Former votre comité

On vous a confié la responsabilité de sélectionner e partenaire de reconnaissance des employés? Félicitations! Ce rôle important façonnera la culture de votre milieu de travail pour les années à venir. Si vous le faites correctement, votre programme de reconnaissance fera le bonheur des employés, de la recrue au PDG, et deviendra un important tremplin dans votre carrière. Toutefois, cette occasion de changer les choses s’accompagne de lourdes responsabilités. Vous ne voulez pas manquer votre coup. La bonne nouvelle est que vous n’êtes pas seul. Vous pouvez compter sur le soutien de nombreuses personnes dans le processus de prise de décisions, particulièrement dans les grandes organisations. Le présent guide vous propose des conseils pratiques pour former un comité de sélection de fournisseurs afin d’évaluer les besoins des employés, d’établir les objectifs et les références du succès, de mobiliser les différentes régions, d’atteindre un consensus et de développer des champions qui garantiront le succès de votre programme.

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Avez-vous même besoin d’un comité? Tout dépend.

Comités de sélection des petites entreprises

De nombreux facteurs entrent en jeu quand vient le temps de former ou non un comité de sélection. Mais le plus important est sa taille. Dans le cas d’une petite ou moyenne entreprise, il y a de fortes chances que vous n’ayez besoin que d’une petite équipe et que vous sélectionniez un partenaire sans avoir recours à un comité officiel. Nous vous conseillons tout de même prendre votre temps et de le faire correctement. Vous pourrez sans doute accomplir la majorité du travail vous-même ou avec l’aide d’un ou deux collègues des RH. Suivez ces étapes simples :

1. Obtenir le soutien de la direction. Il n’est peut-être pas nécessaire de préparer l’analyse de rentabilité de la reconnaissance dans votre organisation, mais en cas de doute, faites-le sans tarder et de manière convaincante. Tant que vous n’aurez pas l’aval de la direction, le changement que vous cherchez à inspirer par la reconnaissance sera un rêve inatteignable.

2. Établir la priorité de vos objectifs. Ne commencez pas votre recherche sans connaître les réponses à certaines questions, comme Pourquoi entreprenons-nous cette initiative? Quels problèmes espérons-nous régler? Comment mesurerons-nous le succès? Les réponses à ces questions guideront de nombreuses décisions en cours de route.

3. Rechercher les meilleurs fournisseurs. La recherche des meilleurs fournisseurs sous-entend généralement d’utiliser Internet, de solliciter les conseils d’amis œuvrant dans des entreprises ayant des besoins semblables et peut-être de consulter des analystes de l’industrie et des publications de RH et de visiter des expositions commerciales. Consultez le Magic Quadrant de Gartner, le classement Baker’s Dozen de HRO Today, ou le rapport Peak Matrix. Lorsque vous aurez identifié quelques-uns des meilleurs candidats de l’industrie, sélectionnez vos trois favoris. Envoyez-leur ensuite votre demande de propositions.

4. Choisir un partenaire. Planifiez une démonstration du logiciel, des services et des capacités d’exécution de chaque fournisseur. Utilisez une carte de pointage ou une matrice d’évaluation. Rappelez-vous comment vous vous êtes senti lors de chacune des démonstrations. Demandez-vous si la solution offerte en est une que vos gens aimeraient.

Déterminez le partenaire potentiel qui offre les meilleurs fonctions, programmes, service à la clientèle et flexibilité pour répondre à vos besoins précis. Quel candidat saura respecter vos objectifs importants de reconnaissance? Quel candidat pourra s’adapter à votre croissance? Quel candidat propose la philosophie de reconnaissance des employés la plus près de la vôtre? Lorsque vous aurez répondu à ces questions, sélectionnez votre partenaire et commencez à façonner la solution que vous avez toujours désirée.

Si vous êtes une petite organisation ou que vos besoins sont simples, le processus ci-dessus peut vous suffire. Cependant, dans le cas d’une grande entreprise, particulièrement si sa portée est mondiale, vous vous simplifierez grandement la tâche si vous formez un comité pour participer à votre recherche.

Comités de sélection de grandes entreprises

Voici quelques conseils pour la formation d’un comité de sélection.

Dans les grandes entreprises, le succès de toute nouvelle initiative dépend du soutien entier des principales parties prenantes dès le début. C’est ici qu’un comité de sélection de fournisseurs peut être très utile. En plus de vous aider à rassembler des perspectives importantes en temps réel, il mettra également à votre disposition des personnes avisées pour guider vos décisions à chaque étape. Vous ne pouvez pas tout connaître à propos des besoins des employés, des contraintes budgétaires ou des objectifs de rendement de chaque service ou région de votre organisation. Mais les membres de votre comité eux le sauront. Tournez-vous vers eux. Collaborez. Posez des questions. Tirez des leçons. Choisissez votre fournisseur en conséquence. Votre solution sera un succès.

LA SÉLECTION D’UN PARTENAIRE EST UNE AVENTURE. CHOISISSEZ SOIGNEUSEMENT CEUX QUI VOUS ACCOMPAGNERONT.

Nous savons tous que les comités peuvent être difficiles à gérer. Mais il peut en être autrement. Si vous choisissez les bonnes personnes, avec des forces complémentaires, un comité peut aussi être une équipe de rêve qui ouvre la voie au succès. Dans la section suivante, nous vous indiquerons quels sont les joueurs clés à choisir pour un comité de sélection de fournisseurs. La description des différents membres vous donnera un bon point de départ, mais sans plus. Vous devrez également réfléchir :

• aux personnes en qui vous avez confiance
• avec lesquelles vous aimez travailler
• qui peuvent vous aider dans des domaines qui vous sont complètement inconnus
• qui rendront l’aventure aussi agréable que la destination

Gardez à l’esprit que, selon vos besoins uniques, plusieurs membres du comité formeront ensuite l’équipe de mise en œuvre.

Rôles et responsabilités des membres du comité de sélection

Lorsque les joueurs connaissent et exécutent bien leur rôle, l’équipe gagne.

Un conseil : des responsabilités clairement établies forment des équipes plus fortes. La dernière chose que vous souhaitez est de vous lancer dans des discussions interminables à propos du choix du fournisseur. Vous pouvez facilement éviter cette situation en attribuant un rôle à chacun des membres : consultation, gestion de projet et prise de décision finale. Cette clarification permettra à tous de se détendre et de profiter de l’aventure plutôt que de lutter pour prendre les commandes.

Au bout du compte, il n’y a rien de mal à tenter l’approche démocratique et à soumettre le choix du fournisseur au vote. Mais que ferez-vous en cas d’égalité? Et si une faible majorité choisit un fournisseur que le chef d’équipe juge inapproprié? Pour que ces scénarios se déroulent harmonieusement, établissez dès le départ qui aura le dernier mot ou le droit de veto et tout se déroulera bien.

 CHOISISSEZ VOTRE COMITÉ SELON VOTRE SITUATION UNIQUE.

Il n’y a aucune bonne ou mauvaise façon de former un comité de sélection. Mais voici les membres de comité les plus courants que nous avons rencontrés en parcourant les demandes de propositions de centaines d’organisations réputées. Vous aurez peut-être besoin de plus (ou moins) de membres que ce que nous suggérons ci-dessous. Peut-être devrez-vous confier le même rôle à deux membres du comité ou supprimer un des rôles. Mais une chose est certaine : en invitant au moins une des personnes suivantes à se joindre à votre comité de sélection, vous profiterez de précieuses perceptions et faciliterez la sélection d’un fournisseur.

Après avoir lu les rôles, utilisez notre Planificateur de comité de reconnaissance pour proposer des noms et commencer à créer votre comité.

Prochaines étapes

Vous avez formé un comité. Et maintenant?

La première chose à faire est d’inspirer votre équipe. En guise d’introduction, demandez à chaque personne de partager sa pire ou sa meilleure expérience de reconnaissance. Expliquez ensuite l’impact potentiel d’un excellent programme de reconnaissance des employés sur l’environnement de travail et la réussite de votre entreprise. Promettez à votre équipe des réunions courtes et efficaces, des mandats clairs et la possibilité de s’exprimer pour décider de l’avenir de votre culture d’entreprise. Puis, suivez les quatre étapes décrites précédemment à la section « Comités de sélection de petites entreprises ».

1. Parvenez à un consensus. Convenez du « pourquoi » en communiquant clairement les problèmes que vous tentez de régler et en définissant les critères du succès. Notre guide pour établir la priorité des objectifs vous aidera. Expliquez comment et pourquoi le comité a été mis sur pied, comment le projet a commencé et quelles sont vos attentes à l’égard du nouveau fournisseur. Assurez-vous d’harmoniser vos objectifs de reconnaissance avec vos objectifs d’affaires pour ne pas limiter cette initiative aux RH, mais en faire une stratégie de croissance essentielle au succès de l’entreprise. La communication ouverte, la résolution des conflits au pied levé et l’atteinte d’un consensus permettront au comité de rester efficace et préviendront le retard des décisions.

2. Partagez la rétroaction des employés que vous avez recueillie sur l’état actuel de l’expérience employé et de la reconnaissance en particulier. Si vous avez une solution en place, vous devez savoir ce que les gens aiment ou n’aiment pas à propos de cette solution (vous pouvez mener un court sondage si ce n’est pas déjà fait). Quels aspects vos employés, gestionnaires et régions veulent-ils conserver? Ou supprimer? Vous devez également connaître les types de reconnaissance utilisés dans votre organisation à l’extérieur d’un programme officiel (cartes-cadeaux informelles pour lesquelles il est difficile d’assurer le suivi, cadeaux et dîners d’équipe financés directement par le gestionnaire, etc.).

3. Déterminez les exigences de votre solution ensemble. Pensez à la technologie, aux intégrations dans d’autres systèmes HRIS, aux récompenses significatives, aux expériences de reconnaissance, aux présentations, au service à la clientèle, aux récompenses personnalisées, etc.‍

Profitez de l'aventure

La recherche d’un partenaire de reconnaissance est une tâche excitante et marquante. En incluant les bonnes personnes à l’aventure et en leur donnant la bonne information dès le départ, votre recherche sera facilitée. Vous pourrez aussi sélectionner un partenaire de reconnaissance qui influence positivement votre culture, crée un élan positif et favorise l’épanouissement des gens au travail.