Fonctionnalités des logiciels de reconnaissance des employés pour les grandes entreprises

Lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel de reconnaissance des employés pour les grandes entreprises, les dirigeants doivent s'assurer qu'un programme de reconnaissance des employés peut atteindre les objectifs de l'entreprise tout en s'intégrant harmonieusement aux technologies existantes.

Les logiciels de reconnaissance représentent un investissement important qui affectera presque tous les aspects d'une entreprise, en particulier lorsque celle-ci emploie des dizaines ou des centaines de milliers de travailleurs.

Un programme de récompenses et de reconnaissance qui aide l'entreprise à reconnaître ses employés peut être très bénéfique pour l'engagement, la productivité et la fidélisation du personnel. Pour qu'une solution logicielle corresponde au mieux aux résultats souhaités, vous devez trouver une solution adaptée à la culture de votre entreprise.

Mais comme toute recherche d'une solution logicielle à l'échelle de l'entreprise, ce défi requiert une attention particulière de la part des dirigeants de l'entreprise et des responsables des ressources humaines. Dans cet article, nous vous proposons des conseils sur les logiciels de reconnaissance des employés, avec les dix principales caractéristiques à rechercher lors de l'achat d'une plateforme de reconnaissance des employés.

1. Choisir une solution de reconnaissance hautement sécurisée et basée sur l'informatique dématérialisée

Les grandes entreprises ont besoin d'une solution flexible, à long terme, basée sur le cloud, qui peut être mise en œuvre dans l'ensemble de l'organisation. Cela inclut des fonctionnalités telles que l'accès par authentification unique (SSO) afin que les employés n'aient pas à se frayer un chemin à travers différentes intégrations ou applications. Des protocoles de sécurité vérifiés sont également essentiels pour les solutions d'entreprise.

La sécurité n'est pas une option. Les plateformes d'appréciation des salariés doivent répondre à des normes élevées telles que le bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis, un cadre pour les échanges transatlantiques de données à caractère personnel entre l'Union européenne et les États-Unis ; le rapport SOC 2 pour attester que des contrôles sont en place pour protéger les données ; et la conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) pour répondre à la norme élevée de l'Europe en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Le logiciel de reconnaissance des employésCulture Cloud d'O.C. Tanner est un exemple de solution hautement sécurisée qui répond aux exigences de sécurité au niveau de l'entreprise.

2. Assurer la reconnaissance des dirigeants et des pairs.

Les organisations nationales ont besoin d'une plateforme de reconnaissance puissante qui permette aux responsables de plusieurs sites de montrer leur appréciation à leurs employés. Les managers doivent être en mesure de reconnaître les membres de l'équipe pour leur travail exceptionnel, avec ou sans récompense monétaire.

L'instauration d'une culture de la reconnaissance est essentielle pour aider les employés à se sentir appréciés, à améliorer leurs performances et à avoir envie de rester plus longtemps au sein de l'organisation. Un logiciel de reconnaissance doté de fonctions flexibles et personnalisables pour les dirigeants est essentiel.  

Mais qu'en est-il de la reconnaissance par les pairs ? La reconnaissance entre pairs, où les employés se reconnaissent mutuellement pour leurs réalisations, est également essentielle pour l'entreprise et peut contribuer à améliorer l'engagement des employés.

Dans 4 Surprising Benefits of Peer-to-Peer Recognition Programs, nous découvrons que lorsque les employés se reconnaissent les uns les autres plus souvent, ils augmentent les comportements sociaux altruistes qui profitent à l'organisation, tels que l'aide, le partage, les dons et le bénévolat. Ces comportements s'ajoutent aux autres émotions positives qui découlent de l'appréciation d'un bon travail.

Une note personnalisée d'un collègue peut contribuer à remonter le moral d'un employé et à renforcer les liens au sein de l'équipe.

3. Intégrer la reconnaissance des années de service

Pour les entreprises en pleine croissance, il est logique de choisir un logiciel de reconnaissance capable d'intégrer les années de service (également appelées "anniversaires de travail") récompenses. Mais les responsables des ressources humaines doivent rechercher un logiciel qui ne se contente pas de remettre une récompense à une date précise pour marquer un jour spécial.

Les idées de programmes de reconnaissance des employés, telles que la solution Yearbook d'O.C. Tanner, peuvent recueillir automatiquement les commentaires, les photos et les souvenirs de l'équipe pour créer un souvenir numérique et/ou imprimé mémorable de la réalisation.

Une plateforme de reconnaissance des employés de qualité supérieure doit vous permettre de combiner des symboles significatifs de réussite ( récompenses) avec la possibilité de choisir un objet personnel dans un catalogue de cadeaux de valeur durable. Mais le site récompenses ou les cadeaux doivent correspondre à l'étape franchie.

Par exemple, la reconnaissance d'un anniversaire d'un an peut se traduire par un souvenir attentionné et un petit cadeau, tandis que la reconnaissance d'une étape plus importante dans la carrière peut se traduire par un cadeau plus substantiel et une récompense plus importante.

Le logiciel doit également permettre d'imprimer des certificats, des conseils de présentation, des alertes et des rappels.

4. Rechercher des analyses et des tableaux de bord robustes

La gestion des performances est essentielle pour que les entreprises et les équipes de direction des ressources humaines puissent comprendre comment une nouvelle plateforme de reconnaissance fonctionne dans l'ensemble de l'organisation.

Par exemple, si l'un des objectifs du programme est d'accroître l'engagement des employés, les dirigeants voudront pouvoir accéder à des tableaux de bord qui mettent en évidence l'activité quotidienne du programme. Grâce à des tableaux de bord intuitifs, les responsables peuvent obtenir des informations en temps réel sur le type d'activité de reconnaissance qui se déroule au sein des équipes et de l'ensemble de l'organisation.

L'un des objectifs d'un programme peut être de maintenir l'engagement des employés. Un autre objectif peut être la fidélisation des employés. Les analyses qui permettent de suivre le succès d'un programme de reconnaissance dans le temps, comme la période d'un contrat de trois ans, peuvent aider à démontrer l'effet du programme en aidant les employés à rester plus longtemps dans l'entreprise.

Des rapports personnalisés permettent aux responsables des ressources humaines de démontrer le retour sur investissement du programme aux dirigeants et autres responsables de l'entreprise.

5. Insister sur une application mobile native    

La reconnaissance formelle d'un bon travail se fait désormais à peu près n'importe où et à n'importe quel moment. En fait, les utilisateurs mobiles accordent en moyenne 98 % plus de reconnaissance que leurs homologues non mobiles. Pour les grandes organisations, cela peut se faire au niveau des départements, des bâtiments et même des villes.

Les logiciels de reconnaissance qui intègrent une composante mobile native facilitent la reconnaissance des employés sur le moment. Les employés s'attendent désormais à une bonne expérience mobile dans le cadre de toute technologie sur le lieu de travail.

Plus il est facile de manifester son appréciation, plus la reconnaissance fait partie de la culture du lieu de travail.

Toutefois, il est important de faire la distinction entre une application mobile native et un site web adapté aux appareils mobiles. Bien que le contenu d'un site de reconnaissance puisse être optimisé pour un appareil mobile, une application mobile entièrement optimisée pour iOS ou Android peut offrir une expérience utilisateur plus riche et plus agréable.

L'un des objectifs de tout logiciel de reconnaissance mobile devrait être d'intégrer une expérience mobile positive dans une culture d'entreprise complète d'appréciation.

6. Vérifier la configurabilité des flux de travail et des règles

Il s'agit d'une caractéristique importante, notamment pour les grandes organisations. La configurabilité des flux de travail signifie que vous pouvez appliquer certaines règles - à l'échelle de l'entreprise ou par région - en fonction de votre mode de travail.

Par exemple, vous pouvez choisir de fixer des niveaux de récompenses et de points spécifiques par zone géographique ou par unité commerciale. Vous pouvez également choisir de personnaliser l'expérience de l'utilisateur en fonction du type de reconnaissance, comme la récompense pour la sécurité, la récompense pour les ventes, etc. La possibilité de configurer le flux de travail d'approbation est également une chose que vous voudrez vous assurer. De cette façon, vous pouvez faire approuver certains types de nominations par les bonnes personnes.

Un autre type de configuration à rechercher est la capacité à s'adapter au niveau de l'équipe. Cela signifie que les dirigeants peuvent créer leurs propres programmes de reconnaissance pour rallier leur équipe à un objectif spécifique.

Certaines solutions de pointe, dont Culture Cloudvous permettent de créer un ensemble distinct de règles, de niveaux de récompense et de budgets pour la reconnaissance liée à des réalisations spécifiques de l'équipe. Ce type de fonctionnalité permet aux individus de se sentir reconnus pour les accomplissements spécifiques de l'équipe en plus de l'appréciation de l'ensemble de l'entreprise.

7. Lien avec les récompenses globales et l'épanouissement

Les caractéristiques littérales d'un logiciel de reconnaissance des employés ne sont pas les seuls facteurs à prendre en compte lors de l'évaluation d'une solution. D'autres facteurs à prendre en compte sont les récompenses offertes aux employés et les options de récompense.

Un programme de qualité supérieure offre non seulement une large sélection de marchandises et de cartes-cadeaux, mais aussi un service de livraison à l'échelle mondiale. Cet aspect est important pour les grandes entreprises qui opèrent dans de nombreux pays et/ou pays.

Les exemples de programmes de reconnaissance des employés peuvent varier. Certaines solutions n'offrent que des cartes-cadeaux ou un nombre limité de marchandises. D'autres peuvent offrir des milliers d'options de marchandises de tiers. Un programme qui offre un vaste inventaire de produits et qui gère son exécution en interne peut être l'option la plus attrayante pour de nombreuses organisations de grande taille.

Une bonne variété de récompenses comprendra des produits de marque, des gadgets technologiques, des aventures, des concerts, des événements sportifs, des voyages, des cartes-cadeaux, des dons de charité, et plus encore.

8. Explorer la gestion et le suivi du budget

La qualité des plateformes de reconnaissance dépend de votre capacité à les gérer, ce qui inclut la gestion du budget.

Un programme de récompenses efficace est flexible et configurable. Par exemple, le logiciel vous permet-il de choisir d'être facturé lorsque les points sont attribués ou lorsqu'ils sont échangés ? En fonction de la manière dont votre organisation répartit son budget, l'une ou l'autre de ces options peut vous sembler plus appropriée.

Il est également important de s'assurer qu'il offre la possibilité d'établir des budgets par site, par unité opérationnelle ou en fonction de l'éligibilité. Cela est particulièrement important pour les grandes organisations présentes dans plusieurs villes, États ou pays. Vous devez avoir la possibilité de définir la fréquence d'actualisation des budgets et de gérer les taxes dans différents lieux.

Enfin, vous aurez besoin de rapports solides qui vous permettront de suivre l'utilisation de votre budget et de procéder à des ajustements en conséquence.

9. Relier les gens à un objectif

L'objectif fait partie de ce qui constitue la culture d'entreprise d'une organisation. Le Global Culture Report de l'Institut O.C. Tanner a révélé que "les employés sont 121 % plus motivés pour faire leur meilleur travail lorsque la reconnaissance est liée à l'objectif de leur organisation". Cela vaut non seulement pour la reconnaissance des performances quotidiennes, mais aussi pour la reconnaissance des années de service.

Les dirigeants qui construisent régulièrement une culture d'entreprise positive sont parfaitement conscients de la manière dont la reconnaissance peut contribuer à cet effort.

Lorsqu'ils font part de leurs remarques à l'occasion d'un anniversaire de travail, les dirigeants doivent être personnels, précis, authentiques et en phase avec l'objectif de l'organisation. Cela permet de relier les réalisations et la croissance du lauréat à l'objectif de l'organisation. Cela aide également les autres membres de l'équipe à se rapprocher de l'objectif et des buts de l'équipe et de l'entreprise dans son ensemble.

10. Prévoir des intégrations personnalisées

Le Global Culture Report de l'Institut O.C. Tanner a précisé que l'un des objectifs que les organisations devraient inclure dans l'expérience de leurs employés est d'intégrer la reconnaissance dans le flux du travail quotidien. "Les entreprises devraient s'efforcer d'intégrer la possibilité de reconnaître les employés directement dans les processus existants. Cela signifie inclure la capacité de reconnaître les autres dans les courriels, les navigateurs web, les outils sociaux, les intranets, les portails RH et les autres programmes que les employés utilisent déjà quotidiennement".   

L'un des moyens de garantir une utilisation maximale d'un programme dans le cadre d'une expérience de travail quotidienne est de procéder à des intégrations personnalisées. Il s'agit d'intégrer le logiciel de reconnaissance dans la technologie que les employés utilisent déjà, comme les clients de messagerie et les outils de médias sociaux.

De cette façon, un membre de l'équipe peut plus facilement partager son appréciation avec une carte électronique ou une récompense sans effort supplémentaire. Plus les employés ont accès à des outils de reconnaissance, plus il y a de chances que des micro-expériences de reconnaissance se produisent fréquemment.    

Choisir un logiciel de reconnaissance des employés

La question du choix d'un logiciel de reconnaissance des employés est suffisamment vaste pour que vous fassiez des recherches, qui ne déboucheront peut-être pas sur une solution unique qui s'impose dans toutes les catégories que nous venons de mentionner.

C'est pourquoi il est essentiel de choisir une plateforme qui correspondra le mieux à la culture de votre entreprise et qui s'intégrera à votre technologie existante. Mais le choix d'une solution qui permettra à des milliers d'employés de rester engagés et de faire du bon travail en vaut la peine. Il y a fort à parier que vous réduirez votre recherche aux deux ou trois meilleures options.

En examinant les conseils de cet article sur les logiciels de reconnaissance des employés, n'oubliez pas que la plateforme de reconnaissance des employés la plus appropriée peut être différente pour chaque organisation. Mais pour la plupart des entreprises, les dix idées de reconnaissance des employés et les caractéristiques des logiciels énumérés ci-dessus vous aideront à faire un choix solide.

Au moment de prendre votre décision finale, vous pouvez également consulter Votre guide complet des programmes de reconnaissance des employés. Cet article détaille les nombreux avantages d'un programme de reconnaissance et la façon dont la reconnaissance influe sur les six aspects essentiels de la culture d'entreprise : objectif, opportunité, succès, bien-être, appréciation et leadership.

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Si vous souhaitez parler aux experts en reconnaissance des employés d'O.C. Tanner de la façon dont nous pouvons vous aider à élaborer une solution pour vous, n'hésitez pas à nous contacter.