Rechercher les meilleurs fournisseurs

Lorsque vous aurez une bonne idée de vos raisons d’avoir recours à un partenaire de reconnaissance des employés (dans le cas contraire, reportez-vous au document Établir la priorité des objectifs) , vous serez prêt à entreprendre votre recherche. À l’instar de toute enquête importante, la démarche sera plus facile si vous êtes organisé, méthodique même. Parce qu’il existe de multiples façons et endroits pour mener vos recherches, plus vous serez décidé et orienté, moins l’exercice sera intimidant et laborieux. Alors, décortiquons le processus en trois étapes réalisables et gérables : identifier les fournisseurs potentiels, sélectionner les partenaires les plus prometteurs et solliciter les propositions. Selon l’expérience de centaines d’organisations comme la vôtre, cette approche vous aidera à prendre une décision efficace, assurée et ultimement fructueuse.

Identifier les fournisseurs

Qui sont-ils et quels sont les bons fournisseurs?

Il n’y a pas de façon unique d’explorer la multitude d’entreprises présentes dans l’industrie de la reconnaissance des employés. Mais plusieurs avenues sont à privilégier. Nous vous en proposons quelques-unes ci-dessous qui valent la peine d’être retenues pour vous aider à compiler la liste de candidats dont vous aurez besoin pour la prochaine étape de votre parcours.

APPELEZ UN AMI. OU CINQ.

Il est très probable que vous connaissiez déjà plusieurs personnes qui ont une expérience précieuse et des opinions instructives sur les partenaires et les solutions de reconnaissance des employés. Comptez sur leur expertise. Échangez par textos, au téléphone, par courriel, allez manger ensemble, selon ce qui convient à leur horaire.

Pour vous assurer d’avoir des conversations fructueuses, préparez quelques questions, comme :

• Pourquoi avez-vous choisi votre fournisseur?
• Qu’aimez-vous le plus de la relation et des produits?
• Qu’aimez-vous le moins?
• Le choisiriez-vous de nouveau si vous deviez recommencer?
• Quels sont les nouveautés ou les incontournables dans ce domaine?
• À qui devrais-je également m’adresser?

À tout le moins, v ous prendrez le pouls du paysage concurrentiel et vous en tirerez des perspectiv es pratiques et courantes. De plus, cette dernière question peut v ous mener vers d’autres sources de sagesse.

QUE DIT LE WEB?

La plupart des parcours d’acheteurs (61 %) comprennent une vaste recherche en ligne. Près des trois quarts (71 %) des acheteurs affirment effectuer des recherches anonymes durant les trois premiers mois. En moyenne, les chercheurs interentreprises effectuent 12 recherches avant de s’engager sur le site d’une marque en particulier. La raison : Google, les communautés en ligne et les sites d’évaluation de logiciels, même ceux basés sur la publicité, proposent des renseignements très utiles.

Cela dit, voici quelques éléments à retenir durant votre recherche Web :

Choisissez soigneusement vos mots. Google classe chaque site Web proposé dans le cadre d’une recherche selon plusieurs critères, y compris le nombre de sites qui y sont liés, depuis combien de temps le site existe, le temps que les utilisateurs passent sur le site et, évidemment, les termes clés de recherche. Mais les algorithmes exacts servant à pondérer ces facteurs changent fréquemment dans un effort incessant d’améliorer la validité des résultats. Sachez que malgré les meilleurs efforts de Google pour déterminer l’intention d’une recherche, chaque mot que vous utilisez peut grandement influer sur les résultats. Votre précision portera ses fruits.

Soyez informé. Si vous entrez « programme de reconnaissance des employés » ou « logiciel de reconnaissance des employés » dans Google, les quatre premiers résultats affichés sont des annonces payées (généralement 12 $ par clic). Mais le seul fait qu’un fournisseur soit prêt à débourser pour cette visibilité ne signifie pas qu’il est nécessairement la meilleure option pour vous. Les quelques premiers résultats suivant les annonces valent davantage la peine de s’y attarder.

Soyez encore plus informé. La fonction d’ avis d’utilisateurs sur les sites d’évaluation des logiciels comme Capterra et G2 sont valides et fiables. Toutefois, le classement sur certains sites (comme Capterra) est payé, tandis que sur d’autres (comme G2), ce sont les évaluations qui déterminent le classement.

Tournez-vous vers les leaders d’opinion. Les associations de l’industrie des RH comme Society for Human Resource Management (SHRM), WorldatWork, Employee Benefit News (EBN), HR Certification Institute (HRCI), Human Capital Institute (HCI) et Recognition Professionals International (RPI) ont tous des sites et du contenu qui valent la peine d’être lus et proposent souvent le nom de fournisseurs. Vous devez savoir que ces organismes sont également financés par la publicité.

Créer des liens. Le site Web de réseautage professionnel LinkedIn offre des groupes dédiés aux RH (et presque chaque industrie au monde) où les membres du groupe peuvent partager des articles, discuter des tendances, poser des questions et offrir des conseils. Vous pouvez également parcourir les publications, télécharger des livres blancs, créer des liens avec les vétérans de l’industrie et puiser dans votre propre réseau de relations en posant simplement une question sous forme de mise à jour du statut.

VISITEZ LES SALLES D’EXPOSITION.

Les expositions commerciales et les conventions se sont faites rares durant la pandémie, mais dans la plupart des cas, elles ont été des occasions profitables et le seront de nouveau. Plus précisément, elles proposent un excellent forum pour rencontrer des représentants de différents fournisseurs dans un format condensé et efficace, ainsi que pour découvrir les technologies émergentes et les nouvelles idées. De plus, il n’y a pas de mal à réseauter et à nouer des liens avec les autres participants de l’événement.

Consultez les dates (et les fournisseurs participants) des événements comme ceux offerts par SHRM ou WorldatWork pour voir lesquels conviennent à votre calendrier.

Sélectionner les partenaires prometteurs

Diligence raisonnable

Lorsque vous aurez une idée générale des fournisseurs disponibles, vous pourrez les explorer en profondeur. Regardez de plus près et d’un œil plus critique les fournisseurs qui semblent un bon choix pour votre organisation. L’objectif : raccourcir la liste afin d’effectuer (ou d’éviter) une demande de propositions. Le processus de présélection peut inclure l’un ou l’ensemble des moyens suivants :

Analystes
Si votre entreprise a déjà des liens avec des analystes comme Gartner et Forrester qui couvrent l’industrie des RH, pensez à les contacter.

Recommandations des clients
Lorsque vous visitez les sites Web de fournisseurs, soyez à l’affût de noms de clients et de tout témoignage. Communiquez avec ceux qui font face à des défis semblables à ceux de votre organisation. Interrogez-les sur leur expérience avec le fournisseur et demandez-leur s’il a su à répondre à leurs attentes.

Sites Web de tiers
Les sites comme Crunchbase sont parfaits pour accéder aux données financières d’un fournisseur. En outre, le site Owler offre une courte liste de fournisseurs et d’information à propos du financement participatif reçu.

Autres sources
G2, le site d’évaluation de logiciels, propose une fonction qui vous permet de comparer directement des fournisseurs selon différents critères. Jetez aussi un œil aux évaluations comme le rapport PEAK Matrix® en matière de récompenses et de reconnaissance de Everest Group et le palmarès de satisfaction des clients Baker’s Dozen de HRO Today en matière de reconnaissance.

QUOI CHERCHER –PRÉCISÉMENT.

Vous avez peut-être déjà une idée claire de ce que vous attendez d’un fournisseur de reconnaissance, mais en cas de doute, voici une liste de vérification des capacités qui guidera votre recherche vers les partenaires potentiels et vous aidera à déterminer les bons candidats.

Solliciter des propositions

Optimisez votre demande de propositions

Comme tout bon profil de rencontre en ligne, le processus de demande de propositions devrait vous aider à en savoir plus à propos d’un partenaire potentiel sans vous engager dans une relation. Si la demande de propositions peut sembler intimidante et laborieuse, même pour les professionnels des RH et de l’approvisionnement les plus expérimentés, il peut en être autrement.

POURQUOI FAIRE UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS?

En termes simples, pour la tranquillité d’esprit. Une demande de propositions officielle est une façon plus rigoureuse de comparer les caractéristiques, les fonctions, la conformité, la qualité et tout autre facteur important de vos principaux candidats afin d’avoir l’esprit tranquille lorsque les enjeux sont élevés. Par-dessus tout, vous gagnerez du temps.

Les demandes de propositions typiques soulignent la portée d’un projet et exigent des partenaires potentiels une proposition détaillée dans un certain délai. Ensuite, les propositions doivent évidemment être discutées et évaluées. Si le processus est bien fait, les demandes de propositions peuvent vous aider à prendre une décision éclairée, même avant de parler avec un représentant. Mais ce n’est pas un processus que vous pouvez entreprendre et conclure en une semaine (ou même un mois).

N’oubliez pas que les demandes de propositions ne constituent qu’une étape pour apprendre à connaître les fournisseurs de reconnaissance. Elles ne doivent pas remplacer les conversations, les présentations, les démonstrations et les réunions de suivi.

COMMENT SAVOIR SI UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS EST APPROPRIÉE DANS VOTRE CAS?

Dans certaines situations, les demandes de propositions peuvent être absolument nécessaires. Par exemple, si votre organisation œuvre dans un environnement hautement réglementé ou si elle est tenue de présenter des propositions multiples. Les demandes de propositions peuvent également être déterminantes pour les grandes organisations dotées de processus d’achat ou de projets complexes qui nécessitent une grande quantité de renseignements techniques.

Si la demande de propositions n’est pas requise ou essentielle, vous épargnerez du temps, de l’argent et des ressources en omettant cette étape. Par contre, il n’est jamais conseillé d’avoir recours à une demande de propositions pour remplacer votre recherche, ou parce que vous n’avez pas envie de traiter avec un représentant. Si c’est le cas, le processus de demande de propositions peut se retourner contre vous, et vous recevrez des propositions de fournisseurs loin d’être idéaux (voire d’aucun fournisseur du tout).

AMÉLIORER LE PROCESSUS DE DEMANDE DE PROPOSITIONS.

Lorsque vous aurez décidé de vous lancer dans le processus de demande de propositions, utilisez les sept conseils ci-dessous pour assurer un processus harmonieux :

1. Préciser la recherche. En envoyant une demande de propositions à des dizaines d’entreprises, vous ne ferez que compliquer le processus. Votre recherche préalable devrait vous permettre de cibler de trois à cinq fournisseurs. Vous pourriez même organiser des rencontres et assister à des démonstrations de partenaires potentiels avant de procéder à une demande de propositions; plus vous limitez la sélection maintenant, mieux le reste du processus se déroulera au moment de présenter vos résultats au comité.

2. Tirer parti des experts. Les entreprises qui obtiennent de bons résultats aux palmarès Baker’s Dozen, FORTUNE Best Companies to Work For®, Everest Group PEAK Matrix®, etc. méritent une attention particulière. Remarquez également les entreprises qui ont du vécu et qui sont stables financièrement. Vous seriez surpris de constater la rapidité à laquelle les fournisseurs apparaissent et disparaissent dans ce domaine. L’historique est important.

3. Décider des fonctionnalités. Il est important de comprendre les fonctionnalités de produit et de programme les plus fréquemment offertes. Ne faites pas de compromis sur celles qui comptent le plus pour vous et votre organisation.

4. Inclure une grille d’évaluation. Au moment de préparer toute demande de propositions, assurez-vous de créer une grille d’évaluation pour y inclure tous les besoins de votre organisation. Cette grille vous permettra aussi de minimiser les préjugés et d’éviter la pensée de groupe au moment d’examiner les propositions. De plus, convenez de la grille d’évaluation avec vos parties prenantes avant de lancer la demande de propositions afin de la modifier en conséquence, si nécessaire.

5. Personnaliser la demande de propositions à l’industrie de reconnaissance des employés. La qualité d’une proposition est directement proportionnelle à la précision de la demande. Ainsi, l’envoi d’un modèle de demande de propositions générique est une grave erreur qui pourrait vous faire perdre du temps. La plupart des fournisseurs seront heureux de vous fournir des détails. Aidez-les à vous aider.

6. Formuler les questions délibérément. En règle générale, les questions qui nécessitent une réponse réfléchie sont plus bénéfiques que celles dont la réponse se limite à un mot, comme oui ou non. Formulez-les à votre avantage. En outre, le fait de séparer les questions (plutôt que de les combiner) facilitera les réponses et leur évaluation subséquente.

7. Rechercher la simplicité. Plus vous poserez de questions, plus vous aurez de contenu à lire, à analyser et à évaluer. Tenez-vous-en à l’objectif et posez seulement les questions auxquelles vous ne pourrez obtenir de réponses ailleurs. Il est inutile de reproduire un contre-interrogatoire juridique en posant des questions auxquelles vous connaissez déjà les réponses (même si vous avez l’impression d’être efficace et rigoureux).

NE VOUS FIEZ PAS EXCLUSIVEMENT À LA DEMANDE DE PROPOSITIONS.

Malgré tous les avantages associés aux demandes de propositions, elles ne sont pas la seule façon de trouver la bonne solution de reconnaissance et elles ne suffisent pas à elles seules. Que vous optiez ou non pour une demande de propositions, vous devriez visiter les installations des fournisseurs potentiels (virtuellement si nécessaire), assister à des démonstrations et rencontrer les équipes avec lesquelles vous travailleriez pour confirmer que les solutions répondent à vos attentes et que le courant passe.

Heureusement, si vous avez tiré parti des recommandations obtenues, effectué vos recherches et lancé une demande de propositions prudente, votre organisation sera parfaitement positionnée pour prendre sa décision finale.

RÉDIGER LA DEMANDE DE PROPOSITIONS

Prochaines étapes

Comparer, opposer et choisir.

À la suite de vos recherches et de la collecte d’information, vous aurez probablement dégagé des préférences. Vous serez peut-être même un peu nerveux.

La bonne nouvelle, c’est que vous y êtes presque. Avec les bons critères, les bonnes questions et procédures pour parvenir à un consensus et prendre une décision finale, vous aurez bientôt un partenaire de reconnaissance des employés qui vous aidera à créer ou à perfectionner la culture dont votre organisation a besoin pour les prochaines années.

L’autre bonne nouvelle est que nous abordons ceci en détail dans le dernier article de cette série : Choisir un partenaire. Jetez-y un coup d’œil et n’hésitez pas à passer en revue les perspectives du document Culture intentionnelle – Guide d’achat pour la reconnaissance.

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Si vous vous sentez prêt à entreprendre le processus de demande de propositions avec O.C. Tanner, vous pouvez aller de l’avant avec une demande de propositions personnalisée.