Nous sommes des experts en reconnaissance et non des conseillers fiscaux ou juridiques. Nous partageons nos meilleures pratiques, mais la situation de chaque client est unique. L'alignement avec les bonnes personnes au sein de votre organisation contribuera à assurer une mise en œuvre transparente et un déploiement réussi de votre nouveau programme de reconnaissance.

Finances/juridique

Votre équipe financière sera un partenaire essentiel dans les décisions relatives aux modèles de facturation, à la budgétisation, à la facturation, aux taxes et aux autres implications financières liées à la mise en œuvre du programme de reconnaissance Culture Cloud .

Disposez-vous d'une politique fiscale établie en matière de récompenses pour les employés ? Avez-vous vérifié la législation de votre État concernant la gestion des points lors de la cessation d'emploi ? Pensez à réunir vos équipes financières et juridiques pour discuter de ce qui est le mieux pour votre entreprise.

BOR vs BOI

Lorsque l'on investit dans un programme de reconnaissance, il est important de comprendre le coût total de possession. Le choix d'un modèle de facturation des points de reconnaissance est la première étape.

Il existe deux modèles de points de reconnaissance : L'effet de remboursement (BOR) et l'effet d'émission (BOI). L'examen de chaque modèle présente des avantages et des inconvénients qu'il convient de prendre en compte et de discuter avec votre équipe financière.

Élimination de la casse : En ne facturant que les points qui ont été échangés, le coût de rupture de 10 à 30 % est entièrement éliminé.

Facturation au nominateur et à la personne désignée : En facturant les points au fur et à mesure qu'ils sont attribués, il est plus facile de "facturer" l'auteur de la proposition ou le candidat en utilisant les informations figurant dans les lignes de l'étiquette. Nous ne sommes pas en mesure de facturer directement l'auteur de la proposition.

Flux de trésorerie favorable : les liquidités peuvent rester sur vos propres comptes bancaires, produisant des intérêts ou favorisant d'autres priorités commerciales, jusqu'à ce que récompenses soit remboursé.

Structure simplifiée de la facture

Risque fournisseur réduit : en ne payant pas les biens et services à l'avance, il est beaucoup plus facile de se détourner d'un fournisseur peu performant. Les risques associés à la défaillance d'un fournisseur sont également considérablement réduits.

Réduction de l'administration comptable : L'administration comptable peut être réduite en éliminant la nécessité de maintenir des provisions pour couvrir les engagements futurs, ce qui doit être fait dans le cadre du modèle BOR.

Transparence des coûts : Comme l'échange de primes et la facturation se font en tandem, les entreprises peuvent rapidement et facilement évaluer le prix payé pour récompenses échangé. Les frais d'expédition réels sont détaillés, au lieu d'être estimés et intégrés dans le prix des points comme c'est le cas avec BOI.

Budget : Les points étant payés au fur et à mesure de leur attribution, il est plus facile de budgétiser les programmes de reconnaissance dans le cadre du modèle BOI.

Comptes de responsabilité : L'inconvénient d'un programme BOR est que la comptabilité devra reporter le passif d'une année sur l'autre pour les employés ayant un solde de points permanent.

Rupture : Les fournisseurs de reconnaissance BOI profitent du fait que les employés n'échangent pas leurs points.

Coûts d'opportunité : Le fait de payer les points d'avance entrave le flux de trésorerie et utilise de l'argent qui pourrait servir à d'autres priorités de l'entreprise.

Coûts de changement de fournisseur : Perception que le client ne peut pas quitter le fournisseur parce qu'il a des points prépayés et non échangés.

Manque de transparence des coûts : Le manque de transparence signifie que récompenses peut être surestimé. Même les frais d'expédition sont des estimations prépayées.

Risque pour le fournisseur : Risque important pour le fournisseur car les paiements effectués lors de l'émission constituent essentiellement une "ligne de crédit" non garantie jusqu'à ce que le fournisseur doive s'acquitter de ses obligations réelles récompenses.

Avec BOI, vous payez les points à l'avance et la facturation a lieu dès que les points ont été attribués à votre organisation ou à vos employés. Avec BOR, vous ne payez que les points récompenses qui sont effectivement échangés. Les deux modèles ont des implications en matière de facturation, d'expédition, de valeur des points, d'expiration et de taxes. Examinez le tableau ci-dessous lorsque vous prendrez des décisions avec votre équipe financière.

Facturation

Les données de la ligne d'étiquetage contiennent uniquement des informations sur le destinataire

Oui

Ligne d'étiquette Les données peuvent contenir des informations sur le candidat ou le nominateur.

Oui

Informations sur la facturation en fonction du destinataire

Oui

La facture PDF comporte un encadré en bas de page indiquant les points de programme qui ont été REDEMIS.

Oui

Si Global, le client recevra une facture par entité légale PTOM.

Oui

Facturation uniquement au niveau de la banque

Oui

Facturation uniquement au niveau du programme

Oui

Pourcentages d'expédition et de taxe

Le client est facturé pour les frais d'expédition et les taxes.

Oui

Une estimation des frais d'expédition et des taxes est facturée au client (voir ci-dessous la détermination des frais d'expédition et des taxes).

Oui

Annulation des candidatures

Pas d'impact sur la facturation

Oui

Le rapport est reçu quotidiennement par le service financier. Le CS reçoit un courrier électronique pour créer un dossier afin qu'un crédit soit traité.

Oui

Prix par point

Peut être ajusté à la demande du client

Oui

Ne peut être ajusté une fois lancé

Oui

Expédition

L'exportation est disponible

Oui

Un tiers est disponible

Oui

Expiration du point

Le point expire au bout de deux ans, sauf accord sur une autre échéance.

Oui

Rupture

N/A

Oui

Non remboursable

Oui

Dépôts collectifs/ Initiatives

La facturation suivra le destinataire

Oui

NTI's (Non-Tanner Item)

Disponible

Oui

Argent liquide récompenses

Disponible dans le catalogue pour tous les destinataires

Oui

Disponible dans une banque distincte des dépôts à points réguliers

Oui

Disponible comme solution si c'est la seule option dans le catalogue d'un pays

Oui

Les cartes-cadeaux sont présentées à leur valeur nominale

Disponible

Oui

Disponible avec un % ajusté pour les frais de port et les taxes

Oui

Budgétisation

Chaque configuration de programme est unique. Nous partageons nos conseils et nos meilleures pratiques qui ont toujours eu un impact important pour nos clients.

Principales considérations

‍Vousdevrez collaborer avec votre équipe financière pour déterminer les éléments suivants :

Quand pensez-vous payer les points de reconnaissance (c'est-à-dire sur facture à l'émission ou sur facture à l'échange) ? Le tableau ci-dessus présente les avantages et les inconvénients du BOI et du BOR. Nos clients choisissent la plupart du temps la facturation au rachat, mais nous pouvons soutenir l'une ou l'autre de ces approches.
Quand voulez-vous comptabiliser les points ? Les points peuvent être comptabilisés au moment de leur émission, même s'ils sont facturés au moment de l'échange. Nous recommandons de comptabiliser les points au moment de l'émission afin d'être cohérent avec votre budget. Les employés peuvent accumuler leurs points sur plusieurs années, ce qui peut créer des surprises si les points sont comptabilisés au moment de l'échange.
Quand prévoyez-vous d'imposer vos employés ? Culture Cloud propose des rapports spécialement conçus pour faciliter le traitement des impôts (le "Rapport sur les salaires émis" et le "Rapport sur les salaires remboursés"). Les exigences fiscales varient selon les pays et les provinces. Vos équipes chargées de la paie et de la fiscalité doivent être consultées pour comprendre le traitement fiscal approprié à votre organisation.
Voulez-vous ou non majorer les points et, dans l'affirmative, de quel pourcentage ? La meilleure pratique que nous recommandons est de majorer les points. Les clients majorent généralement les points de 30 à 50 % aux États-Unis.
Souhaitez-vous que les cartes-cadeaux soient affichées à leur valeur nominale ou à leur valeur de dépense ? "Valeur faciale" signifie que l'entreprise absorbe toute majoration (le cas échéant) au-delà de la valeur faciale. La "valeur de dépense" signifie que l'employé absorbe ce coût dans la limite de la valeur de la carte-cadeau. (Cela signifie que l'employé reçoit une capacité de dépense inférieure à la valeur nominale).

Dépenses de reconnaissance

Chaque organisation a ses propres objectifs. Nous travaillons en partenariat avec vous et fixons des objectifs pour vous aider à atteindre les résultats culturels que vous recherchez. Après la mise en œuvre, nous constatons que les organisations les plus performantes planifient les budgets annuels de reconnaissance de deux manières :

- récompenses (325 $ par employé)

Individuels (pairs : 100 $ par employé, nominations : 25 $ par employé, anniversaires : 50 $ par employé).
Entreprise et équipe (dépôts de groupe : 2x/an - 50 $ par employé, Initiatives: 50 $ par employé).

- Services (le budget varie de 25 000 à 100 000 dollars par an)

Au cours des années 1 à 3, utiliser des outils d'éducation et de communication pour encourager l'adoption du programme.
Au cours de la quatrième année et plus, envisagez des recherches sur le retour sur investissement et l'impact afin d'optimiser votre programme et de procéder à des ajustements.

Au cours des années 1 à 3, utilisez des outils d'éducation et de communication pour encourager l'adoption du programme. Au cours de la quatrième année et plus, envisagez des recherches sur le retour sur investissement et l'impact afin d'optimiser votre programme et de procéder à des ajustements.

Meilleures pratiques et considérations en matière d'extrapolation

Nous vous recommandons de discuter des approches de majoration avec vos équipes juridiques et fiscales. Nous fournissons des rapports sur les points émis ou échangés. Les rapports d'émission indiquent le montant total des points émis. Les rapports sur les points échangés indiquent la valeur nominale des cartes-cadeaux, le prix de vente, les taxes et les frais d'expédition afin que vous puissiez déterminer ce qui doit être inclus dans la majoration.

La plupart des clients choisissent de majorer la rémunération des employés pour le site récompenses .

Expédition

Les clients peuvent choisir d'expédier avec nos transporteurs préférés (FedEx et UPS) ou d'utiliser leur compte d'expédition tiers.

Les frais d'expédition et les taxes pour un modèle de facture sur remboursement (BOR) ne représentent pas un pourcentage de la facture. Les frais d'expédition sont calculés en fonction du lieu de livraison, de la taille du colis et du niveau de service accéléré choisi. La taxe de vente est calculée sur la base des taxes exigées par la ou les juridictions fiscales locales où l'envoi est livré.

Facturation

Lors de la mise en place de votre programme, nous facturons les clients en fonction de l'échange (BOR) lorsqu'une prime est envoyée à un bénéficiaire et les clients en fonction de l'émission (BOI) lorsque les points sont déposés sur le compte d'un bénéficiaire.

La meilleure pratique recommandée pour la facturation est d'envoyer une facture PDF par courrier électronique à un emplacement central. Si un client a besoin de refacturer ses services, un lieu ou un code de facturation spécifique peut être établi à l'avance et les factures associées seront traitées pour faciliter la refacturation.

Implications fiscales

Implications fiscales pour les bons d'émission (BOI) par rapport aux bons de remboursement (BOR)

‍Laplupart de nos clients adoptent l'approche de la facture au remboursement, qui est souvent la plus avantageuse sur le plan fiscal. En règle générale, les entreprises qui utilisent le modèle de la facture à l'émission doivent s'acquitter d'une dette fiscale initiale, alors que les impôts sont différés dans le modèle du remboursement. Nous vous encourageons à rencontrer vos équipes juridiques et fiscales afin de déterminer le modèle le mieux adapté à votre situation.

Points exceptionnels lors de la cessation d'activité de l'entreprise

Nous encourageons les employés à échanger leurs points avant de quitter l'entreprise. Nous recommandons à nos clients de collaborer avec leurs équipes juridiques et financières afin de définir une procédure permettant aux employés d'échanger leurs points avant leur départ.

En outre, les clients peuvent permettre aux employés qui ont quitté l'entreprise de contacter O.C. Tanner pour échanger les points en suspens. Dans ce cas, l'employé reste propriétaire de ses points et travaille directement avec O.C. Tanner pour les échanger. Si les points sont imposés au moment de l'échange, les détails de l'échange seront fournis dans le dossier d'échange.

Séparation des employés

Lorsqu'un employé quitte votre organisation, il est important de prévoir ce qu'il adviendra de ses points de reconnaissance.

Examinez les questions financières et juridiques suivantes relatives à la cessation d'activité des salariés :

Les règles relatives à la casse varient d'un État à l'autre. Veillez à vérifier les lois de votre État concernant les droits de l'employé au moment de son départ.
Comment les points seront-ils taxés dans votre pays ?
Avez-vous réfléchi à ce qu'il adviendra des points d'un employé lorsqu'il quittera volontairement l'organisation ou qu'il sera licencié ? En cas de décès d'un employé, comment allez-vous gérer ses points ?

Technologie

Vous aurez besoin du soutien de votre équipe informatique dans les domaines suivants pour assurer une mise en œuvre transparente et un déploiement réussi de votre nouveau programme de reconnaissance Culture Cloud .

SSO (Single Sign-On)

Pour offrir un maximum de sécurité et de commodité aux clients Culture Cloud et à leurs employés, O.C. Tanner utilise l'authentification SSO.

Exigences techniques

Nous vous recommandons d'utiliser votre propre fournisseur d'identité pour l'authentification unique (SSO) afin de tirer parti de votre service d'authentification fédérée. En utilisant votre propre fournisseur d'identité, vous contrôlez qui a accès à Culture Cloud et vous exigez le 2FA ou d'autres méthodes de sécurité. Si vous ne disposez pas de SSO, nous proposons un service d'authentification non fédéré comme alternative.

Nous supportons à la fois SAML et OpenID Connect v1.0 pour le Single Sign-On (SSO).

Lors de l'utilisation de SAML, les éléments suivants doivent être configurés :

Doit supporter et utiliser SAML 2.0
Doit permettre l'utilisation de la liaison HTTP POST avec TLS.
Doit permettre de fournir à O.C. Tanner une URL de métadonnées ou d'exporter un fichier XML.
Vous devez utiliser une clé d'au moins 2048 bits pour votre clé de signature. Vous devez utiliser au moins l'algorithme RSA 256 bits pour signer la réponse SAML.

Lorsque vous utilisez OpenID Connect v1.0 (OIDC), vous devez configurer les éléments suivants :

Doit fournir une URL de configuration bien connue.
Doit fournir à O.C. Tanner son propre ensemble unique d'informations d'identification pour l'autorisation au nom de l'utilisateur authentifié.

Après avoir reçu votre point de terminaison de configuration bien connu, O.C. Tanner vous fournira votre URI de redirection unique après avoir configuré avec succès votre fournisseur d'identité.

Exigences relatives au fichier SSO

Nous devrons établir l'identifiant de connexion de chaque participant qui correspondra au SSO. Pour ce faire, nous aurons besoin d'informations provenant du fichier de population, telles que le numéro d'identification de l'employé, l'adresse électronique ou l'identifiant de connexion actuel des participants.

Questions préliminaires

Pour mettre en place l'authentification SSO, nous allons poser quelques questions préliminaires :

Disposez-vous actuellement d'une solution fédérée (fournisseur d'identité) et utilisez-vous le SSO avec d'autres fournisseurs ?

Quelle est votre solution de fournisseur d'identité ?

Répond-il aux exigences de SAML ? Quel est l'identifiant de connexion que vous enverrez en tant que sujet dans la réponse SAML ? Cet identifiant doit également figurer dans les fichiers de données envoyés dans le cadre du programme.

Êtes-vous en mesure de fournir à O.C. Tanner vos métadonnées SAML 2.0 ? Si oui, veuillez joindre le fichier de métadonnées ou l'URL.

Répond-il aux exigences d'OpenID Connect ?

Quel est le nom d'utilisateur préféré provenant d'OpenID Connect ? Cet élément de données doit également figurer dans les fichiers de données envoyés dans le cadre du programme d'identification.

Incluez-vous l'URI des JWKs pour la vérification de la signature dans vos métadonnées ou dans une configuration bien connue ?

Prenez-vous en charge le type de subvention du code d'autorisation pour OAuth ?

Les normes de votre entreprise en matière de mots de passe respectent-elles ou dépassent-elles les points suivants ?

Minimum de 8 caractères
Exige des mots de passe complexes
Maximum de 6 tentatives de connexion échouées
Expiration du mot de passe de 90 jours
Historique des 8 derniers mots de passe
Expiration minimale de la session de 60 minutes

Une fois que les réponses à ces questions ont été apportées et que les exigences ont été communiquées, l'étape suivante consiste à mettre votre équipe de fédération en contact avec l'équipe de sécurité d'O.C. Tanner pour discuter de la mise en œuvre.

Pour les clients actuels - comment le SSO change :

Culture Cloud utilisera la même connexion SSO que celle que vous aviez avec votre ancien programme de reconnaissance O.C. Tanner, mais il y a quelques différences importantes :

Nous avons ajouté une couche de sécurité à notre processus d'authentification. Notre technologie actuelle s'appuie sur l'authentification unique (SSO) initiée par le fournisseur de services (SP) ou par le fournisseur d'identité (IPD). La nouvelle technologie s'appuie à la fois sur le SP/IPD pour une expérience plus transparente.
Ces descriptions se réfèrent à l'endroit où la demande SSO est faite. Si elle provient d'O.C. Tanner, il s'agit d'un SSO initié par le fournisseur de services, car nous sommes le fournisseur de services (App) qui initie le SSO pour trouver l'utilisateur authentifié. Si la demande SSO provient de votre intranet ou du fournisseur d'identité en premier (IDP), cela signifie que le fournisseur d'identité a initié le SSO et envoyé un utilisateur authentifié avec une demande pour aller au fournisseur de service (App) d'O.C. Tanner.
Cela signifie que l'expérience de connexion de vos employés changera légèrement avec la nouvelle technologie.
Vos employés peuvent être invités à saisir leur identifiant de connexion ou leur adresse électronique, ainsi que le nom de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Cela permet d'identifier l'employé et de le diriger vers votre fournisseur d'identité via SSO, puis il peut se connecter comme il le fait actuellement.

Vos employés peuvent vivre cette expérience la première fois qu'ils visitent le site ou l'application mobile, puis dans les scénarios suivants :

Lorsque leur session précédente a expiré
S'ils se sont déconnectés de leur session précédente
S'ils ont un nouvel ordinateur, un nouvel appareil ou un nouveau téléphone
S'ils utilisent un nouveau navigateur, une session incognito ou une session privée pour visiter le site web
Ou si l'un des éléments ci-dessus s'applique lorsqu'ils cliquent sur un lien dans le courrier électronique qu'ils reçoivent.

Service d'assistance

Conseils de base pour le dépannage :

Culture Cloud expériences de reconnaissance des pouvoirs : il ne s'agit pas d'hameçonnage.
Culture Cloud fonctionne dans tous les navigateurs. Les utilisateurs devraient choisir Edge plutôt qu'Internet Explorer. Assurez-vous que les utilisateurs disposent de la dernière version du navigateur.
Si un utilisateur rencontre des problèmes sur l'application mobile Culture Cloud , assurez-vous qu'il utilise la dernière version/système d'exploitation de l'application mobile sur l'App Store (iOS) ou Google Play (Android).

Comment le service d'assistance doit-il réagir si des collègues ont des difficultés à accéder à la plateforme ou à l'utiliser ?

Assurez-vous que l'utilisateur n'utilise pas un ancien lien marqué d'un signet ou un lien provenant d'un ancien courrier électronique.
Fournir à l'utilisateur ce lien pour se connecter : www.culturecloud.com
Si le problème persiste, vérifiez si le niveau de sécurité de l'employé est plus élevé que celui d'un employé classique et si la liste d'autorisations a été complétée pour le niveau de sécurité supérieur.

Culture Cloud utilise la même connexion SSO que les employés ont eu dans leur programme de reconnaissance O.C. Tanner précédent, mais l'expérience de connexion sera légèrement différente. Les collègues peuvent remarquer des différences dans les scénarios suivants :

Lorsqu'ils se connectent pour la première fois à Culture Cloud
S'ils sont déconnectés de leur session précédente (ce qui se produit tous les 28 jours, sous réserve de modifications)
S'ils ont un nouvel ordinateur ou appareil
S'ils sont dans un nouveau navigateur
S'ils accèdent à Culture Cloud par le biais d'un lien envoyé par courrier électronique

Si la question "Pour quelle entreprise travaillez-vous ?" est posée aux utilisateurs lors de leur connexion, ils doivent saisir un identifiant d'entreprise (les identifiants d'entreprise ne font pas la distinction entre majuscules et minuscules). Les marqueurs d'entreprise sont généralement le nom de l'entreprise et/ou un domaine web que l'entreprise utilise pour les courriels (par exemple, octanner.com).

Concernant la migration des données de l'ancien programme de reconnaissance O.C. Tanner :

Boutique de récompenses les éléments "favoris" et les adresses enregistrées ne migreront pas
Tout le reste migrera, y compris : l'historique, les commandes, les photos des avatars (si elles ont été renseignées avant la mise à jour), * les paramètres de confidentialité, l'historique du budget et les données budgétaires actuelles, les Cartes Virtuelles et les nominations programmées.

Fichier de données

Le nouveau fichier de données (votre population d'employés) est le moteur qui rend possible la suite intégrée de fonctionnalités de Culture Cloud. Il simplifie l'expérience de l'utilisateur et de l'administrateur, la rendant plus transparente, plus engageante et plus inspirante.

Aperçu de la mise en œuvre

Bien que nous ayons des intégrations SIRH avec Workday, SAP et sFTP, lorsque vous mettez en œuvre le programme d'expérience des employés de Culture Cloud, il est utile de prévoir les exigences en matière de fichiers de données de population (en fonction des critères de votre programme) dans les domaines suivants :

Culture Cloud expériences (employés pouvant participer à des activités de reconnaissance, de service récompenses, de bien-être, de leadership, de célébration ou d'équipe initiatives)
Global Boutique de récompenses (règles relatives à l'attribution des bourses et à la géographie)
Outils d'administration (autorisations basées sur les rôles pour l'établissement de rapports et la planification du budget du programme)

Le processus

Notre équipe chargée des données communiquera avec vous pour mieux comprendre les objectifs de votre programme et s'assurera que le transfert des données est automatisé et transparent.
Sur la base de nos conversations, une spécification de fichier de données vous sera remise afin que vous la partagiez avec votre administrateur informatique.
Vous devrez ensuite collaborer avec votre équipe informatique pour élaborer une requête automatisée à partir de leur système SIRH. Une fois disponible, la requête sera testée par notre équipe chargée des données afin de s'assurer de l'exactitude du programme. (Cela prend généralement deux semaines, en fonction de l'intégrité des données fournies par le client).

Types de champs de données

Informations sur l'identification du client

‍Ils'agit de données fournies par O.C. Tanner pour être incluses dans le fichier de population de l'utilisateur qui assurera l'acheminement et le traitement appropriés des données dans le système d'O.C. Tanner. Ces données comprennent les noms des en-têtes des champs et un numéro d'identification unique du client qui sera inclus dans le nom du fichier.

Identification de l'utilisateur et informations de contact

‍Ils'agit d'éléments de données tels que le nom de l'utilisateur, l'identifiant, l'adresse électronique et le numéro de téléphone de contact. Ils sont utilisés pour stocker et identifier de manière unique chaque enregistrement d'utilisateur. Ils sont également utilisés pour la connexion au site et à des fins de communication.

Rôle en matière de sécurité

‍Cesdonnées indiquent quel accès au site Culture Cloud doit être accordé à chaque utilisateur, c'est-à-dire administratif, destinataire, initiateur de la reconnaissance, etc.

Gestionnaire

‍Cesinformations sont utilisées pour les approbations et pour établir des relations dans le système entre les utilisateurs et leurs subordonnés directs.

Courriel de notification

‍L'adresse électronique utilisée pour les notifications et les commentaires des chefs de file et des pairs lorsqu'ils sont envoyés à quelqu'un d'autre que leur supérieur hiérarchique direct.

Date d'embauche effective

‍Cettedate est utilisée pour déterminer quand un utilisateur doit recevoir une communication concernant son anniversaire de service. Elle sera utilisée à la fois pour les anniversaires de récompense et les anniversaires hors année / non récompensés. Cette date doit être ajustée pour tenir compte de toute exigence de pont de service avant d'être envoyée à OC Tanner.

Date de naissance

‍C'est la date utilisée (mois et jour uniquement) pour déterminer quand la communication d'anniversaire est envoyée à l'utilisateur.

Unité d'affaires

‍Cetteinformation nous indique où se trouve chaque utilisateur dans l'organisation. Elles sont également utilisées pour la recherche d'employés, les rapports et les budgets.

Hiérarchie des unités opérationnelles

‍Cettefonction est utilisée pour créer des relations entre chaque unité commerciale et pour améliorer les rapports et l'outil budgétaire.

Informations sur la facturation

‍Celapermet de relier un utilisateur à son lieu de facturation correct à des fins de facturation et comprend le contact de facturation, l'adresse et l'e-mail où les factures seront envoyées.

Pays de l'utilisateur

‍Lorsqueplusieurs pays sont configurés, cela facilite le processus de rachat en dirigeant les utilisateurs directement vers le catalogue Boutique de récompenses de leur pays.

Langue

‍Celapermet à l'utilisateur d'afficher le site dans la langue de son choix (si cette langue a été configurée pour le programme).

Prénom préféré de l'utilisateur

‍Celapermet à un utilisateur d'être recherché et désigné par son prénom préféré, au lieu de son nom formel ou de son prénom, pour une meilleure reconnaissance. (Les utilisateurs peuvent également indiquer ou modifier leur prénom préféré après s'être connectés).

Adresse professionnelle

‍L'adresse professionnelle de chaque employé est destinée à l'expédition des prix ou des invitations à des prix ; si des codes de localisation sont utilisés, chacun d'entre eux doit être propre à l'adresse et à l'attention.

Adresse du domicile

‍L'adresse du domicile de l'employé est nécessaire si des invitations ou des notifications de prix sont envoyées à son domicile. Elle peut être mise à jour par le destinataire au moment de la commande.

Lignes d'étiquetage

‍Cesont des champs qui s'impriment sur l'étiquette d'attribution et la facture ; ils sont souvent utilisés pour identifier les centres de coûts, les départements ou d'autres informations pour le tri des paquets et des factures.

Champs supplémentaires pour les clients

‍Uncertain nombre de champs supplémentaires définis par le client peuvent être ajoutés au fichier de données, principalement pour améliorer les rapports. Il s'agit notamment de champs tels que le titre du poste, le département et le centre de coûts.

FAQ

Quels sont les éléments à inclure dans le fichier de données ?

‍Chaquefichier de données soumis doit contenir des données pour tous les utilisateurs participants (c'est-à-dire un fichier de population complet) chaque fois que des données sont envoyées à O.C. Tanner.

Comment soumettre le fichier de données ?

‍Lesfichiers doivent être soumis à O.C. Tanner via un processus de transfert de fichiers SFTP. Le nom du fichier doit commencer par "DTLD_" pour garantir un acheminement correct. Un identifiant client personnalisé, fourni par O.C. Tanner, est requis après le "DTLD_". Le nom du fichier doit également inclure un cachet de date.

Quelle est la fréquence d'envoi du fichier de données ?

‍Ilest recommandé de faire coïncider la fréquence des fichiers avec votre cycle de paie ; les envois hebdomadaires et bihebdomadaires sont les plus courants. Nous n'acceptons pas actuellement de fichiers quotidiens.

Quel est le format du fichier ?

‍Chaquefichier doit être soumis sous forme de fichier texte délimité par des tabulations. En outre, tous les fichiers doivent être codés en UTF-8. Dans le cas contraire, des caractères spéciaux manquants ou modifiés (lettres avec accents, etc.) risquent d'apparaître.

L'architecture

Culture Cloud est conçu pour être facile à utiliser et flexible, et peut être fourni de différentes manières :

Grâce au SSO, les employés peuvent s'engager avec Culture Cloud de la manière qu'ils préfèrent, à travers nos interfaces web, mobiles et d'intégration.
Nous gérons l'authentification de manière centralisée avec des méthodes de sécurité conformes aux meilleures pratiques SOC2. Culture Cloud se connecte facilement à tous les systèmes d'entreprise utilisés par vos employés grâce à notre bibliothèque d'API et à des intégrations prédéfinies avec des outils populaires tels que Teams, Slack, Zebra et bien d'autres.
Les données de la population SIRH/HCM sont transférées de manière sûre et transparente via les intégrations natives Workday ou SAP ainsi que sFTP.
Culture Cloud offre une flexibilité inégalée et peut être configuré et adapté pour répondre à vos besoins spécifiques - notre système est positionné de manière unique pour desservir des populations mondiales à grande échelle et est conçu pour répondre en temps réel à des besoins de capacité élastiques.

Permettre l'inscription

Alors que votre équipe ajoute quatre domaines O.C. Tanner à votre liste d'autorisations, nous vous recommandons vivement de prendre des mesures de sécurité supplémentaires pour que la mise à jour du logiciel se fasse en douceur.

Au-delà de la sécurité et de la distribution du courrier électronique, la liste des domaines autorisés doit également tenir compte de l'isolation du navigateur web et/ou des serveurs proxy. Il se peut que vous deviez effectuer d'autres opérations en fonction du logiciel de sécurité de votre entreprise. Veuillez tenir compte de tous les endroits où ces domaines devront être autorisés, y compris votre logiciel de sécurité préféré pour la navigation sur le web et le courrier électronique.

Les cookies doivent être autorisés pour que Culture Cloud fonctionne. Pour accéder à Culture Cloud, votre entreprise ne peut pas bloquer les cookies de tiers et les utilisateurs ne peuvent pas utiliser de bloqueurs de cookies ou de bloqueurs de publicité installés en tant qu'extension du navigateur.

Nous vous fournirons une liste d'URL. Veuillez collaborer avec votre équipe informatique pour autoriser l'accès au réseau et au domaine de messagerie.

Intégrations

Culture Cloudpermet à votre programme de reconnaissance de se connecter et de communiquer avec votre SIRH, votre intranet, votre logiciel de gestion de la performance, de référencement, de bien-être ou de gestion de la relation client, afin de partager des données et de maximiser l'impact de votre programme.

Nous proposons également de nombreuses intégrations prédéfinies qui peuvent être ajoutées. Cliquez ici pour en savoir plus.

RH/Communications

Culture Cloud a été conçu pour faciliter l'administration, mais aucune technologie ne peut remplacer le talent, l'enthousiasme et l'excellent travail d'une équipe de RH. Pour aider les équipes RH à planifier un lancement réussi et une croissance soutenue du programme de reconnaissance Culture Cloud , nous avons fourni des idées sur les meilleures pratiques et les stratégies de communication.

Lancement du programme

Les RH jouent un rôle important en encourageant l'enthousiasme avant le lancement de Culture Cloud en faisant passer le mot. Envisagez d'adopter tout ou partie de ces stratégies :

Annonce d'un dirigeant lors d'une réunion de l'entreprise
Annonces du chef de file lors des réunions d'équipe
Courriels réguliers des RH ou de l'équipe de direction
Messages dans Slack, MS Teams, Yammer, Workplace by Facebook, etc.

Des courriels automatisés inviteront les employés à se connecter à Culture Cloud et à télécharger l'application mobile dès le lancement. Nous vous invitons à prendre en compte les conseils suivants pour maximiser l'efficacité de votre nouveau programme.

Jour de lancement : distribuer des points à tout le monde

Hautement recommandé. Il n'y a rien de tel pour inciter les gens à se connecter et à consulter un nouveau programme de reconnaissance que d'apprendre qu'ils ont reçu des points.

Que votre budget vous permette de faire de grandes ou de petites choses, envisagez d'utiliser le dépôt collectif pour apprécier chaque employé, avec des points, le jour du lancement.

Première semaine : enrôler les champions

Allumez la flamme pour Culture Cloud grâce à un réseau de champions. Identifiez quelques dirigeants et employés en tant que champions, et apprenez-leur à reconnaître souvent leurs mérites et à partager leurs réussites. Voici comment procéder :

Dressez une liste des candidats potentiels au sein de votre organisation.
Rencontrer les champions et les rallier à la cause.
Enseigner aux champions comment mener la reconnaissance par l'exemple et inspirer les autres.
Encouragez les champions à partager leurs expériences positives en matière de reconnaissance.
Reconnaître et récompenser les champions pour célébrer l'impact qu'ils créent.

Deuxième semaine : inspirer l'appréciation

Culture Cloud Les microcours d'apprentissage créent un changement de comportement durable, augmentant la reconnaissance jusqu'à 350 %. Cinq modules interactifs et autodidactes sont disponibles pour être téléchargés dans votre système de gestion de l'apprentissage. Si vous êtes intéressé, contactez votre spécialiste de la réussite des clients. Mettez en place tout ou partie de ces cours pour répondre à vos besoins :

Les arguments en faveur d'une reconnaissance intégrée
Meilleures pratiques en matière de reconnaissance
Encourager l'effort
Reconnaître les résultats
Hommage aux étapes de la carrière

Troisième semaine : récompenser les pionniers

Utilisez votre tableau de bord de l'impact de la solution pour repérer les principaux acteurs et les récompenser publiquement (et généreusement) pour leur rôle de leader. Si vous ne l'avez pas encore fait, envisagez d'inviter les premiers utilisateurs à devenir des champions.

Pensez également à créer un concours. Utilisez le site Initiatives pour fixer des objectifs et des critères de reconnaissance à l'échelle de l'entreprise et récompenser les employés qui les atteignent.

Quatrième semaine : encourager Initiatives

Enchantez les dirigeants en leur offrant la possibilité de créer leurs propres programmes au niveau de l'équipe afin de fixer des objectifs, d'établir des récompenses et d'encourager leurs équipes à réussir :

Rencontrer les dirigeants pour leur montrer comment fonctionne le site Initiatives .
Demandez aux dirigeants de choisir un objectif et de créer une nouvelle initiative pour leurs équipes.
Lancez le site Initiatives en fonction des équipes pour les motiver et les inciter à réussir.

Cinquième semaine : commencer à mesurer les résultats

Peu après la mise à niveau de votre site Culture Cloud , une enquête culturelle sera envoyée à un sous-ensemble de vos employés pour mesurer la passion, l'engagement, l'enthousiasme et l'appartenance des employés. Utilisez les tableaux de bord de l'impact de la solution et de l'enquête sur la culture pour :

Créez un plan d'action pour identifier les changements culturels que vous aimeriez voir se produire.
Suivre les améliorations au fil du temps au sein de votre organisation.
Découvrez les performances de votre organisation par rapport à celles d'autres clients Culture Cloud .
Combinez les résultats avec d'autres outils de mesure, le cas échéant, pour obtenir une image complète.

Soutien

Encourager l'engagement durable dans les activités de reconnaissance par le biais de l'intégration des employés, de la formation des responsables, d'événements spéciaux et de la reconnaissance quotidienne.

L'accueil des nouveaux employés

Les nouveaux employés sont essentiels au succès de votre organisation et il est important de les reconnaître tôt et souvent. Envisagez d'inclure des informations sur vos programmes de reconnaissance (y compris les anniversaires de service) lors de l'orientation des employés. Rappelez aux nouveaux employés de surveiller les commentaires et les invitations et d'explorer le programme de reconnaissance Culture Cloud et d'y participer. Veillez à activer les courriels des nouveaux utilisateurs et à envoyer des rappels concernant les comptes de réclamation.

Vous pouvez encourager les nouveaux employés à envoyer une carte électronique à une personne qui les aide à s'intégrer au cours de leurs premières semaines dans votre entreprise. Culture Cloud fournit une cadence automatisée d'e-mails de rappel pour aider les nouveaux employés à comprendre le programme et à ne pas oublier de reconnaître leurs coéquipiers.

Formation des responsables

Les dirigeants jouent un rôle essentiel dans le succès de votre programme de reconnaissance. Envisagez d'utiliser les micro-cours d'O.C. Tanner pour enseigner les meilleures pratiques de reconnaissance aux nouveaux gestionnaires. Culture Cloud a été conçu en pensant aux leaders, avec des outils supplémentaires permettant aux leaders de reconnaître facilement chaque membre de l'équipe, de suivre la reconnaissance et de créer et surveiller Initiatives. La section " Leader Tools" du guide de l'utilisateur de Culture Cloud explique en détail ces outils utiles.

Événements spéciaux

Utilisez les capacités de Culture Cloudpour faire quelque chose de spécial lors d'événements importants. Par exemple, lorsque la famille d'un employé accueille un nouvel enfant, vous pouvez souligner ce moment spécial en offrant un coffret cadeau sur le thème du bébé ou une carte-cadeau pour l'épicerie. Lors de la journée d'appréciation des employés, vous pouvez récompenser chacun d'entre eux en leur offrant un dépôt de points collectif ou un cadeau spécial portant le logo de votre entreprise.

Reconnaissance au quotidien

Ce sont les petites choses qui comptent, et le fait d'être reconnu pour le travail que l'on accomplit chaque jour stimule le moral et l'engagement. Envisagez d'utiliser les points de reconnaissance dans le cadre de formations destinées aux employés, de célébrations à l'échelle de l'entreprise et d'autres moments de reconnaissance pour les individus, les équipes et les départements.

récompenses

Certaines considérations liées à récompenses devront faire l'objet de discussions au sein de votre organisation.

Prix mondial de l'équité

Si vous remettez une récompense de 100 dollars à un employé aux États-Unis, à combien devrait s'élever une récompense équivalente aux Philippines, en France ou au Brésil ? Nous pouvons vous aider à déterminer le budget approprié par pays.

Notre "modèle ajusté au marché local" pour l'équité mondiale est utilisé par des centaines de clients dans le monde entier. Cet outil utilise le budget alloué, les données sur les écarts de salaires internationaux et le coût de la vie pour générer une recommandation de budget pour chaque pays. Nos chefs de projet peuvent vous aider à établir des budgets globaux pour chaque pays où vous avez des bénéficiaires de bourses.

Notre calculateur de portée mondiale est un outil interactif qui peut vous aider à déterminer le pourcentage d'employés internationaux à qui nous pouvons envoyer récompenses sans avoir à traverser une frontière et à se préoccuper du dédouanement. Si les envois internationaux font partie de votre programme, nous utiliserons le calculateur de coût au sol pour estimer les droits, les taxes et les frais de transport.

Nous considérons les expéditions internationales de deux façons : les zones franches et l'exportation. Dans les zones franches (qui comprennent plus de 80 pays), O.C. Tanner et ses partenaires d'exécution des commandes expédient les marchandises en utilisant le meilleur transporteur et la meilleure méthode de livraison disponibles pour le lieu de destination du prix. Nous prépayons les frais de transport et les incluons dans la facture originale du produit.

Nous exportons régulièrement récompenses vers plus de 150 pays. Nous payons à l'avance tous les frais de transport, les droits, les taxes et les frais d'importation. O.C. Tanner est l'importateur officiel (IOR) et nous dédouanons les expéditions.

O.C. Tanner facture des frais de service internationaux sur le coût total des produits de tous les envois internationaux exportés des États-Unis. Ces frais aident à couvrir les frais généraux supplémentaires des procédures associées à l'exportation récompenses afin de réduire l'implication du client dans le dédouanement des expéditions et de supporter tous les risques associés aux expéditions jusqu'à ce qu'elles arrivent à destination.

Comme nous avons des bureaux dans le monde entier, chaque fois qu'un lauréat a besoin d'aide, il s'adresse toujours à un employé d'O.C. Tanner. Nous ne les confions jamais à un centre d'appel externalisé.

Réfléchissez à ce qui doit se passer dans les processus internes de votre organisation en ce qui concerne les décisions relatives à l'équité globale sur le site récompenses . Quels sont les services concernés par ces choix ? Quelles sont les parties prenantes qui doivent être incluses dans ces conversations ?

Tâches de l'équipe