêter. Il faut donc y aller avec l'esprit ouvert, mais savoir quand le fermer.

Attendez-vous à avoir plus de questions.
Quelle que soit la qualité des propositions ou des présentations des fournisseurs, il y a plus de chances que les conversations de votre comité et le processus de prise de décision soulèvent de nouvelles questions qui nécessitent des réponses supplémentaires. Soyez prêt à poser d'autres questions à vos fournisseurs. Cela peut prendre un jour ou deux de plus, mais c'est toujours préférable à des suppositions ou à des conjectures.

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Maintenir l'élan

Finir fort.

Les vieux dictons "le temps, c'est de l'argent" et "le temps tue toutes les affaires" ne sont pas seulement des avertissements pour les vendeurs. En effet, chaque semaine (ou mois) qui s'écoule pendant vos délibérations - ou entre votre décision et la signature d'un contrat - peut coûter cher à votre organisation à bien des égards. En voici quelques exemples :

• Le temps des membres du comité qui pourrait être mieux utilisé ailleurs
• Inconvénients étendus de l'absence d'une solution adéquate
• Perte d'élan prolongée, entraînant une perte de priorité du programme
• Un retour tardif sur l'investissement que vous et votre entreprise avez fait

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Que faire si votre processus commence à ralentir, ou si vous voulez vous assurer qu'il ne ralentit pas ?

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CONFIRME L'ENGAGEMENT DE L'EXÉCUTIF.

Prenez contact avec chaque partie prenante pour vous assurer que la reconnaissance des employés est une priorité pour l'avenir, comprenez ce qui est essentiel pour eux et communiquez tôt et souvent. Précisez également ce que vous attendez d'eux et offrez-leur votre soutien.

‍FOCUSSUR LA STRATÉGIE. S'EN TENIR À LA TACTIQUE.

Prenez des décisions concernant la stratégie (par exemple, quels comportements vous reconnaîtrez et pourquoi) afin que le contexte et l'alignement ne changent pas en cours de route ou n'entrent pas en conflit avec d'autres décisions. Il est facile de mettre la charrue avant les bœufs, mais les tactiques telles que les voies d'approbation ou le suivi du budget feront partie du processus de mise en œuvre, et vous aurez tout le temps de les régler ultérieurement.

COMMUNIQUER EN PERMANENCE.

Il est beaucoup plus facile de perdre le rythme que de le retrouver. Heureusement, ce problème peut être largement évité si vous maintenez la communication. Des réunions régulières avec votre nouveau fournisseur de services de reconnaissance vous aideront à maintenir des attentes réalistes, à anticiper les obstacles, à planifier en conséquence et à rester sur la bonne voie.

Conclure l'accord

Nous vous souhaitons beaucoup de succès.

Choisir le meilleur partenaire de reconnaissance des employés pour votre organisation est une tâche monumentale - avec des récompenses tout aussi importantes. Bien entendu, cette tâche peut être beaucoup moins intimidante et beaucoup plus efficace si vous disposez d'un plan clair et réfléchi.

Nous espérons que cette série vous apportera exactement cela. Un ensemble simple et direct d'étapes et d'idées pour vous aider à améliorer la reconnaissance de vos employés et, en fin de compte, la culture de votre organisation. Le bon partenaire de reconnaissance vous aidera à créer de nouvelles expériences pour les employés qui améliorent la vie quotidienne au travail de manière significative. Des expériences qui permettent aux employés de se sentir appréciés et connectés, d'améliorer leurs performances et d'alimenter le succès de votre entreprise. De même, la solution que vous choisissez doit être une grande source de fierté pour vous et votre organisation. Si elle ne vous enthousiasme pas, ne vous contentez pas d'une solution. Continuez à chercher.

Au cours de votre recherche, vous découvrirez inévitablement (si ce n'est déjà fait) que les fournisseurs et les programmes de reconnaissance ne sont pas tous égaux. C'est pourquoi la recherche elle-même est importante et pourquoi O.C. Tanner est toujours prêt à vous aider.

Pour en savoir plus sur cette série ou sur notre approche de la culture par la conception, veuillez nous contacter directement.