L’outil budgétaire vous permet de suivre et de modifier l’émission de nominations et monétaires Cartes Virtuelles dans votre programme de reconnaissance. Avec une visibilité en temps réel, vous pouvez facilement éviter de sous-dépenser ou de dépenser trop et de garder votre programme et vos employés prospères.

À quoi sert l’outil budgétaire :

• Fournir une visibilité en temps réel des dépenses de programme ventilées par l’unité commerciale ou la hiérarchie budgétaire des personnes (en fonction de votre fichier de données)
• Prévenir les dépenses excessives en arrêtant l’approbation de la nomination / l’envoi de monétaire Cartes Virtuelles lorsque les fonds pour un groupe spécifique ont été épuisés
• Contrôler les dépassements de budget d’un montant spécifique
  
• Donner accès à d’autres personnes dans le programme pour l’administration ou la visualisation du budget
• Rappeler aux employés d’envoyer une reconnaissance avant l’expiration de leur budget via des e-mails configurables automatisés (pour les budgets de personnes)

Comment créer un nouveau budget

1. Sélectionnez Aperçu du budget.

Connectez-vous à votre programme de reconnaissance et sélectionnez Boîte à outils > Admin Home > Gérer le budget > vue d’ensemble du budget.

2. Créez un nouveau budget.

Dans Vue d’ensemble du budget, cliquez sur « Créer un nouveau budget ». Le nouveau budget sera affiché sur la page d’aperçu avec un état incomplet.

Remplissez les champs obligatoires :

Hiérarchie budgétaire : Sélectionnez Budget d’entreprise ou Budget des personnes. Le premier est basé sur la structure de votre entreprise, tandis que le second est basé sur votre structure de gestion.

Segment de budget de base de recherche : Recherchez l’utilisateur qui se trouve au sommet de la hiérarchie de l’organisation (par exemple, le PDG). Remarque : Le budget des activités n’aura pas cette option s’il est sélectionné.

Nom du budget : Entrez un nom pour le budget. Nous vous recommandons d’inclure une référence au calendrier budgétaire dans le nom du budget (par exemple, budget annuel du programme: 1er janvier 2022 - 31 décembre 2022)

Budget total : Entrez le montant total de points/dollars (devise) à associer au budget.

Autoriser les dépenses excessives : Sélectionnez la règle de dépassement de crédits à appliquer au budget.

Dates de début et de fin du budget : Sélectionnez les dates de début et de fin du budget pour lesquelles le budget sera actif. La date de début doit être la date actuelle (c.-à-d. la date de création) ou plus tard. Remarque : Vous ne pouvez pas avoir plusieurs budgets avec des dates qui se chevauchent.

Activer l’e-mail de rappel budgétaire : Pour People Budgets, vous pouvez activer les rappels automatiques par e-mail invitant les utilisateurs à envoyer une reconnaissance avant l’expiration de leurs budgets personnels. Cliquez sur l’interrupteur à bascule pour activer ou désactiver les rappels.

Où les fonds devraient-ils être versés aux utilisateurs résiliés : Sélectionnez si le budget des personnes restantes pour les utilisateurs terminés doit être intégré au gestionnaire actif le plus proche ou à la racine du budget.

Type de budget : Indiquez si le montant total du budget que vous avez entré était en points ou en devise.

Sélectionner des programmes : Cochez la ou les cases du ou des programmes auxquels ce budget sera affecté. Remarque : Plusieurs programmes peuvent être affectés à un seul budget. Toutefois, un seul programme ne peut pas être affecté à plusieurs budgets au cours de la même période.

Frais budgétaires : Indiquez si vous souhaitez que le budget soit déduit du budget de l’auteur de la mise en candidature ou du candidat.

Niveau de suivi budgétaire : Indiquez si vous souhaitez suivre les budgets jusqu’à l’émission ou les rachats (le suivi des émissions est fortement recommandé si votre programme est basé sur des points, car le suivi de l’échange a été développé pour les programmes de code d’accès). Remarque : Le suivi des points n’utilise que l’émission, tandis que les codes d’accès n’utilisent que l’échange.

3. Allouer des fonds.

Cliquez sur le nom du budget, sélectionnez l’onglet Allocations et téléchargez le fichier CSV. Vous pouvez également télécharger un modèle à remplir. REMARQUE : Lors de la création d’un budget de personnes, vous avez la possibilité d’allouer un budget à partir d’un gestionnaire spécifique.

Options de configuration

Contrôle des dépenses
Il existe trois options pour le contrôle des dépenses: un dépassement de dépenses illimité, aucun dépassement de dépenses autorisé ou un dépassement de dépenses d’un certain pourcentage.

Courriel de rappel budgétaire
Lors de la création d’un budget People, choisissez d’activer ou de désactiver les e-mails de rappel automatisés insudiques vantant les utilisateurs à envoyer une reconnaissance avant l’expiration de leur budget.

Cliquez sur « Aperçu de l’e-mail » pour afficher l’e-mail de rappel.

Utilisateurs résiliés
Choisissez l’endroit où les budgets de reconnaissance restants doivent être cumulés pour les utilisateurs terminés : gestionnaire actif le plus proche ou racine du budget.

Type de budget
Choisissez entre un budget de points (recommandé pour les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises) ou un budget de devises (recommandé pour les organisations qui utilisent une devise).

Déductions budgétaires
Les déductions peuvent être configurées pour la façon dont l’unité d’affaires est facturée et comment elle est suivie (par émission ou rachat).

Conseils de pro

Options
Une fois qu’un budget est créé, vous pouvez choisir parmi les options suivantes sur la page Vue d’ensemble du budget : activer le budget, cloner le budget, télécharger les administrateurs/visionneuses et supprimer le budget.

Solde automatique
Utilisez Le solde automatique pour répartir les budgets au niveau de l’unité commerciale mère entre les sous-unités commerciales en fonction du nombre de destinataires, du nombre de donateurs ou par personne. REMARQUE : Pour les budgets de personnes, Solde automatique répartit les budgets au niveau du gestionnaire entre tous les gestionnaires au sein de leur hiérarchie.

Mise en place automatique
La synthèse automatique fait le contraire de l’équilibre automatique, en supprimant le budget disponible des sous-unités commerciales (ou des gestionnaires au sein de la hiérarchie) et en le transférant vers le budget de l’unité commerciale parente désignée (ou au niveau du gestionnaire).

Transfert de budgets
1. Accédez à la page Vue d’ensemble du budget: Boîte à outils > Admin Home > Gérer le budget > vue d’ensemble du budget.

2. Cliquez sur le nom du budget sous le Nom colonne.

3. Cliquez sur le Allocations languette.

4. Cliquez sur la ou les flèches pour développer et afficher les unités commerciales jusqu’à ce que vous atteigniez celle vers laquelle vous souhaitez transférer le budget ou depuis.

5. Cliquez sur le menu de points de suspension verticales sous l’en-tête Actions de l’unité commerciale à laquelle vous souhaitez prendre des fonds ou allouer des fonds.

6. Cliquez sur Transférer le budget dans la fenêtre modale qui semble afficher des options supplémentaires.

7. Sélectionnez Budget de transfert vers ou Budget de transfert de et recherchez l’unité commerciale ou la personne à transférer vers / depuis. Entrez un montant et cliquez sur Transférer pour terminer.

Établissement de rapports
Les options de création de rapports pour l’outil budgétaire sont l’exportation des données et le fichier budgétaire, qui agit comme un rapport de résumé budgétaire, permettant aux clients de voir une ventilation du budget actif avant d’apporter des ajustements.